tvorcheskoe_upravlenie_vremenem

Хотя вам и не приходиться испытывать чувство вины за отказы, если вы самоотверженны (потому что вы всегда говорите «да»), вы тратите свое время, потому что откладываете или игнорируете свои собственные дела. И возможно, со временем возникнет недовольство из-за того, что вы тратите на других больше времени, чем в том случае, когда вы бы развили в себе определенную долю эгоизма.

Если самоотверженность крадет у вас слишком много времени, воспользуйтесь нашими советами, чтобы преодолеть эту тенденцию.

Решение 1. Считайте эгоизм полезной чертой характера.

Эгоистичность подтверждает ваши приоритеты, заставляя вас говорить: «Это задача номер один в моей жизни. Я выполню ее, прежде чем возьмусь за что-то новое».

Если вам не нравится быть «эгоистичным», назовите это

соблюдением собственных интересов. Старайтесь не слишком нагружать это понятие. «Я забочусь о собственных интересах, и это хорошо». Такие люди продвигаются вперед и достигают успеха; излишне же самоотверженных часто называют «тряпками».

Решение 2. Пересмотрите свое отношение к просьбам других людей.

Какие из них разумны? Какие взваливают на вас слишком много работы? Научитесь говорить «нет» в ответ на неуместные или неумеренные просьбы.

Поймите, что быть эгоистом — не значит быть эгоцентричным. Эгоистичность — это уравновешенная система обмена: вы ни даете, ни получаете слишком много. Если ваш начальник дает вам десять клиентов, а вашим коллегам — шесть (только если вы не работает на проценты), то получается, что вы загружены, а они отдыхают за ваш счет.

Решение 3. Считайте некоторый эгоизм возможностью самореализации.

Чтобы преодолеть излишнюю самоотверженность, посмотрите на эгоизм как на самореализацию, потому что в

какой-то степени так оно и есть. Люди с подобным ходом мыслей лучше управляют своим временем, потому что они больше его ценят и мудрее используют.

Влюбленность и другие эмоции

Вот несколько примеров. Один служащий стал проводить по три часа за обедом с тех пор, как узнал, что жена изменяет ему. Работоспособность одной из административных служащих сократилась почти вдвое после того, как в ее личной жизни начались проблемы. А жених с невестой тратят половину рабочего времени на разговоры о приготовлениях к предстоящей свадьбе.

Возможно, вы недавно расстроились, но надеялись забыть об этом и взять себя в руки за предстоящие выходные или за время отпуска. Но вы возвращаетесь на работу, а голова все еще занята проблемами.

Вот несколько признаков того, что ваши личные проблемы влияют на вашу работоспособность:

•Вы плохо концентрируетесь.

•Вы потеряли чувство времени; часы тянутся бесконечно долго.

•Вы думаете о личных проблемах на работе.

•Вы выглядите очень занятым, хотя всего лишь перебираете бумаги, но ничего не выполняете.

•Вы относите все происходящее на свой счет. («Ему не нравится мой отчет, поэтому он пытается подорвать мой успех». «Она перевела этот звонок на меня, потому что злится на меня сегодня».)

Самое привычное решение — попытаться разрешить свои проблемы, поговорив с кем-нибудь на работе, — пожалуй, наименее эффективное и наиболее рискованноедля вашей карьеры. Хотя многие люди, желая найти быстрое решение своих проблем и поделиться ими с кем-нибудь, ищут совета и сочувствия у коллег, служащих и даже начальника. Но мир конкуренции, частью которого является работа, неподходящее место для демонстрации личных проблем.

Должны ли вы объяснять начальнику причину снижения вашей работоспособности? Это вам могут подсказать только ваша интуиция и благоразумие.

Вот несколько решений, о которых надо вспомнить, когда влюбленность или другие эмоции мешают вам правильно использовать время.

Решение 1. Оцените результаты своей работы: хорошо ли вы со всем справляетесь?

Оцените вашу работу на данный момент и подумайте, влияет ли ваша личная жизнь на то, как вы распределяете время. Если вы хорошо работаете, вы должны забыть об этой проблеме. Но если влюбленность или семейные проблемы мешают вам выполнять ваши обязанности, надо что-то с этим делать.

