6.8. Документы для внешнего пользования

Тема 7. Деловая беседа, деловое совещание,

телефонный разговор

(2 часа)

7.1. Особенности проведения деловых бесед и совещаний

7.2. Особенности телефонной коммуникации

7.1. Особенности проведения деловых бесед и совещаний

7.2. Особенности телефонной коммуникации

Тема 8. Использование технических средств в коммуникации

(1 час)

8.1. Технические средства информирования. Телефакс, факс-модем, сканер, электронная почта, пейджер.

8.2. Технические средства обслуживания. Телефон, сотовый телефон, средства коллективной работы в компьютерных сетях.

8.1. Технические средства информирования. Телефакс, факс-модем, сканер, электронная почта, пейджер

2. Технические средства обслуживания.

Телефон, сотовый телефон,

средства коллективной работы в компьютерных сетях

Тема 9. Культура речевого общения

(2 часа)

9.1. Фонетические нормы

2. Произношение

3. Дикция и выразительное чтение

4. Грамматические нормы

5. Основные направления совершенствования навыков грамотного письма и говорения.

1. Унификация и стандартизация документов

2. Заключение

Введение

Унификация документов заключается в установлении единобразия состава и форм управленческих функций. Унификация документов функционирует совместно с другими документами. Совокупность взамосвязанных документов, используемых в определённой сфере человеческой деятельности, называется системой документации.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня её обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации.

Унификация и стандартизация

документов

Будучи одной из функциональных разновидностей высокоразвитого литературного языка, специальный язык выполняет такие основные и существенные функции, как эпистимическая, когнитивная и коммуникативная.

Основной лексической и понятийной единицей специальной сферы языка является термин. Обладая рядом специфических особенностей, он может реализовать их только внутри терминологического поля.

Терминология относится к числу таких интегрирующих факторов, которые позволяют создавать единое информационное пространство, обеспечивающее экономическое, политическое, научное, техническое и т. п. общение.

Несмотря на то, что на содержательном уровне специальный язык распадается на конкретные профессиональные языки, он имеет две общие разновидности, характер которых обусловлен формой реализации, — это письменная и устная формы.

Являясь в своей основе вербальным языком, специальный язык обладает особой привилегией — использовать невербальные (цифровые, буквенные, графические) средства, предназначение которых в данной сфере языка достаточно разнообразно:

Терминология обладает своим набором словообразовательных средств создания терминоединиц, диапазон которых весьма широк: от продуктивных моделей, активно используемых в общелитературном словообразовании, до моделей, функционирование которых вне сферы специального языка крайне ограничено.

Научный стиль речи отличается определенными общими чертами, среди которых наиболее примечательные — это отвлеченность и строгая логичность изложения. Будучи довольно разнообразным в жанровом отношении, научный стиль, тем не менее, создал строгую иерархию стилистических систем, в которых действуют свои объективные стилеобразующие факторы. Кроме того, здесь существуют и не менее строгие правила текстовой композиции.

Термины, являясь смысловым ядром специального языка, обладают определенной самостоятельностью формирования и развития. Отсюда вытекает и некоторая самостоятельность нормативного критерия оценки термина. Норма в терминологии должна соответствовать нормам общелитературного языка и удовлетворять особым требованиям, которые предъявляются к термину. Они таковы: системность термина, независимость от контекста, краткость и однозначность термина, а также определенная степень укоренения термина, его современность, интернациональность и благозвучность. Таким образом, нормализаторская работа над терминами и терминосистемами — всегда целенаправленный, сознательный акт.

Появление самостоятельных тенденций в терминообразовании, присущих только терминологии, ведет к возникновению вариантных форм выражения понятий, которые расходятся по разным сферам употребления: общелитературной и профессиональной. В этом случае появляется профессиональный вариант нормы. Многие варианты существуют в устной разновидности профессионального варианта нормы и относятся к профессионализмам. От них следует отличать профессиональные жаргонизмы.

