tvorcheskoe_upravlenie_vremenem

Становимся более результативными

Переписка и работа с документами

Практически любая работа в офисе подразумевает написание писем и ответы на них; даже если поручаете сам процесс написания писем вашему секретарю или помощнику, вы должны читать приходящие письма и принимать решение, стоит ли на них отвечать и как именно это надо делать.

Переписка может занимать так много времени, что до настоящей работы руки просто не доходят. Кроме того, она может быть настолько неотъемлемой частью вашей работы, что без нее вы не сможете двигаться дальше. Лучше всего использовать переписку как разминку перед более важной и творческой работой.

Майкл Корда, главный редактор издательского дома Simon & Schuster, а также автор популярных книг Power! и Success!, считает, что, разбирая собственную почту по утрам, он использует свой «энергетический потенциал». Вот что он пишет по этому поводу в своей книге Power!:

...потом я решил, что важно начинать день с какого-нибудь свершения, пустьсамогообыкновенного. Я проводил первые часы работы по утрам, разбирая почту. Я никому не звонил, ни с кем не встречался. Я занимался почтой как отдельной частью моей работы. После того как я прочитывал письма, отвечал на них, т. е. предпринимал необходимые действия, я выпивал чашку кофе, проходил по офису, выясняя, что происходит, и потом начинал отвечать на телефонные звонки по мере надобности. Очень скоро я с нетерпением ждал начала рабочего дня, ведь первые его часы давали мне чувство успеха и ощущение цели.

По сути, Корда нашел способ превратить скучное дело — ответ на письма — в нечто мотивационное.

Если вы испытываете «творческий кризис» при написании писем, полезно начитывать тексты на диктофон. Однако привычная запись текстов на кассету может занять много времени, так как вам или вашему помощнику при-

дется сначала переписывать тексты на бумагу, а потом только составлять само письмо. Попробуйте использовать программы, распознающие голос. Это позволит вам наговаривать текст на компьютер, создающий текстовую версию письма, которую вы или ваш помощник просто сможете редактировать.

Вы сэкономите время, если у вас будет несколько «моделей» писем, написанных для определенных обстоятельств, например деловое письмо, в котором говорится «Спасибо», «Простите, сейчас нет свободных вакансий», «Могу ли я получить следующую информацию...» и т. д. Они отличаются от писем, предназначенных определенному человеку или для определенной ситуации. Их не размножают и не печатают в большом количестве экземпляров.

Если вы используете компьютер, постарайтесь сделать такие письма как можно более короткими.

Существуют компьютерные шаблоны для корреспонденции; эти модели писем по формулировке и стилю могут стать отправной точкой при сочинении ваших собственных писем.

Альтернативой формальному деловому письму может быть экономящие время электронные послания или короткие заметки.

Некоторые эксперты по управлению временем, такие как Алан Лакин, советуют: «Беритесь на лист бумаги только раз».

Конечно, вы будете использовать этот и многие другие советы по управлению временем по своему усмотрению. Если вы постоянно оттягиваете выполнение дел, неспособны провести границы между важной и второстепенной перепиской и забываете о вещах, когда долго их не видите, то традиционный принцип обработки документов только единожды будет для вас полезнее, чем сортировка бумаг по картотекам с категориями и последующая работа с ними.

Как было отмечено в предыдущей главе, главное — создать систему картотек, которая будет работать на вас. Не важно, будет ли она составлена в алфавитном, хронологическом или тематическом порядке, по цветам или по номерам. Важно, что вы можете легко и быстро найти нужный вам документ.

Большое значение имеет то, как вы обращаетесь с копиями материалов; со временем бумаги скапливаются, и эти кучи порой невозможно разобрать. Мой знакомый адвокат всегда делает две копии заметок и писем: одну он кладет в картотеку по теме, другую — в хронологическую. Таким образом, в будущем он сможет найти документ двумя способами.

Вы всегда делаете копии важных заметок? Вы делаете записи во время телефонных разговоров, а потом кладете их в картотеку? Вы будете контролировать свое время, если будете записывать все, что сделали за день. Но не забывайте, что работа важнее всего.