Конечно, ваша задача состоит в том, чтобы разрешить создавшиеся проблемы, но вы должны достаточно хорошо работать, если не хотите потерять место.

Решение 2. Поймите, что все эмоциональные кризисы влияют на вашу работоспособность, и дайте себе поблажку.

Определенные виды эмоциональных кризисов — например, смерть любимого человека, развод, то, что вы стали жертвой преступления, или серьезная болезнь (как своя, так и кого-то из близких) — служат причиной того, что человек испытывает массу разнородных чувств: они хорошо описаны психиатром Кублер-Росс в ее работе о смертельно больных и их близких родственниках: шок, отрицание, неверие, страх и смятение, апатия, сменяющаяся гневом, и наконец решимость. (Эти же стадии также подробно описаны в статье Мартина Симонда, посвященной психологии людей, ставших жертвами преступлений, и в моей книге Victims, посвященной этой же теме.)

Так как на вашу работоспособность могут повлиять подобные серьезные эмоциональные кризисы, снизьте требовательность до тех пор, пока не восстановитесь полнос-

тью. Если возможно, пересмотрите поставленные сроки, на время передайте все, что можно, другим людям, оставив за собой контроль за качеством выполнения работы.

Решение 3. Попробуйте обратиться за помощью.

Если вы приходите с вашими проблемами на работу или они влияют на вашу работоспособность, подумайте о том, чтобы обратиться за помощью к частному или семейному психиатру. Выберете длительное или краткосрочное лечение. Краткосрочная терапия из трех-пяти сеансов обычно направлена на конкретную ситуацию: «Вот что произошло со мной. Вот то, что я должна делать. Вы можете мне помочь?» Однако вы сможете решить, какое именно лечение вам подходит (краткосрочное, длительное или с использованием лекарств), только после консультации с психиатром.

Решение 4. Рассмотрите другие варианты помощи.

Не каждый нуждается в профессиональной помощи, чтобы разобраться со своими личными проблемами. Если вам надо справиться с эмоциональным кризисом, гораздо лучше использовать поддержку друзей и семьи, чем советы сослуживцев, подчиненных, начальника или клиентов.

Группы поддержки — еще одно решение проблемы. Если у вас умер член семьи, близкий друг или даже ваш домашний любимец, вам, возможно, будет полезно обратиться в местную группу поддержки для людей, перенесших тяжелую утрату. Сейчас существуют группы психологической поддержки, организованные профессиональными психиатрами, способные помочь практически при любом личном, профессиональном или медицинском кризисе: например, группы для больных раком, для людей, потерявших работу, имеющих проблемы с лишним весом, заботящихся о пожилых родителях и т. д. (Более полную информацию о группах психологической поддержки см. в книге Барбары Дж. Уайт и Эдварда Дж. Мадара The SelfHelpSourcebook.)

Решение 5. Возьмите отпуск.

Возможно, вам нужно просто взять отпуск За это время вы сможете разрешить ваш эмоциональный конфликт.

Надо ли называть коллегам истинную причину вашего отпуска? Подумайте сами, хотя некоторые эксперты считают, что жалобы на здоровье («Я плохо себя чувствую») предпочтительнее, чем истории про эмоциональное давление.

Решение 6. Старайтесь разграничивать работу и личную жизнь.

Работайте над тем, чтобы четко отделять личную жизнь от служебной, чтобы вы могли эффективно выполнять свои обязанности, даже когда у вас возникают эмоциональные проблемы. Конечно, это легче сказать, чем сделать, но иногда работа отвлекает от проблем, если вы позволяете себе полностью погрузиться в нее.

Вот еще одно соображение по этому поводу. Ваша эмоциональная жизнь может складываться благополучно, но, если вы постоянно приносите проблемы с работы в дом, вы создаете личные проблемы, которые потом придется решать. Позволяя работе слишком часто вмешиваться в вашу семейную и личную жизнь, вы вскоре обнаружите, что ваши слушатели перестают обращать на вас внимание, просят поговорить о чем-нибудь другом или избегают вас, если дело заходит слишком далеко.

