6. Распорядительные документы

Распорядительные документы играют важную роль в управлении

учреждениями, предприятиями, организациями. Посредством распоряди-

тельных документов осуществляется администрирование любым пред-

приятием.

Их издание необходимо по организационным вопросам, вопросам

производства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и

кредита, труда и заработной платы и т.д. Распорядительные документы

носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или

подчиненным организациям, группам или отдельным должностным ли-

цам.

К распорядительным документам относятся: постановления, указа-

ния, приказы, решения, распоряжения, протоколы. Эти документы отли-

чаются друг от друга составом реквизитов и некоторыми особенностями

текста.

Основным распорядительным документом на предприятии являет-

ся приказ. Они подразделяются на два вида – приказы по основной дея-

тельности и приказы по личному составу (кадровые приказы).

29

6.1. Приказ по основной деятельности

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предпри-

ятия, действующим на основании единоначалия. Приказ предназначен

для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Они изда-

ются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов

производят на основании новых приказов.

Приказ существует в двух стадиях: сначала составляется проект

приказа, затем издается сам приказ. Подготовка приказа включает сле-

дующие этапы:

изучение существа вопроса;

знакомство с законодательными актами;

проработка информационно-справочных документов предприятия

(справок, отчетов, писем);

подготовка текста проекта документа;

согласование проекта приказа;

печать и проверка правильности оформления приказа;

визирование, согласование, подписание приказа;

регистрация приказа;

доведение до сведения исполнителей.

Подготовку приказа, как правило, поручают структурному подраз-

делению, группе лиц или отдельному должностному лицу.

Текст приказа обычно состоит из констатирующей и распоряди-

тельной частей. В констатирующей части излагают факты, раскрывают

причины и цели, послужившие основанием для приказа. Она должна быть

лаконичной. Если в основу приказа положен документ государственных

органов, то делается обязательная ссылка (наименование документа, ав-

тор, дата, №). Например:

На основании письма Росархива РФ от 13.07.2003 № 235/67 «О

введении ГОСТ Р 6.30 – 2003 …».

В несложных приказах констатирующая часть может отсутство-

вать.

Распорядительную часть обычно начинают глаголом первого лица

«ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишут прописными буквами от границы ле-

вого поля, или его заменяют глаголом в инфинитиве (организовать, по-

ставить т. д.). Распорядительные пункты пишут с красной строки и нуме-

руют арабскими цифрами.

Распорядительный пункт строится последовательно по схеме: ис-

полнитель (наименование должности, Ф.И.О. или структурное подразде-

ление, организация) – действие – срок. Например:

30

«Начальнику ремонтной службы завода Красильникову К.Е. обес-

печить установку и наладку оборудования линии К-60 к 25.06.2003» или

«Отделу главного энергетика предоставить сведения об экономии энерго-

ресурсов предприятия в III квартале 2003 г. к 29.09.2003».

Последний пункт приказа, для более действенного контроля, фор-

мулируют следующим образом: «контроль за исполнением приказа воз-

ложить на…», затем пишут наименование должности, Ф.И.О. или струк-

турное подразделение. Например: «Контроль за исполнением приказа

возложить на главного инженера завода Сидорова В.П.». Пункт о контро-

ле не вносится, если руководитель сам непосредственно отвечает за кон-

троль, но некоторые руководители предпочитают такую формулировку:

«Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Некоторые сведения в приказе могут быть оформлены в виде при-

ложения к приказу (таблицы, задания, формы отчетности, информацион-

ные, инструктивные материалы и т.д.).

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к приказу директора завода

от 02.06.2003 № 101

Дата приказа – это дата его подписания, а начало действия распо-

рядительного акта – факт его регистрации.

Подписывает приказ руководитель предприятия, в его отсутствие –

заместитель. При подписании приказа должностным лицом, замещающим

руководителя, в реквизите «Подпись» ставится его конкретная долж-

ность, инициалы и фамилия. Проставление помет в виде косой черты ( / )

или предлога «за» перед наименованием должности не допускается.

Формуляр-образец ПРИКАЗА включает реквизиты: 08, 10, 11,12,

14, 18, 20, 22, 23, 24, 28.

ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

П Р И К А З

10.09.2003

№ 132

⎡О научно-исследовательской⎤

работе на летний период

В соответствии с планом научно-исследовательских работ естест-

венно-географического факультета на 2002/2003 учебный год, в период

летних каникул необходимо направить научную экспедицию для изуче-

ния флоры и фауны в район озера Байкал.

31

П Р И К А З Ы В А Ю:

1. Заведующего кафедрой ихтиологии, кандидата естественных на-

ук, доцента Суворова В.А. назначить руководителем экспедиции.

2. Руководителю экспедиции Суворову В.А. представить разверну-

тый план работы экспедиции на заседание ученого совета до 18.05.2003.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на секретаря уче-

ного совета В.Ф. Коваля

Ректор университета Подпись П.В. Голиков

С приказом ознакомлена:

Зав. кафедрой ихтиологии Подпись В.А. Суворов

12.04.2003