Методы и технологии эффективного управления временем

По результатам моего исследования, большая часть (52%) мужчин и женщин, которым был задан вопрос о том, какие технические средства больше всего помогали им сэкономить время за последние десять лет, говорили о персональном компьютере. На втором месте (16%) был факсимильный аппарат, далее шла электронная почта (12%). [На четвертом месте была микроволновая печь (менее 1%) и на пятом — сотовый телефон (менее 1%).]

Технологии и оборудование, такое как компьютер, ксерокс или факс, могут сэкономить ваше время, но могут и потратить его, особенно в начале, когда вы учитесь обращаться с ними. Не забудьте включить в ваше рабочее расписание не менее двух недель, посвященных обучению работе с новой техникой. Сначала вы будете тратить на выполнение задания с помощью нового оборудования больше времени, но вскоре научитесь экономить время, а может, и улучшите качество своей работы.

Например, когда копировальные аппараты перестали быть редкостью в офисах, потребность в копиях резко увеличилась, причем не в тех, что делали через копирку. Появились новые способы копирования. Но до тех пор, пока служащие и их помощники не научились обращаться с новой техникой, они тратили на копирование больше времени, чем раньше (даже если учесть, что теперь делать это было легче и быстрее).

Но машины не отменяют человеческого фактора, который важен в деловых отношениях и сегодня. Мои исследования показали, что в настоящее время в деловом мире лучше всего общаться лично, по телефону, далее следует электронная почта, а на последнем месте — обычная почта. Скоро обычными станут видеофоны, но опять-таки возможность видеть человека, с которым вы разговариваете по телефону, не заменит желания поздороваться, пожать руку и необходимости видеть глаза собеседника.

Как насчет компьютера?

Известный писатель, когда его спросили, собирается ли он купить компьютер (свои произведения он печатал на одной и той же печатной машинке с самого начала своей карьеры), ответил «Нет», поскольку не собирался ставить себе компьютер, но, «возможно, купит его для своего секретаря». Так что, если ваша система работает, не привносите в нее новые технологии только потому, что они стали доступны. Вы можете потерять на этом много времени.

Чтобы решить, стоит ли компьютер потраченных на него денег и времени, определите, повлияет ли он на качество вашей работы? Вот перечень нескольких задач, которые компьютер выполняет легче, чем человек:

•постоянный повторный набор, например, одних и тех же слов, абзацев или документов;

•редактирование и проверка текста, например переписывание отчета до тех пор, пока вы не будете довольны его структурой, объемом и содержанием;

•создание графиков для улучшения вида ваших документов;

•проведение математических расчетов и оценок с включением финансовых крупноформатных таблиц;

•необходимое регулярное обновление информации, такой как прайс-листы, резюме, обзор курса, библиография,переписка;

•создание и поддержка базы данных для дальнейших справок или множественной рассылки стандартных писем;

•отправление факсимильных сообщений с компьютера.

•использование программ для специализированных нужд, например для сочинения музыки, проектирования зданий, подготовка публикаций проспектов, журналов

ИЛИ КНИГ;

•создание художественных произведений, которые можно было бы хранить и пересылать через компьютер.

Всем известно, что компьютеры постоянно совершенствуются, обновляются и устаревают. Некоторые предпочи-

тают брать компьютер на прокат, обновляя модель по истечении очередного арендного срока. Другие — покупать и периодически обновлять машину. Некоторые компании предоставляют услугу обмена, т. е. вы можете обменять ваш компьютер на более новый в течение определенного срока. Другой вариант — собрать компьютер с нужным вам объемом памяти, с резервной системой питания и соответствующими техническими характеристиками.

Безусловно, программное обеспечение, которое установлено на компьютере, не менее важно для эффективности вашей работы, чем сам компьютер. Вы не только должны выбрать подходящую вам программу, но и научиться пользоваться ею так, чтобы знать все ее тонкости. Кроме изучения обучающих материалов, вы можете вызвать консультанта, который даст вам ценные указания, а можете пойти на курсы.