Вы должны как-то (сами или с помощью друзей, семьи или психиатра) научиться оставлять работу на работе, не создавая, таким образом, дополнительных личных проблем (что благоприятно скажется и на вашей работоспособности). Примените первые пять решений к этому варианту проблемы. Представьте, что вы влюблены в свою работу и это мешает вашей любовной или семейной жизни.

Вернитесь к главе 3, в которой мы говорили о жалобах, и сосредоточьте свои усилия на улучшении этой неблагоприятной ситуации. Вы можете, кроме того, обратиться к разделу о трудоголиках, потому что это может быть признаком человека, чья жизнь сосредоточена на работе в ущерб другим людям.

Вредные привычки

К счастью, после некоторых усилий привычки, экономящие время, могут заменить привычки, крадущие его. Независимо от того, какой техникой экономии времени вы хотите овладеть — глобальной (стать более организованным) или более частной, она станет привычкой только при систематическом применении. Возможно, благодаря ей вы будете больше зарабатывать или получите похвалу от семьи и друзей, но гораздо важнее то, что ваша жизнь станет более организованной и спокойной.

Если вы любите все откладывать или выполняете несколько дел одновременно, вам придется сделать огромное усилие, что измениться и начать эффективно управлять своим временем. Единственный способ — ежедневно и целенаправленно менять свою жизнь. В книге How People Change психолог Алан Уилис пишет: «Изменения в характере наступают после изменений в деятельности. Так как мы являемся тем, что мы делаем, то, если мы хотим изменить себя, надо начать изменять то, что мы делаем».

Сначала, однако, вам могут не особо нравиться ваши новые, более правильные привычки. Признайте, что даже изменения к лучшему могут сделать вас раздражительным, начинающим спорить, сердитым и менее эффективным. Как пишет Уилис: «Новый образ действий будет какое-то время восприниматьсякактрудный, неприятный, навязанный извне, неестественный, вызывающий тревогу. Вы легко все измените, но, чтобы поддерживать изменения, вам потребуются значительные усилия. Изменения наступят только тогда, когда новое поведение сохраняется долгое время».

Изменения (и успешное существование в новых условиях) требуют постоянного контроля над тем, какой вы есть и что вы хотите. Принять перемены — значит, стать уверенным и самостоятельным. Если вы внезапно бросились вводить перемены — новые и непредвиденные обстоятельства, — вы так же легко сдадитесь и прекратите избавляться от дурных привычек, какими бы вредными они не были.

Вот что психолог Альфред Адлер пишет в своей книге

What Life Should Mean to You об изменениях:

Если мы сталкиваемся с эмоциями, которые создают трудности и противоречат благополучию индивида, совершенно бесполезно пытаться изменить их. Эти эмоции являются истинным отражением образа жизни данного человека и могут быть искоренены только в том случае, если человек изменит свою жизнь.

На тему вредных привычек написаны целые книги, но здесь мы дадим несколько возможных решений этой проблемы.

Решение 1. Для начала определите точно, что именно вы хотите изменить в себе.

Не принимайте слепо чужие суждения о вас; ваша склонность к промедлению может быть вредной привычкой, а может — и полезным использованием времени. Если вы сконцентрируетесь на вредной привычке, от которой вы хотите избавиться, то усильте свою мотивацию.

Решение 2. Работайте над искоренением только одной вредной привычки.

Если вы пытаетесь избавиться от нескольких вредных привычек одновременно, например разработать новую систему файлов, преодолеть педантизм или сократить время телефонных разговоров, то, скорее всего, потерпете неудачу во всем сразу. Займитесь для начала чем-то одним.

Решение 3. Потратьте по крайней мере 3 недели на то, чтобы избавиться от одной вредной привычки.