Все перечисленные нормативные требования, предъявляемые к терминам, являются важной отправной точкой для работы по упорядочению терминологии. Терминологическая работа имеет несколько направлений, одним из которых является инвентаризация терминов, т. е. сбор и описание всех терминов, относящихся к данной области знания. Эта работа состоит из отбора терминов, их лексикографической обработки и описания, а результатом ее являются терминологические словари — исторические, этимологические, словари терминов-неологизмов. Инвентаризация является самым первым, предварительным этапом работы по упорядочению терминологии — основного направления терминологической работы. Стремление привести научно-техническую терминологию в известный специалистам порядок приняло широкий размах уже в конце XIX в., когда развитие техники вызвало к жизни тысячи терминов и технических понятий. Правительство Александра I издало альбом первичных товарных, кассовых и банковских документов, обязательных на всей территории Российской Империи, но это не повлекло практических последствий. В условиях плановой экономики попытки стандартизации документов имели успех только применительно к кассовым и банковским документов.В настоящее время специалисты разных областей знания — инженеры-практики, терминологи, языковеды — осуществляют целенаправленную деятельность по упорядочению различных терминологий. Упорядочение — основная составляющая практической работы по унификации терминологии, связанной с приведением терминов к единообразию, единой форме или системе, поэтому в задачу исследователя в процессе создания упорядоченной терминологии входит образование системы понятий. Унификация призвана обеспечить однозначное соответствие между системой понятий и терминосистемой. Работа по унификации проводится на всех уровнях — содержательном, логическом и лингвистическом. При этом осуществляется как лингвистический анализ терминов и учет общих норм и закономерностей языка, так и учет специфических моментов, характерных для нормативных критериев оценки терминологии.

На последнем этапе упорядочения-унификации производится кодификация терминосистемы, т. е. ее оформление в виде нормативного словаря. При этом существуют две степени обязательности терминосистемы, связанные с особенностями ее употребления. В том случае, когда излишне жесткие нормы могут помешать развитию творческой мысли (обычно в сфере науки), кодификация принимает форму рекомендации наиболее правильных с точки зрения терминоведения терминов, а ее результатом является сборник рекомендуемых терминов. Если же отступления от точного однозначного употребления термина недопустимы (обычно в сфере производства), кодификация принимает форму стандартизации и результатом ее является государственный (или отраслевой) стандарт на термины и определения (сокращенно ГОСТ). Терминологический стандарт представляет собой правовой документ: законодательное закрепление в нем употребления терминов вызвано необходимостью их однозначного понимания в различных областях действительности: производстве, управлении, внутренней и внешней торговле. По степени стандартизации типовые первичные документы подразделяются на межотраслевые (межведомственные) и специализированные.

К межотраслевым относятся документы, обязательные для примения без каких-либо изменений и дополнений на предприятиях всех форм собственности. При этом достигается единообразие в оформлении хозяйственных операций. Межведомственные документы представляют собой бланк установленного образца с обязательным указанием кода фирмы. Специализированные формы первичных документов соответствующие отдельным видам хозяйственной деятельности или отдельным предприятиям, разрабатываются экономическим субъектом на основе рекомендованных. Такие формы документов подлежат обязательному утверждению предприятия.

Приведем несколько цифр, характеризующих огромную работу по стандартизации, проводимую в нашей стране и за рубежом. Во второй половине 80-х гг. в мире существовало 15 тыс. национальных терминологических стандартов, 200 из них утвердила Международная организация стандартизации (ИСО) и еще столько же — СЭВ. В нашей стране Комитет по научно-технической терминологии разработал 300 упорядоченных терминологий, Госстандарт — 600.

Основными задачами стандартизации научно-технической терминологии являются:

— фиксация в стандартах на термины и определения современного уровня научного знания и технического развития;

— гармонизация (обеспечение сопоставимости) научно-технической терминологии национального и международного уровней;

— обеспечение взаимосвязанного и согласованного развития лексических средств, используемых в информационных системах;

— выявление и устранение недостатков терминолексики, используемой в документации и литературе.

В 60-е годы в Советском Союзе была создана система стандартизации научно-технической терминологии, являющаяся составной частью государственной системы стандартизации. Разработку государственных и отраслевых стандартов ведут головные и базовые организации по стандартизации, научно-исследовательские, проектно-конструкторские, проектно-технологические институты, вузы и другие организации по своей тематике.

В методиках сформулированы требования к стандартизованным терминам (они изложены выше). Основными этапами работы по стандартизации терминологии являются:

1. Проведение полной систематизации всех названий, включая все типы употребления терминов в текстах и в разговорной речи, все синонимы, как стандартные, так и жаргонные, профессионально-диалектные. На этом этапе необходимо подготовить исчерпывающие терминологические словари самых разных жанров.