Электронная почта и Интернет

Электронная почта, т. е. возможность посылать и получать сообщения через Интернет, плюс другие возможности Интернета, такие как быстрый поиск, доступ к информационным сайтам журналов, книжных издательств, организаций или компаний, часто сопровождаются огромной потерей времени, если вы пользуетесь всеми этими благами прогресса неосторожно.

К Интернету можно пристраститься так же, как к наркотикам:мгновенный результат и гипнотическое воздействие интерактивного общения могут красть часы, которые вы должны проводить за важной работой.

Благодаря тому, что Интернет идеально функционирует в едином потоке информации с помощью поисковых систем и ключевых слов, вы легко можете найти практически любую информацию. Поэтому, если не контролировать, сколько времени вы провели в Интернете, вы будете все дальше отходить от того, ради чего зашли в сеть.

То же самое и с электронной почтой. Вы ждете, что придет письмо, даже если: а) не начинали разговор, б) заняты

другими делами, в) только периодически проверяете почту или г) вас забрасывают сотнями сообщений каждый день.

Опять-таки, вы должны установить четкие правила, когда и как вы будете отвечать на электронные письма; для некоторых писем можно установить режим автоматического ответа с объяснением, почему вы не можете сразу ответить. Если не вы начинали переговоры, то можете дать указания, когда и как с вами можно связаться.

Всегда отмечайте, сколько времени вы провели в сети, в Интернете в целом или пользуясь электронной почтой. Некоторые интернет-провайдеры периодически сообщают своим клиентам, сколько времени они провели онлайн, но вы сами должны контролировать это время.

Кроме того, вы должны следить за тем, сидели ли вы в сети просто так или же работали с электронной почтой, по собственной воле или из-за обстоятельств. Привыкаете ли вы просто всегда быть онлайн, или вы разумно используете эти технологические новшества для экономии времени и улучшения качества работы? (Если вы начинаете привыкать к Интернету, прочитайте советы, данные в главе 4, о борьбе с вредными привычками.)

Однако Интернет может сэкономить огромное количество времени, особенно в том случае, когда вам надо получить доступ к материалам, хранящимся, например, на сайте www.elibrary.com или на сайтах ежедневных журналов и газет. С помощью чатов и специальных сайтов по интересам можно проводить опросы посетителей, читать и обсуждать то, о чем они пишут.

Сканер

Это аппарат, позволяющий сканировать изображения (произведения искусства, фотографии, графические рисунки) или текст с помощью программы оптического распознавания знаков (OCR). Эта революционная технология, которая сейчас стала общедоступной и существует даже в комбинации принтер-факс-сканер, должна обязательно быть в каждом офисе нового века. Программы сканирования позволяют редактировать изображение перед тем, как добавить его в макет книги или журнала. Печатный текст теперь можно не набирать на компьютере, а сканировать и затем редактировать его. Эта технология произвела революцию в индустрии графического дизайна и издательского дела.

Факсимильные аппараты

С помощью этого устройства можно пересылать данные по телефонным линиям. Конечно же, это стало одним из основных источников экономии времени. В случае срочной связи факсимильный аппарат заменяет службу курьерской почты. Однако почти все говорят, что объемные документы (более 10 страниц) лучше отправлять с курьером, даже если адресат согласен получить по факсу такой длинный документ. Более того, при передаче данных по факсу могут быть сбои, поэтому имеет смысл проверить, получен ли ваш факс. В деловом мире предпочитают факсимильные аппараты, работающие на обычной бумаге, потому что они быстрее работают и переданное изображение дольше хранит цвет.

Но отправка незапрашиваемых факсов обычно не приветствуется в деловом мире.

Телефон

Телефон может стать вашим другом или врагом в зависимости от того, пользуетесь ли вы им или он вами. Телефонное интервью с человеком, который находится за много километров от вас, может быть самым важным делом за

весь рабочий день; но если вы позволяете многочисленным личным звонкам отрывать вас от работы, вы вскоре будете недовольны результатами своей деятельности и потерей времени.

