1.2. Функции документа

Любой официальный документ многофункционален, т. к. одновре-

менно выполняет несколько функций. Выделяются общие и специальные

функции.

К общим функциям документа относятся: информационная, соци-

альная, коммуникативная, культурная.

Появление любого документа всегда обосновано необходимостью

«материализации» информации для её сохранения и передачи во времени

и пространстве. Документ всегда порожден социальной потребностью,

является социально значимым объектом, и обеспечивает связь между от-

дельными элементами общественной структуры, например, между пред-

приятиями. Посредством документов происходит закрепление и передача

культурных традиций.

К специальным функциям документа относятся: управленческая,

правовая и функция исторического источника.

Администрирование любого предприятия осуществляется посред-

ством документов. Они обеспечивают закрепление и изменения правовых

норм и правоотношений в обществе посредством законодательных и

нормативные актов. После передачи документов на архивное хранение,

они приобретают функцию исторического источника.

1.3. Системы документации

Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом

системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему

документации в качестве ее элемента. Под системой документации по-

нимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам про-

исхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к

их оформлению. Как буквы одного языка составляют алфавит, так и от-

дельные виды и разновидности документов составляют системы доку-

ментации. До настоящего времени в документоведении не существует

общей непротиворечивой научной классификации систем документации,

8

видов и разновидностей документов2. Считается, что каждая сфера дея-

тельности так или иначе имеет свою систему документации (системы ме-

дицинской, торговой, научно-технической, финансовой, административ-

ной документаций).

В деятельности предприятия самостоятельно функционируют ло-

кальные системы кадровой, плановой, бухгалтерской документации. Пра-

вила их оформления, хранения и использования строго нормированы.

Они входят в номенклатуру дел отдельным разделом и не входят в адми-

нистративную систему документации, имея свою информационно-

поисковую систему.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разде-

ления всех документов на официальные и документы личного проис-

хождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне

сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обя-

занностей. Они включают личную переписку, воспоминания (мемуары),

дневники и немногочисленны с точки зрения видов и разновидностей в

системе документации.

Официальные документы создаются в рабочее время от имени

юридического лица. Они, как правило, не имеют произвольной формы, а

оформляются на бланках.

2. Нормативные требования к составу основных рекви-

зитов и их оформлению

Современные требования к оформлению организационно-распоря-

дительной документации закреплены в государственном стандарте ГОСТ

Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система органи-

зационно-распорядительной документации. Требования к оформлению

документов». Этот стандарт устанавливает состав реквизитов, зоны и по-

следовательность их размещения на стандартном листе бумаге.

Особенностью нового измененного стандарта – вместо ранее суще-

ствовавшего ГОСТ Р 6.30-97 – является его рекомендательный характер и

изменение ряда реквизитов. И хотя стандарт не обязателен для исполне-

ния, а только рекомендателен, необходимо помнить, что единообразие

оформления документации позволит организациям, предприятиям и уч-

реждениям достигнуть единства информационного обмена. А значит, его

следует соблюдать!

2 Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.:

ИНФРА-М, 1999. – С. 67.

9

Требования к составу реквизитов определяются и другими госу-

дарственными стандартами на управленческую документацию:

1. ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации.

Придание юридической силы документам на машинном носителе и ма-

шинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основ-

ные положения»;

2. ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации.

Требования к построению формуляра-образца».

Эти стандарты устанавливают состав реквизитов, придающих до-

кументной записи юридическую силу документа, и являются обя-

зательными.