После того как вы определили, от какой привычки хотите избавиться (например, выполнять одновременно слишком много дел, неспособность воспринимать критику, промедление или педантизм), потратьте как минимум три недели на это. Как пишут Юнг и Джонс в книге Sidetracked Home Executives, период в 21 день был определен на основании

исследований, проведенных пластическим хирургом Максвеллом Малцем, автором Psychocybernetics. Он обнаружил, что пациентам с ампутированной конечностью требовался 21 день на то, чтобы перестать чувствовать несуществующую часть тела.

Решение 4. Используйте помощь профессионалов.

Обратитесь к психотерапевту, психологу, психиатру или социальному работнику, с которым вы нашли бы взаимопонимание и который был бы специально обучен помогать справляться с вредными привычками.

Но будьте реалистами. Лишь немногие специалисты могут помочь за короткое время. Но независимо от того, займет ли это месяцы или годы, чтобы добраться до корней мешающей вам вредной привычки, вы будете постепенно меняться к лучшему. Другой плюс: если вы поймете причину вашей вредной привычки, вы, возможно, не передадите ее вашим детям.

Решение 5. Попробуйте технику изменения поведения.

Этот вид психотерапии использует классические учебные методики, чтобы изменить поведение, включая лечение посредством выработки условно-рефлекторной реакции отвращения, обратной биологической связи и закрепления рефлекса.

Решение 6. Присоединитесь к группе самопомощи.

Существуют группы самопомощи для людей с любыми проблемами, включая общества анонимных грязнуль или анонимных суматошных.

На web-сайте http://www.selfgrowth.com вы найдете список этих обществ.

Решение 7. Развейте в себе новую, положительную привычку, чтобы заменить ею вредную.

Если вы замените нежелательную привычку, например долгие телефонные разговоры, на новую, нужную привычку, та-

кую как специально выделенное время для разговоров по телефону, вы сможете легче преодолеть вредную привычку.

Привычка опаздывать

Привычка опаздывать крадет время у всех вокруг. Если вы опоздали, вы дали людям лишний повод недолюбливать вас. Если вам приходится иметь дело с людьми, которые постоянно опаздывают, ваше состояние может варьироваться от простой злобы до настоящей ярости.

Вы не можете контролировать чью-то привычку опаздывать, но можете исправить ситуацию, подав пример. Так что начните с себя и постарайтесь всегда приходить вовремя.

Решение 1. Определите, есть ли закономерность в ваших опозданиях.

Вы опоздали только сейчас или делаете это постоянно? Возможно, вы никогда не приходите вовремя на работу и на деловые обеды. Может быть, вы опаздываете на те встречи, которые бы с удовольствием пропустили?

Проанализируйте свой обычный рабочий день. В какое время вы должны приходить в офис? Когда вы пришли сегодня? А вчера? Опаздываете ли вы хронически (т. е. больше двух раз за последнюю неделю)?

Решение 2. Определив, есть ли в этом закономерность, выясните причину опозданий.

Теперь, когда вы обнаружили закономерность в своих опозданиях, подумайте о возможных причинах:

Технические причины

Будильник не прозвонил, или вы поставили его на неправильное время.

Проблемыстранспортам

Сломалась машина. Пробки на дорогах.

Опоздание поезда или метро.

Причины, связанныесповедением

Недооценили, сколько времени понадобится на каждое дело (например, принятие душа).

Ожидание других.

Возможныепсихологическиепричины

Нас вас надо накричать или напомнить. Злость на начальника.

Промедление — средство избежать чего-либо.

Беспокоитесь о домашних, поэтому медлите с уходом на работу. Беспокоитесь о работе, поэтому задерживаетесь и не идете домой.

Подумайте, может ли повториться причина вашего сегодняшнего опоздания. Если это был сиюминутный повод, например спущенная шина, вам будет легче справиться с опозданиями, чем если бы это было привычкой, от которой надо избавляться, например такой, как слишком долгий завтрак.

Решение 3. Лучше планируйте свой день.

Если вам надо куда-то прийти к определенному времени, назначьте себе контрольное время для проверки. Например, скажите себе: «В 6:30 я должен быть в душе. В 7:00 я должен выйти из дома».

Оставьте время на непредвиденные случайности, например телефонные звонки или пробки на дорогах.