Некоторые служащие позволяют себе личные разговоры по телефону только в определенные часы и только определенное количество времени. Другие же считают, что частные телефонные разговоры должны быть короткими и по существу, а не просто болтовней, например: «Когда мы должны прийти к вам сегодня вечером?» и т. п.

Если вы не можете подсчитать, сколько времени уходит на телефонные разговоры, попробуйте отслеживать только исходящие и входящие звонки и записывайте тему и продолжительность разговора.

Если у вас есть привычка разговаривать по телефону без перерыва, установите себе временные ограничения. Но даже если такой привычки нет, все равно старайтесь иметь четкое представление о том, что вы хотите сказать и сколько времени вы можете потратить на разговор.

Секретари, определители номера и автоответчики могут помочь вам с телефонными разговорами, но только если ими грамотно пользоваться. Большинство телефонов с определителем номера имеют маленький дисплей, на который выводится номер звонящего. Таким образом, вы можете решить, брать или не брать трубку. Иногда лучше взять трубку, потому что ответный звонок займет гораздо больше времени.

Один из недостатков голосовой почты состоит в том, что вы не можете увидеть, кто вам звонит. Если вы решили, что не хотите, чтобы вас прерывали, но все-таки раздается телефонный звонок и проходит через голосовую почту, звонящий должен оставить сообщение и сказать, кто и зачем звонит.

Некоторые люди считают, что полезно завести категории звонящих или виды звонков. В таком списке личные и деловые контакты распределены по категориям — «Всегда соединять», «Никогда не соединять», «Всегда просить оставить сообщение», «Сказать, что я перезвоню» и т. д. Эта система мо-

жет быть довольно эффективной, так как она позволяет избежать неловких ситуаций, когда секретарь говорит: «Подождите, я посмотрю, на месте ли он», хотя звонящий прекрасно знает, что секретарь просто сообщает о звонке начальнику, а потом возвращается и говорит: «Простите, боюсь, его нет на месте, но он перезвонит вам позже».

Если вы хотите пользоваться телефоном, а не дать ему использовать вас, запомните эту полезную фразу: «Я не могу говорить с вами сейчас». Если хотите, добавьте к этому фразу: «Могу я перезвонить вам позднее?». Вот еще несколько фраз, которыми можно воспользоваться, если вы с трудом заканчиваете разговоры или если вам надо сказать собеседнику, что сейчас вы не можете начать разговор:

«Мне надо идти».

«Я больше не могу разговаривать». «Я не один».

«Я как раз собирался уходить».

«У меня через минуту собрание со служащими, так что нам придется прерваться».

«Не могу сейчас разговаривать, у меня в кабинете полно людей».

Вы можете даже составить список друзей, которых сердечно любите, несмотря на их склонность к долгим телефонным разговорам. Они всегда заставляют вас выслушивать их монолог, так что вам редко удается закончить разговор раньше чем через час. Если вы хотите звонить подобным людям, делайте это, когда знаете, что они точно не могут разговаривать, чтобы сообщить им короткое известие, или когда у вас много времени, так что вы можете долго разговаривать.

Не забудьте про некоторые телефонные устройства, которые могут облегчить эффективное управление временем. Например, радиотелефоны позволяют ходить по всему офису во время разговора. Это может сэкономить много времени, если обычно вы говорите «Я перезвоню вам

позже», потому что вам нужно уединиться; с радиотелефоном вы сможете оказаться один, когда вам необходимо. Сотовые телефоны позволяют связаться с вами, даже когда вы в поезде или в машине. Но соблюдайте этикет и отключайте телефон в кино, в театрах, на встречах и лекциях, а также в целях безопасности когда вы ведете машину или гуляете.

Автоответчики и голосовая почта стали обычным явлением в современных офисах. Вы решаете сами, оставлять или нет сообщение. Если вы решаете оставить сообщение, говорите четко, медленно, кратко и по теме. Если можете, оставьте свой контактный телефон и время, когда вам можно перезвонить. (По тому же принципу составляйте собственные сообщения для автоответчика и голосовой почты.)

