3. Можливості табличного процесора ms Excel.

Ми вже розглянули елементи ЕТ на прикладі MS Еxcel. А тепер давайте детальніше поговоримо про можливості сучасної версії даної програми Excel 97. Звичайно вона має всі можливості про які ми говорили вище. Крім оброблення та аналізу табличних даних Excel 97 здатний:

• надавати користувачеві контекстуально-залежну допомогу;

• сортувати табличні дані за алфавітом, зростанням (спаданням), датами, місяцями тощо;

• проводити обмін даними з іншими програмами та додатками за технологією OLE (Object Linking Embedding – об’єктно-орієнтований зв’язок і вбудовування);

• формувати не лише зведені таблиці, звіти, як зазначалось раніше, а навіть карти з географічною прив’язкою даних;

• створювати макроси, тобто макрокоманди, які використовуються для автоматизації розв’язання процедур і задач, що часто повторюються;

• виконувати інші функції.

MS Excel 97 відрізняється підвищеною комфортністю та значно розширеними можливостями створення реляційних баз даних, зведених звітів зі складною структурою й організацією зв’язку з різними додатками MS Office і всесвітньою інформаційною мережею Internet.

Excel взаємодіє з такими програмами-додатками, що підтримують технологію OLE.

WordArt – програма формування текстових спеціальних ефектів;

Equation – програма математичних формул і рівнянь;

Outlook – програма керування документами (планувальник);

Power Point – потужна графічна програма-редактор і багатьма іншими.

Як додатки до Excel можуть використовуватись: сучасні текстові редактори, табличні процесори та СУБД.

В основу функціонування Excel, як і решти елементів програмного середовища MS Office, покладено принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get, тобто “що вибачите, те й одержуєте “).

До складу Excel 97 входить кілька десятків керуючих програм. Для його розміщення необхідний обсяг не менше 10 – 20 Мбайт пам’яті (залежно від комплектації).

Ще хотілось би поговорити про один принцип роботи Excel, який характерний і для інших програм, які працюють під ОС Windows.

Це – спосіб поєднання документів, створених у різних програмах. На лабораторній роботі ми вже частково використовували цей засіб. Пригадайте лабораторну з діаграмою. А зараз запишемо його технологію детальніше. Принципи вбудовування і пов’язування об’єктів (технологія OLE). Запишемо, що таке пов’язаний і вбудований об’єкти.

Пов’язаний об’єкт – це дані, створені в одному файлі і вставлені в інший файл з підтримкою зв’язку між файлами. Пов’язаний об’єкт буде автоматично обновлятись при відновленні вихідного файла. Не є частиною файла, у який він вставлений.

Вбудований об’єкт – дані (об’єкт), вставлені у файл. Будучи вбудованим, об’єкт стає частиною файла. При подвійному клацанні мишкою, вбудований об’єкт відкривається за допомогою програми, у якій був створений. Всі зміни внесені у вбудований об’єкт, відображаються у файлі, що його містить.

Переваги і недоліки:

При вбудовуванні об’єктів розмір вихідного документа збільшується на величину цих об’єктів і може досягти надмірних розмірів. Але немає необхідності підтримувати і обслуговувати зв’язки між документами. І такий вид зв’язку використовується, якщо документ готується для передачі в електронному вигляді у зовнішні структури.

При використанні зв’язування об’єктів розмір результуючого комплексного документа практично не збільшується. Але необхідно спеціально контролювати цілість зв’язків між об’єктами і виконувати операції обслуговування цих зв’язків (поповнення, оновлення і відновлення, встановлення). І даний метод використовується, якщо документ готується для друку на принтері або перегляду на екрані в межах локальної мережі підприємства.

Порядок створення пов’язаного об’єкта на основі існуючого листа або діаграми MS Excel.

1. Відкрити документ Word і книгу MS Excel, що містить дані, необхідні для створення пов’язаного об’єкта.

2. Перейти у вікно MS Excel і виділити весь лист, діапазон комірок або потрібну діаграму.

3. Вибрати команду Правка – Копировать.

4. Перейти у документ Word і вибрати місце вставки пов’язаного об’єкта.

5. Вибрати команду Правка – Специальная вставка.

У діалоговому вікні:

6. Вибрати команду Вставить связь.

7. Із списку Как вибрати потрібний параметр (якщо це зробити важко, то виділити його і прочитати опис у рамці Результат).

8. Вставити прапорець “В виде значка” для відображення пов’язаного об’єкта у вигляді значка.

9. Зняти прапорець “Поверх текста” для попередження відображення пов’язаного об’єкта у вигляді графічного об’єкта, який можна позиціонувати (розміщувати) перед текстом, за ним або іншими об’єктами.

Порядок створення вбудованого об’єкта:

Пункти 1 – 5 такі ж, тільки у пункті 1 відповідно вбудованого об’єкта.

6. Вибрати команду Вставить.

7. Із списку Как вибрати лист MS Excel об’єкт або Диаграма MS Excel об’єкт.

8, 9 такі ж.

Порядок створення нового вбудованого листа або діаграми MS Excel:

1. У документі Word вибрати місце вставки нового впровадженого об’єкта: листа або діаграми.

2. Вибрати команду Вставка – Объект, а в листі – вкладку Создание.

3. У списку Тип объекта вибрати Лист MS Excel, Диаграмма MS Excel або Диаграмма MS Graph.

4, 5 такі ж як 8, 9.

6. Натиснути кнопку OK.

7. Створити лист або діаграму.