Вам надо быть более реалистичным в оценке времени, которое необходимо, чтобы поговорить с кем-нибудь или что-то сделать, так как опоздания могут быть связаны как с планами, так и с конкретными встречами.

Решение 4. Назначьте себе время, чтобы прийти на место вовремя.

Если вы постоянно опаздываете, скажите себе, что должны приехать на место на 15-30 минут раньше назначенного срока, и постарайтесь придерживаться этого времени, что позволит вам приехать вовремя.

Решение 5. Включайте автоответчик, когда собираетесь уходить.

Это поможет вам преодолеть искушение ответить на последний звонок, который и может стать причиной опоздания. Даже если вы сможете быстро закончить разговор, вы будете грубее, чем в том случае, если вам не надо было бы уходить.

Решение 6. Чтобы преодолеть привычку опаздывать с выполнением заданий, устанавливайте для себя реалистичные мини-сроки.

Возможно, ваша привычка опаздывать с выполнением долгосрочных проектов связана либо с плохим планированием, либо с тем, что ваш расчет времени нереалистичен. Вам будет полезно устанавливать мини-сроки, чтобы придерживаться заданного направления, а не назначать один «большой» срок раз в году.

Кроме того, вам следует разработать детальную систему записей, где указывать, сколько времени занял тот или иной проект, включая и аналогичные предыдущие. Таким образом, вам будет легче устанавливать реалистичные временные рамки и сроки для каждого будущего проекта, и у вас будет меньше возможности опоздать.

Решение 7. Если есть психологические причины ваших опозданий, постарайтесь преодолеть их.

Если вы не можете избавиться от привычки опаздывать с помощью планирования или отказа от долгих телефонных разговоров в то время, когда вам нужно выходить из дома, вам, возможно, понадобится помощь, чтобы преодолеть психологические причины ваших опозданий. Опаздывая, вы обращаете на себя внимание других людей, но это внимание негативное. Ваши опоздания злят их. Вам может понадобиться помощь, чтобы понять, что стоит за этой саморазрушающей закономерностью.

В следующей главе мы более подробно рассмотрим основы организации времени.

Быть организованным — значит, легко находить любой предмет среди своих вещей. Ваша система должна позволять вам справляться со всей информацией, конвертами, ключами, марками, годовыми отчетами, компьютерными файлами, книгами, подписками журналов, брошюрами, распечатанными посланиями электронной почты, прошлогодними налоговыми декларациями, вашим паспортом в конце концов.

Помните, что вы хотите найти систему организации вашей деятельности и имущества, которая вам больше всего подходит. У всех нас есть множество обязанностей и занятий, которые мы должны выполнять, начиная с рекламной кампании нового продукта или дня рождения лучшего друга и кончая написанием годового отчета. Вопрос в том, какая система организации позволит вам наилучшим образом использовать ваше время и привести в порядок ваши дела или вещи?

Преимущества, которые получает организованный человек, очевидны. Сэм, 34-летний, некогда неорганизованный преподаватель, теперь полностью контролирует свою жизнь и успевает сделать больше дел. Вот что он говорит: «Чем лучше я планирую свое время и условия работы, тем больше я успеваю сделать». Сэм добился этого, организовав свое свободное от преподавательской деятельности

время в соответствии с определенным режимом, «установив расписание и сроки окончания проектов».

Есть люди, которые, кажется, были рождены организованными, но есть и те, кто вечно все теряет и забывает. Экономические издержки беспорядка становятся очевидны, когда вы не можете найти какой-нибудь особенно важный документ, например свидетельство о рождении. Менее очевидно, но не менее болезненно воспринимается время, потраченное на постоянные поиски нужных вещей. Случалось, вы не могли попасть домой, потому что забыли ключи? Бывало, что вы часами искали очки, спрятанные под вчерашней газетой? Или забывали о чьем-нибудь дне рождения? А как насчет встречи, пропущенной из-за того, что вы потеряли записку с адресом и временем встречи? Вы когда-нибудь мчались в магазин за вином или зеленью всего за несколько минут за прихода гостей? А когда-нибудь вам приходилось говорить: «Я бы позвонил раньше, но никак не мог найти ваш номер телефона»?