Вот перечень нескольких устройств и возможных услуг, которые могут увеличить вашу производительность:

•ожидание вызова;

•определитель номера (позволяет вам узнать, кто звонит, так что вы можете решить, брать или не брать трубку; если вы потеряли чей-нибудь номер, его легко восстановить с помощью определителя, в памяти которого обычно хранится до 25 номеров);

•переадресация вызова;

•конференц-связь;

•пропущенные вызовы (эта функция позволяет вам позвонить по номеру, вызов с которого вы пропустили);

•быстрый набор;

•громкая связь;

•набор последнего номера (полезно, если там, куда вы звоните, все время занято).

Используйте телефон творчески, но постарайтесь избежать репутации человека, который звонит, только когда ему что-то надо. (Один мой знакомый настолько привык, что ему звонят с различными просьбами, что, поднимая трубку, сразу отвечает: «Что я могу для вас сделать?».) Иногда звоните своим деловым знакомым, просто чтобы поболтать.

Послушайте, что вам расскажут ваши знакомые. Вам, конечно, не хочется выслушивать все детали субботней игры в гольф или пространный рассказ о каникулах в Испании, и, возможно, вы бы ни за что не задержались больше, чем на несколько минут, но все-таки будьте благосклонны. Одновременно будьте осторожны: вы ведь не хотите прослыть человеком, тратящим время на телефонные разговоры.

Чтобы было легче вести учет телефонных разговоров, заведите в дополнение к листочкам бумаги специальную книжку и записывайте туда все сообщения. Так вы сможете всегда иметь под рукой полный список всех номеров, даже если вы потеряете листок с записью номера телефона или отдадите его кому-нибудь.

Проблема посетителей

Посетители так же мешают вашей работе, как и телефонные звонки. Возможно, вы одинаково легко расправляетесь с телефонными и личными вмешательствами, но обычно проще прервать телефонный разговор, чем выпроводить человека, который стоит перед вами. Вы хотите установить правила для своих коллег (не становясь при этом надменным или холодным) — как можно меньше нежданных посетителей. Сделайте так, чтобы ваши коллеги или служащие привыкли стучаться, прежде чем войти. (Однако не всегда это возможно, поскольку работаете бок о бок.)

Один из способов отвадить нежелательных посетителей хотя бы на время — установить «тихий час» в офисе. Повесьте на дверь табличку с надписью «Не беспокоить!» или просто дайте понять, что с вами нельзя будет поговорить в определенные часы.

Если вы никак не можете справиться с нежелательными посетителями, постарайтесь разобраться в ситуации и выпроводить их из кабинета как можно быстрее. Некоторые служащие специально не ставят в кабинете лишние стулья: дискомфорт и нелепость ситуации могут выгнать посетителя быстрее, чем ваши слова. Если ваши гости не понимают намека, а у вас назначена другая встреча, скажите об

этом напрямую. Конечно, если этим нежеланным посетителем оказался ваш начальник, вам понадобится больше такта и мастерства, чтобы заставить его уйти из вашего кабинета. Попробуйте заходить к нему в определенные часы и дни и, таким образом, уменьшить вероятность его неожиданного прихода. Вы будете контролировать ситуацию, особенно если решите заранее, о чем хотите с ним поговорить.

Если ваша работа зависит от отношений с покупателями или клиентами, подобные визиты не будут для вас «пожирателями времени». В этом случае у вас в кабинете может стоять удобный диван и должна быть наготове чашечка кофе для неожиданных посетителей.

С разными посетителями надо обращаться по-разному. Ожидаемые визиты надо планировать заранее, записывать их в ежедневник и подбирать все материалы, которые могут понадобиться.

Если это непредвиденный визит, вы должны для себя решить, желателен он или нет. Вы можете, например, готовить отчет, но если к вам зашел вице-президент, то, скорее всего, вы прервете работу.

Перерывы (отпуска, больничные, отгулы)

Право на более короткий рабочий день и более длительные отпуска было отвоевано с большим трудом рабочими и профсоюзами. Но вас никто не заставляет пользоваться этим дополнительным временем. От вас зависит, будете ли вы просто отдыхать или используете его для повышения своего уровня.

