7.2. Протокол

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов

и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференция и т.д. Он

необходим для предания юридической силы решениям, принятым на кол-

легиальном мероприятии.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную

информацию.

Постоянная информация представляется устойчивой терминологи-

ей – «Председатель», «Президиум» (если он избирается), «Секретарь»,

«Присутствовали», «Приглашенные». Эти слова пишутся с большой бук-

вы от начала левого поля.

К переменной информации относятся Ф.И.О. председателя, секре-

таря, членов президиума, присутствующих и приглашенных. Фамилии

34

коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запя-

тую, в строчку, через один интервал. Если число собравшихся членов

больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках

– регистрационный лист прилагается. Например: Присутствовали: 156

чел. (Регистрационный лист прилагается). При этом в регистрационном

листе делается ссылка на вид документа, № и дату. Например:

Регистрационный лист

к протоколу общего собрания акционеров № 12 от 15.09.2003

Если приглашенные лица представляют стороннюю организацию,

то к их фамилиям добавляют наименование должности и организации.

Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выраже-

ние «ПОВЕСТКА ДНЯ» пишется от начала левого поля или по центру

при продольном способе оформления протокола. С красной строки начи-

нают запись пунктов повестки дня, которые нумеруются арабскими циф-

рами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не реко-

мендуется формулировка «Разное»: каждый вопрос должен быть конкре-

тизирован.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫ-

СТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), причем для каждого вопроса

отдельно. Слова «слушали, выступили, постановили или решили» пишут

прописными буквами, от начала левого поля, без знаков препинания (от-

крытая пунктуация).

Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят порядковый номер вопроса по-

вестки дня. Например:

1. СЛУШАЛИ

ВЫСТУПИЛИ

ПОСТАНОВИЛИ

Такая схема протоколирования означает, что слушали, выступали и

принимали решения по первому вопросу.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в име-

нительном падеже. Далее ставят тире и с большой буквы излагают крат-

кое содержание доклада или сообщения. Если текст доклада представлен

докладчиком, то вместо краткого сообщения делается пометка «Доклад

прилагается». Наименование должности и место работы не указывают,

если докладчик заявлен и поименован в повестке дня. Например:

1. СЛУШАЛИ

В.А. Пастухов – доклад прилагается.

Наименование должности и место работы не пишут, т.к. они указа-

ны в первом пункте повестки дня.

35

Выступления, вопросы и ответы, прения фиксируют в разделе

«ВЫСТУПИЛИ».

С красной строки пишут инициалы и фамилию выступающих (в

именительном падеже) с указанием должности, после тире с большой

буквы излагается краткое содержание выступления. Повествование мож-

но вести либо от первого лица («Я предлагаю…»), либо от третьего лица

(«Фролов сказал, что…»), а также безотносительно к лицу говорящего

(«Учет, регистрация и хранение документов в канцелярии поставлены

хорошо …») или в безличной форме («Степановым было представле-

но…»).

Если выступающим представлен текст выступления, то после тире

делается пометка «Текст выступления прилагается».

При протоколировании вопросов слова «вопрос» и «ответ» не пи-

шутся. Записывают инициалы и фамилию выступающего (при необходи-

мости указывают место работы и должность), затем ставят тире, далее

пишут вопрос и далее таким же образом оформляется ответ.

Например:

А.А. Смирнов, начальник цеха № 4, – В какие сроки предполагается за-

вершить реорганизацию цеха?

П.В. Воронин, зам. директора по производству, – Не позднее 20 декабря

этого года.

Завершающей частью протокола является постановление (реше-

ние).

Постановляющую часть строят по схеме: действие – исполнение –

срок. Исполнителем может быть организация в целом, структурное под-

разделение или конкретное должностное лицо. Если постановление со-

держит пункты, то они нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт

начинают с красной строки.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-

либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и

номер документа, а сам документ должен прилагаться к протоколу.

При выборах в протоколе указывают результаты голосования: «За»

–140 чел. «Против» – 4 чел. «Воздержались» – 2 чел.

Если к протоколу прилагают стенограмму, то об этом делают за-

пись после первой части протокола (перед повесткой дня): Заседание

ученого совета стенографируется. Стенограмма прилагается.

Протокол подписывают председатель и секретарь, который должен

ознакомить каждого выступающего с текстом протокола. Протокол со-

брания, для ведения которого избирают президиум, подписывают предсе-

датель, секретарь и все члены президиума.

36

Формуляр-образец ПРОТОКОЛА состоит из реквизитов: 08, 10,

11,12, 14, 18, 20, 21, 22.

Акционерное объединение «Луч»

П Р О Т О К О Л

21.12.2003 № 12

г. Омск

Собрания трудового коллектива

Председатель И.О. Фамилия

Секретарь И.О. Фамилия

Присутствовали: И.О. Фамилии членов коллегиального органа.

Приглашенные: И.О. Фамилии членов коллегиального органа.

Собрание стенографируется. Стенограмма прилагается.

ПОВЕСТКА ДНЯ

1. Об итогах работы в 2003 году. Доклад генерального директора

объединения М.И. Серова.

2. О программе реорганизации дочерних предприятий в 2004 г.

1. СЛУШАЛИ

И.О. Фамилия – Запись доклада (или: Текст доклада прилагается)

ВЫСТУПИЛИ

И.О. Фамилия – Запись выступления (или: Текст выступления прила-

гается).

ПОСТАНОВИЛИ

2. СЛУШАЛИ

Производят протоколирование по схеме первого.

Председатель Подпись И.О. Фамилия

Секретарь Подпись И.О. Фамилия