В ходе моего опроса 234 человек на вопрос «Сколько времени вы тратите каждый день на поиски чего-либо?» практически все ответили, что тратят на это какое-то время: от 1 минуты до 4 часов, но чаще всего — от 1 до 20 минут. Когда я сложила время, которое все эти мужчины и женщины тратят на ежедневные поиски чего-либо, у меня получилось 118,5 часов, т. е. три полные рабочие недели, пропадающие без толку.

Основные пять объектов поиска:

1.Номер телефона или адрес, записанный на клочке бумаги (27%).

2.Недоделанная работа (24%).

3.Контактное лицо или информация о предстоящей встрече (15%).

4.Папка с бумагами (14%).

5.Файл на компьютере (10%)*.

*Приведенные данные не включают несколько других ответов респондентов на поставленный вопрос, поэтому не дают в сумме 100%. Указанные причины: поиск книги, журнала или газеты; полученной почты; поиски вещей в нераспакованном чемодане.

Тринадцать человек сказали, что чаще всего они ищут ключи от машины либо от дома или очки.

Эти цифры являются реальным свидетельством лишь малой доли времени, потерянного по всему миру из-за отсутствия должной организации. За этим потерянным временем стоит беспокойство, напряжение, разочарование и не один пропущенный срок сдачи работы или обиженный клиент.

К счастью, можно реально помочь людям усовершенствовать организацию их рабочего и свободного времени. В этой главе мы обсудим основные принципы организации времени и, кроме того, предложим несколько систем. Хотя ваша собственная система может оказаться даже лучше. Старайтесь лишь придерживаться основного принципа: никогда не делайте систему ради системы; она должна облегчать вам жизнь. Если вы тратите слишком много времени на создание и поддержку системы, теряется сам ее смысл.

Вы хотите научиться лучше организовывать свои мысли, действия и вещи. Обычно эти три элемента тесно связаны между собой. Бывают, конечно, исключения: например, вы работаете над проектом и должны отложить в сторону все, включая разбор бумаг, до тех пор, пока вы не достигните определенного этапа в работе. Но чаще всего беспорядок в вещах отражает беспорядок и в мыслях. Читая эту главу, помните, что ваша задача, состоящая в том, чтобы стать более организованным в своих делах, служит более глобальной цели — стать более результативным.

Становимся организованными

Потратьте немного времени и подумайте о достоинствах фирм, где работают организованные люди:

1.Быстрота действий.

2.Назначение встреч в соответствии с четким расчетом времени, необходимого для каждого дела.

3.Записки и напоминания записаны в специальную книгу или электронный органайзер, а не на листочках бумаги.

4.Заметки и расписание встреч написаны карандашом, чтобы легче было вносить исправления.

5.Минимальное отвлечение на телефонные или личные разговоры. Если они все-таки неизбежны, то заканчиваются очень быстро.

6.Заинтересованное отношение к коллегам: а) слушают; б) ведут короткие беседы; в) оставляют собственные проблемы при себе; г) объяснения дают простым языком, но без снисходительности.

7.Составление ежедневного списка дел.

8.Определение приоритетов и организация работы в соответствии с краткосрочными и долгосрочными планами.

9.Составление расписания отпусков.

10.Возвращение папок и прочих инструментов на их место после использования.

Вы можете научиться быть организованным

Неорганизованность сводит на нет любые попытки эффективно использовать свое время. Есть люди, которым нравится наводить порядок в своих кабинетах и разбираться в своих вещах и делах. Однако поручить организацию ваших вещей кому-то другому гораздо легче, чем исправлять свой подход к делам на работе и дома.

Составьте генеральный план своей деятельности. Вы будете более результативны, если будете контролировать свои дела. Организованность — это путь к эффективности.