Вы, наверное, думаете, что экономите деньги, слоняясь по дому вместо того, чтобы сходить куда-нибудь, или экономите время, если не выходите вообще никуда. Тем, кто работает сам на себя, всегда очень трудно устроить себе отпуск; они боятся, что в их отсутствие бизнес разрушится, или, работая над несколькими проектами, не могут отдыхать, пока не закончат проект. Если вы можете себе позволить двухнедельный отпуск раз в году, он сделает чудеса с

вашими рабочими способностями. Кроме того, это поможет вам избавиться от рутины, заняться здоровьем, своим эмоциональным состоянием и обновить близкие отношения.

Если вы не можете уйти в отпуск на такой срок, возьмите пример с одного служащего рекламного агентства. Он разделил свой ежегодный отпуск на несколько частей по дватри дня, которые проводит с женой неподалеку от дома.

Некоторые служащие ошибочно считают, что могут потерять работу, если уйдут в отпуск. Но отсутствие такового может создать сильный стресс и породит чувство тревоги.

Специалисты считают, что даже небольшой отдых от работы абсолютно необходим для умственного здоровья и поддержания семейных отношений, на которые оказывают такое большое воздействие здоровье и производительность работающего человека.

Если у вас есть хотя бы две недели отпуска, решите для начала, используете ли вы их все сразу или разобьете на несколько частей.

Когда лучше всего брать отпуск? Некоторые компании отпускают служащих на каникулы, когда в делах наблюдается застой. Другие же закрываются и устраивают каникулы для всего персонала, решая все за вас. Но если у вас есть выбор, возьмите отпуск тогда, когда это удобно вам и вашей семье. Так как на работе придется согласовывать много разных расписаний, постарайтесь подать заявление на отпуск одним из первых, чтобы получить отпуск в нужное вам время.

Некоторые компании применяют систему «используй или потеряй». Другие компании требуют, чтобы вы брали отпуск в течение календарного года и первого квартала следующего. Вы сами должны узнать в отделе кадров вашей фирмы, какие правила действуют у них.

Вот несколько советов, как легче получить отпуск и как не беспокоиться о том, что вы оставили на работе:

• Возьмите на себя объем работ кого-нибудь из отдыхающих коллег, чтобы они сделали то же самое, когда вы уйдете в отпуск.

•Перед самым отпуском (и после него) посидите допоздна на работе, чтобы продвинуться вперед (или нагнать).

•Если вы хотите быть уверены, что сможете уехать, будьте осторожны с принятием новых деловых предложений, которые поступают к вам за несколько недель до начала отпуска. Если вы не уверены на сто процентов, что успеете к сроку, постарайтесь либо отсрочить окончание дела, либо передайте его коллеге, которому когда-нибудь вы тоже поможете.

•Убедитесь, что ваш начальник знает, где вы проведете отпуск. Попросите кого-нибудь позвонить вам, если что-нибудь случится в офисе в ваше отсутствие.

•Сообщите руководству, когда вы хотите взять отпуск, но мечтайте о нем вне работы и не хвастайтесь слишком много своими планами на отпуск, иначе о вас могут подумать как о человеке, которые тратит время компании на собственные нужды, и хвастуне.

•Тщательно продумайте, где и как вы хотите отдохнуть. Распланируйте все, принимая во внимание, чем вы хотите заняться на отдыхе и сколько это может стоить. Придумайте что-нибудь, что отвечает вашим интересам вне работы, например археологические раскопки или туризм. Кому-то поможет развеяться сидение на пляже, а для кого-то это будет слишком скучно. В Интернете вы найдете множество сайтов о путешествиях, например www.expedia.com.

•Даже если у вас проблемы с деньгами, и вы не можете поехать в путешествие, все равно возьмите отпуск, если он вам нужен.

