4. Призначення, загальна характеристика та об’єкти системи управління базами даних Ms Access.

Досить часто потрібно обробляти дані з різних джерел, різноманітного змісту, різнoro обсягу, пов’язаних з певним видом діяльності. Для координації вcix цих даних необхідні певні знання i організаційні навички. Microsoft Access надає засоби для обробки таких даних. Він об’єднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних. По cyтi, Mіcrоsoft Access являє собою синтез реляційної СУБД, засобу швидкої розробки програм i потужного SQL-ceрвepa. Реалізація реляційного принципу означає, що база даних MDB (в одному файлі) містить не тільки дані – таблиці, але i засоби їхньої обробки – форми, запити i звіти.

В базі даних відомості з кожного джерела зберігаються в окремій таблиці. Дані в таблиці подані у вигляді перетинів стовпчиків i рядків. Стовпчики називаються полями, а рядки – записами. Кожне поле характеризує певну властивість об’єкта з безлічі, одну і ту ж для різних об’єктів, а запис – об’єкт в цілому, як набір властивостей. Відмінність від таблиць Word або Excel полягає в тому, що при будь-яких операціях сортування, накладання фільтру, вибipки дані різних записів однієї таблиці не переміщуються. При роботі з даними з декількох таблиць встановлюються зв’язки між таблицями.

Для пошуку i відбору даних, що відповідають певним умовам, створюється запит. Запити дозволяють також поновити або видалити водночас декілька записів, виконати вбудовані або спеціальні обчислення.

Для перегляду, введення або зміни даних прямо в таблиці застосовуються форми. Форма дозволяє відібрати дані з однієї або декількох таблиць i вивести їx на екран, використовуючи стандартний або створений користувачем макет.

Для аналізу даних, або друку їх певним чином використовується звіт. Наприклад, можна створити і надрукувати звіт що групує дані i підсумки, або звіт, що обчислить для друку поштові наклейки.

Графічний інтерфейс, структура вікна, меню, панелі інструментів Ms Access.

В Ms Access, перш ніж створювати таблиці, форми й інші об’єкти, необхідно:

• задати структуру бази даних. Продумана структура бази даних є основою для створення адекватної вимогам, ефективної бази даних.

• визначити мету створення бази даних, основні її функції і інформацію, яку вона повинна містити.

• визначити таблиці, які повинна містити база даних (при розробці таблиць їх спочатку можна розробити на папері, а потім – в Microsoft Access.

При проектуванні таблиць потрібно користуватися такими правилами:

• інформація в таблиці не повинна дублюватися. не повинно бути повторень і між таблицями (наприклад: адреси і телефони клієнтів повинні міститися в одній таблиці);

• кожна таблиця повинна містити інформацію тільки на одну тему (наприклад: адреси і замовлення клієнтів повинні міститися в різних таблицях для того, щоб при вилученні замовлення, інформація про клієнта залишалась в базі даних);

• визначення необхідних в таблиці полів (наприклад: в таблиці з даними про клієнта можуть міститися поля з назвою компанії, адресою, містом, країною і номером телефону);

• задання індивідуального значення ключовому полю (для того щоб програма змогла пов’язати дані з різних таблиць);

• визначення зв’язків між таблицями;

• поновлення структури бази даних (перед записом даних ще раз перевірити таблиці і усунути недоліки);

• додання даних і створення інших об’єктів бази даних (якщо структура таблиці відповідає поставленим вимогам, то можна починати вводити данні).

Структура вікна бази даних:

на лівій панелі цього вікна зосереджені елементи управління для виклику всіх семи типів об’єктів програми (таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы).

на правій панелі представлені списки типів які вже є в базі даних, а також елементи для створення нової таблиці.

Нова таблиця складається з таких елементів:

• рядок заголовку, в якому зазначено назву таблиці (з лівого боку, а з правого боку є кнопки згортання, розгортання і виходу з таблиці);

• рядок меню з такими командами:

Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Записи, Сервис, Окно, Справка.

• панелі інструментів;

• рядок заголовків стовпців (на ньому зазначаються назви стовпців таблиці)

• знизу таблиці знаходиться рядок кнопок переходу (за їх допомогою можна переміщатися по таблиці).

• рядок стану