Как вы организуете ваши рабочие или личные дела? Чувствуете ли вы, что держите под контролем свои ежедневные занятия, или приходите в ужас от очередного кризиса

или просьбы? Какие есть преимущества в вашем управлении временем? Полностью ли вы их используете, работая в офисе или дома? Возможно, вы более результативны, если работаете без передышки, но вы регулярно прерываетесь на обед, потому что так принято или по крайней мере вы так думаете. Может быть, вам стоит обедать позднее или заказывать обед в офис и делать перерыв позже?

Возможно, вам придется пересмотреть некоторые элементы распорядка дня, чтобы более организованно и результативно выполнять свою работу. Если требования к распределению времени изменились, т. е. сменились ваши цели и ценности, вы должны задать себе вопрос, отражает ли ваш бюджет времени эти изменения.

Если вы правильно организуете свои вещи, вы сможете более эффективно использовать время на работе и дома. Задача состоит не в том, чтобы выглядеть организованным, а в том, чтобы быть таковым. Все мы слышали о таких редких людях, которые могут вытянуть нужный им листок бумаги из огромной кучи документов. Для всех вокруг эта куча — беспорядок, но для них такой беспорядок — это порядок.

Если вы не из таких уникальных людей, то придется попотеть, прежде чем стать организованным. «Свои места» для всех вещей надо создавать, чтобы потом не искать повсюду. Используйте организационные принципы и в отношении вашей деятельности, будь то хронологическая, тематическая, общая или частная система. Специально приводите в порядок вашу работу, вещи, если им не хватает «естественного» порядка. Предположим, вам надо спланировать конференцию, и для этого нужен некий организационный принцип. Вы можете решать проблемы по степени их важности или по мере поступления (например, назначить день, найти место, подобрать выступающих, написать программу.)

Вот четыре простых принципа организации:

1.Устраните беспорядок.

2.Все должно быть на своих местах.

3.Распланируйте то, что вам надо сделать, и постарайтесь выполнить этот план.

4.Группируйте однотипные дела и выполняйте их вместе.

Выделение дневных приоритетов из рутинных дел

Если в конце рабочего дня вы не можете отметить продуктивную деятельность, значит, вы позволяете мелким делам, связанным с работой и личными проблемами, вмешиваться в процесс реализации краткосрочных приоритетов и долгосрочных планов.

Даже если кто-то определяет, что вы должны делать на рабочем месте, возможно, вам приходится тратить на свои задания больше времени, чем хотелось бы. Или вам не удается выполнять связанные с работой задачи для собственного развития. Например, если вам надо переписать ваше резюме или получить новые навыки, то, возможно, вам придется найти для этого время вне рабочего дня.

Рутина — вот другое название для низкоприоритетных задач. Пить третью чашку кофе и читать третью городскую газету — это, пожалуй, постороннее занятие, если, конечно, вы не работаете в компании, делающей тематические подборки газетных статей. Возможно, вам хотелось бы больше делать на работе, но из-за плохого планирования, постоянных отсрочек или из-за того, что вы потратили слишком много времени на маловажные звонки (вместо того, чтобы сделать звонки, действительно необходимые для вашего бизнеса), вы разочарованы низкой результативностью своей работы.

Два основных препятствия на пути к организованности и результативности — работа с документами и телефонные разговоры. Бумажная работа может занимать очень много времени. Необходимо разделять необходимую работу с документами, о которой мы поговорим в следующей главе в разделе «Переписка и работа с документами», и просто разбор бумаг, когда макулатурная почта, не-

нужные листки, отбракованные документы перекладываются с места на место или складываются в кучи, что занимает место и время.

Вы, наверное, уже слышали множество советов, каксправляться с бумажной работой: например, «Беритесь за каждый листок бумаги только один раз», «Помечайте лист точкой каждый раз, когда вы его берете, и так до тех пор, пока вы с ним что-нибудь не сделаете». Бессмысленный разбор бумаг, о котором мы поговорим более подробно в следующей главе, отнимает очень много времени. Сократите риск попасть в «бумажную ловушку», устраняя все бумаги, которые могут отвлечь вас от основного дела. Раскладывайте их по папкам. Отвечайте на них. Выбрасывайте их. Складывайте их в стопки по темам, чтобы потом разобраться со всеми сразу.