Больничные и отгулы — другой вариант отдыха от работы. Как вы узнали из раздела о препятствиях эффективному управлению временем, больше понимания вызывает отсутствие на работе по причине физического нездоровья, чем из-за эмоциональных проблем. Но вы сами должны ре-

шать, будет ли вам и вашему работодателю полезен отгул на этой неделе или нет.

Полезные передышки

Сделайте частью своего рабочего дня короткие передышки, которые, как показали исследования Элтона Майо на текстильной фабрике в Филадельфии в 20-х годах, увеличивают производительность рабочих. Как объясняют Франс и Мильборн в своей книге Human Behavior in the Work Environment, после того как ни эксперты по производительности, ни финансовая стимуляция рабочих не помогла компании уменьшить 250-процентный коэффициент оборачиваемости рабочих, Майо был приглашен для того, чтобы провести так называемое «Первичное исследование». Он выяснил, что если дать рабочему, который проводит весь день на ногах, четыре короткие передышки, его производительность значительно увеличивается, и коэффициент оборачиваемости падает.

Как позже говаривал психолог д-р Дэвид Лидз: «Даже боксеры-профессионалы отдыхают пару минут между раундами».

Увеличьте свою производительность, уменьшите усталость и сократите вероятность ошибок, совершенных изза переутомления, прерывая свою работу несколько раз в день на пять-десять минут или, если нужно, на час. Подберите время и длительность перерыва, который улучшит результаты вашей работы. Прислушивайтесь к сигналам вашего мозга, говорящим, когда пора отдохнуть. Но будьте осторожны: ваши коллеги или работодатель могут подумать, что вы отлыниваете от работы. Попробуйте заниматься зарядкой или бегом в обеденное время, как это делал один адвокат из Вашингтона, который прогуливался в обед. Или попробуйте вздремнуть, если вам это необходимо.

Работа с другими людьми

Делегирование полномочий

Нужна ли вам помощь, чтобы более эффективно делегировать полномочия?

Чтобы выяснить, нужна ли вам помощь в этом деле, задайте себе следующие вопросы:

1. Работаете ли вы гораздо дольше, чем все ваши коллеги, особенно ваши подчиненные?

2.Тратите ли вы необычно много времени на дела, которые можно просто поручить другим, например на работу с почтой, второстепенные телефонные звонки?

3.Вы уже заработали себе язву на этой работе или, как вы чувствуете, все к этому идет?

4.Вы сомневаетесь в том, что можете найти компетентных людей, которым могли бы поручить работу?

5.Вы останавливались на недавнем провале передачи полномочий?

6.Вы педант?

7.Кто-нибудь называл вас «фанатом контроля»?

8.Вы неохотно поручаете другим всю работу и отдельные задания?

9.Вы когда-нибудь думали, что жизнь стала бы гораздо лучше, если бы вы могли все делать сами?

10.Вы когда-нибудь были близки к увольнению или уволены из-за вопроса делегирования полномочий?

Если вы ответили «да» хотя бы на несколько вопросов, вам, возможно, нужна помощь в делегировании работы.

Даже если вам очень трудно терять полный контроль и делегировать полномочия, все-таки искусству делегирования можно научиться. Но для начала вы должны понять, есть ли у вас с этим проблемы. Какие есть признаки? Слишком долгий рабочий день. Вы не выполняете все необходи-

мые дела, которые должны были сделать? Например, дела, связанные с продажами, доходом или новыми покупателями и клиентами. Должны ли вы поддерживать контакты с клиентами или думать?

Эффективное делегирование

Основываясь на результатах исследований, я определила семь шагов, что ведут к эффективному делегированию:

1.Решите, что именно вы хотите делегировать.

2.Выберете подходящих людей.

3.Если ничто этому не мешает, доверяйте тем, кого выбрали.

4.Дайте четкие задания и инструкции.

5.Установите определенные «контрольные точки» по завершению отдельных этапов работы и старайтесь постоянно поддерживать связь с теми, кому вы поручили действовать.

6.Поощряйте тех, кому вы поручили работу.

7.Делегируйте ответственность за выполнение работы, а не просто ее выполнение.

1.Решите, какую работу вы хотите делегировать.

Есть три соображения, о которых надо помнить при выборе задачи, которую вы хотите переложить на других:

1.Решите, что для вас является приоритетной задачей, и делегируйте все. задания, которые мешают вам сосредоточиться на основной работе.

2.Поручите другим сделать то, что вы не можете выполнить из-за отсутствия соответствующих навыков.

3.Передайте выполнение тех заданий, которые вы считаете скучными, которые отвлекают вас от основной работы, или тех, на которые вы не хотите тратить свое время. Вы могли бы сделать эту работу, но не хотите, потому что считаете, что на данном этапе вашей карьеры ее за вас может сделать кто-нибудь другой.

2. Выберете подходящих людей.

Узнайте о качествах тех людей, которые будут работать над этим заданием. Обратите внимание, будут ли они задавать вопросы по ходу вашего объяснения. Как говорит менеджер по продажам из Северной Каролины: «Вы довольно быстро распознаете людей, которые готовы взять на себя ответственность, по тому, что они сами уже берут ее на себя».

3. Доверяйте тем, кому поручаете работу.

Кроме того, что вы должны доверять этим людям, следует позволить им выполнять работу по их усмотрению. Существует множество способов выполнения задания, но вы вправе требовать, чтобы порученное им дело было выполнено тщательно и добросовестно.

4. Давайте четкие задания и инструкции.

Д-р Гарри Левинсон, глава Levinson Institute в Бостоне и почетный профессор психологии Harvard Medical School, говорит, что этот шаг главным образом важен для тех менеджеров, которые особо не любят делегирование полномочий. Вот что он советует:

Научиться доверять людям и давать им немного самостоятельности — значит, давать им четкие задания с определенными временными рамками, в пределах которых задание должно быть выполнено, и критериями, по которым будет оцениватьсякачествоработы.Потомнадопроверитьвыполненное поручение, чтобы понять, готов ли человек к тому, чтобы получить еще большую ответственность.

Консультант по карьере Нелла Баркли, президент CrystalBarkley Corporation, отмечает еще один важный момент в процессе дачи четких инструкций и заданий:

Определите, в какой форме человек, будь то ваш начальник илиподчиненный,лучшевсегоусваиваетинформацию.Некоторые лучше всего воспринимают устную информацию. Например, президенты некоторых компаний никогда не читают объемныеотчеты. [Но] некоторымлюдямлучшепредоставлять

информациювписьменномвидеидаватьимвозможностьобдуматьее. Обычно вы можете понять, каклюдиусваиваютинформацию потому, какони предоставляютее вам.

5. Установите четкие этапы завершения работы и систему контроля.

В самом начале работы над каким-либо проектом установите четкие сроки окончания, включая несколько промежуточных сроков. Таким образом, вы сможете контролировать и проверять работу, особенно если вы довольны чьи- ми-либо способностями, а не ждать конечного срока.

6. Поощряйте.

Люди будут работать для вас с большим желанием, если вы будете поощрять их достижения. Слишком часто те, кому трудно делегировать полномочия, сами заканчивают дело, которое они поручили кому-либо из сотрудников, и получают всю похвалу. Однако подобная стратегия подрывает отношения между коллегами и подчиненными.

7. Делегируйте ответственность за работу, а не только само выполнение работы.

Есть три причины, почему некоторым людям не удается делегировать ответственность за работу, а не только выполнение самой работы. Во-первых, вы должны верить, что те, кому вы поручаете работу, сделают ее хорошо. Во-вторых, и это самое трудное для преуспевающих людей: вы должны быть готовы признать, что человек, которому вы поручаете работу, может сделать ее хуже, а возможно, не дай Бог, лучше, чем вы сами. В-третьих, вы должны быть готовы помочь им учиться на их собственных ошибках, если они совершают таковые.

Только если вы будете передавать всю ответственность за работу, вы сможете избежать синдрома «обезьяны на спине», впервые описанного Уильямом Онкеном-младшим и Дональдом Л. Вассом в статье Management time: Who's got the monkey? в журнале Harvard Business Review. Авторы последовательно показали, как менеджеры, которым не удается