Телефонные разговоры тоже могут отнимать у вас драгоценное время. Если вы сами принимаете каждый входящий звонок, прерывая работу, как вы можете быть организованным? Попробуйте установить определенное время для исходящих звонков — лучше контролировать время разговора, когда звоните сами, чем когда отвечаете на звонки — и включите его в свое рабочее расписание.

Кроме того, вы можете установить определенный период времени по утрам, когда вы отвечаете на звонки в офисе. Составьте список для себя или своего секретаря тех телефонных номеров, на звонки с которых вы будете отвечать в любое время, в том числе и не предназначенное для входящих звонков. (Чем строже вы будете придерживаться политики «никаких звонков сейчас», тем более ценным станет этот путь к организованности.) Если у вас есть мобильный телефон, можно использовать голосовую почту, с тем чтобы звонящие могли оставлять для вас сообщения. Так вы сможете не отвечать на все звонки, особенно в том случае, когда вы за рулем или когда звонок прерывает совещание или разговор.

Дома сделайте так, чтобы вас не отрывали на телефонные звонки, кроме особо срочных, когда вы обедаете (зачастую это единственное время, когда члены семьи могут поговорить друг с другом). Отвечайте: «Мы сейчас обедаем.

Могу я перезвонить вам позже?» Если вы будете последовательны в этом, ваши друзья, родственники и даже деловые партнеры вскоре научатся уважать ваше личное время.

Усовершенствование навыковпринятиярешений

Стать более организованным и результативным — значит, отточить ваши навыки принятия решений. Принимая четкие решения, вы устраните беспорядок, так как будете решать, что делать с тем или иным документом, поступающим к вам в офис или попадающим на ваш стол.

Для того чтобы усовершенствовать навыки принятия решений, необходимо разработать хорошо продуманные правила, но основании которых вы и будете принимать решения. Таким образом, вы сможете избежать необходимости обдумывать каждую ситуацию. Задавайте себе эти вопросы каждый раз, когда надо принять какое-либо решение:

•Насколько важно это сделать?

•Что будет, если это сделать? Если это не сделать?

•Зачем делать это сейчас? Каковы будут последствия, если сделать это позже?

•Как эта новая идея (ситуация, требование и т. д.) соотносится с тем, что важно для меня сейчас? С тем, что важно для всей моей жизни?

Применяя правило «Что является для меня сейчас приоритетом номер один?», вы улучшите свои навыки принятия решений. Также отточите эти навыки и сэкономите время, если сосредоточитесь на том, чтобы учиться, а не выяснять, кто виноват. Если вам предлагают новую идею или

подход, спросите себя: «Он лучше? Он менее эффективен? В чем его отличие?» Если вы сократите количество препятствий на пути к эффективному управлению временем, как описано в главах 3 и 4, и станете более организованным, то продвинетесь в своих навыках принятия решений.

Организующие инструменты и методы

Список дел

Порядок в мыслях еще важнее, чем порядок в вещах. Один из наиболее эффективных способов управления временем состоит в том, чтобы знать, что нужно сделать. Ведите список дел и держите его под рукой.

Существует несколько подходов к составлению списка дел. С ним у вас появляется больше шансов выполнить те, которые действительно важны для вас. Эксперт по управлению временем Меррилл Е. Дуглас предлагает следующий способ составления списка дел:

Честноговоря,спискидел,составляемыебольшинствомлюдей, приносят лишь незначительную пользу. Дело в том, что большая ихчастьпредставляетсобойслучайный подбордел, которые почти не имеютотношения к работесоставляющего список. Болеетого, многиелюди настолько плохо понимают свои задачи и приоритеты, что список дел вряд ли сможет им помочь. Почти никто всерьез не задумывается о том, сколько времени могут занимать дела. В результате большинство таких списков содержат гораздо больше пунктов, чем человек может выполнить за день. Идеальный список дел должен отвечать на вопрос «Сколько времени мне потребуется, чтобы сделать это?».

Вот несколько вариантов составления эффективного списка дел для работы и личной жизни:

(А) Разделите список так, чтобы он отражал ваш день, например: