Порядок виконання лабораторної роботи

1. Згідно з запропонованою викладачем індивідуальною предметною областю розробити проект бази даних. Далі усі лабораторні завдання розглянуто на прикладі бази даних STUD, що створена на потреби деканату вищого навчального закладу.

Увійдіть в Microsoft Access, клікнувши в Windows на іконці Microsoft Access. Після завантаження Access з'явиться вікно, за допомогою якого можна відкрити створену базу або створити нову. Для створення нової бази виберемо пункт "Нова база", і в діалоговому вікні, що з'явилося, визначимо ім'я створюваної бази як STUD і місце на диску, де вона буде зберігатися (диск, каталоги). Після натискання кнопки "ОК" на екрані з'явиться вікно бази данних, яке утримує інформацію про всі об'єкти створеної бази.

Відкриємо меню File, що містить основні команди керування базою даних, команди настроювань і список баз, що відкривались раніше. Для створення нової бази виберемо пункт "New Database", і в діалоговому вікні, що з'явилося, визначимо ім'я створюваної бази як STUD і місце, де вона буде зберігатися (диск, каталоги).

2. Створення таблиць у режимі конструктора

Д ля створення таблиці (рис.1) необхідно при активному вікні бази даних клікнути по корінцю "Таблиці", а потім по кнопці "Створити". Access відкриє діалогове вікно із запитом про метод створення таблиці, де виберемо пункт "Конструктор" і натиснемо "Ok".

Рисунок 1 – Вікно структури таблиці "Викладачі" в режимі конструктора

Відкриється вікно структури таблиці в режимі конструктора, що містить у верхній частині опис полів таблиці, а в нижній описи властивостей полів, обраних раніше

Поле "Тип даних" являє собою сховане меню, викликуване кліком миші на кнопці "►" на рядку, для якого вибираємо тип даних.

3. Установка властивостей полів таблиці "Викладачі"

Кожне поле таблиці в Access має певний набір властивостей. Access автоматично встановлює розмір поля. Розмір часто буває більше, ніж треба. Тому встановимо для полів створеної таблиці "Викладачі" властивості, що наведені у табл. 1.

Таблиця 1 – Властивості полів таблиці "Викладачі"

Ім'я поля	Розмір поля
Номер_П	Ціле
Ім'я	15
По батькові	25
Прізвище	15
Кафедра	15
Посада	10
Дом_адреса	30
Зарплата	Грошовий

4. Створення таблиць у режимі майстра таблиць

Вікно майстра, що з'явилося, містить список шаблонів таблиць (ліворуч), список полів, що входять у ці таблиці (середина вікна) і підсумковий список полів, які буде містити наша таблиця (праворуч). Для включення поля в нашу таблицю необхідно вибрати це поле в списку й клацнути на кнопці ">". Для переносу всіх полів використовується кнопка ">>". Виберемо шаблон таблиці "Студенти", у ньому виберемо й перенесемо поля: "Прізвище", "Ім'я", "По батькові", "Факультет", "Адреса", "Замітки". Натиснемо кнопку "Далі". У вікні, що з'явилося, із запитом нового імені для таблиці введемо "Студенти". Клацнемо по кнопці "Ок". Access спочатку шукає відповідності назв полів створеної таблиці до вже існуючич таблиць, щоб виділити поля, які варто використати як первинні ключі.

Рисунок 2 – Вікно майстра таблиць

Якщо він знаходить такі поля, то припускає, що між цими таблицями має існувати зв'язок типу "один-до-багатьох". Із цим варіантом можна погодитися або використати як ключ ініе поля, список яких з'явиться після вибору рядка "Самостійне визначення користувачем" і натискання кнопки "Далі".

З в'язок між таблицями ми встановимо пізніше. Натискаємо кнопку "Далі" і на запит про подальші дії вибираємо перший варіант: "Зміна структури таблиці". Інші варіанти призначені для введення даних у створену таблицю в табличному варіанті, або через майстер форм.

Рисунок 3 – Вікно структури таблиці "Викладачі" в режимі конструктора

Натиснемо кнопку "Готово" для завершення створення таблиці "Студенти". Відкриється вікно конструктора таблиць, у якому введемо додаткові поля, наведені в табл. 2 й уведемо нові розміри полів.

Таблиця 2 – Властивості полів таблиці "Студенти"

Ім'я поля	Розмір поля
Номер_С	Довге ціле
Прізвище	15
Ім'я	20
По батькові	25
Факультет	30
Група	10
Спеціальність	25
Рік_народж	Короткий формат дати
Адреса	30

Створіть самостійно таблицю "Результати" за структурою, що відображена на рис.4.

Рисунок 4 – Вікно структури таблиці Результати в режимі конструктора

5. Створення обмежень на значення для полів

Властивість "Умова на значення" може містити обмеження на значення, що може приймати поле. Так, при необхідності обмежити значення оцінки для результатів діапазоном 0–5 балів у цій властивості для полів "Оцінка_Т", "Оцінка_П", "Оцінка_Л" введемо:

Between 0 And 5

Складні вирази для умов можна також будувати за допомогою так званого "Будівника виразів", що викликається кнопкою, розташованої праворуч від опису поля "Умова призначення", або на панелі інструментів.

6. Створення первинних ключів для таблиць

Кожна таблиця в реляційній базі даних повинна мати первинний ключ. Для створення первинного ключа таблиці в Access клацніть по області маркування, розташованої ліворуч від імені поля у вікні таблиці в режимі конструктора. Якщо необхідно визначити кілька полів як первинний ключ, натисніть клавішу CTRL та, утримуючи її натиснутою, клікніть по області маркування необхідних полів.

Опишіть первинний ключ для створених таблиць по полю "Номер_С" у таблиці "Студенти".

7. Установлення зв'язків між таблицями

Установимо зв'язок між таблицями "Викладачі", "Студенти" та "Результати”.

Повернемося у вікно бази даних, клікнувши по ньому мишкою. Відкриємо вікно схеми даних, виконавши в меню "Сервіс" команду "Схема даних" або клацнувши по кнопці "Схема даних" на панелі інструментів.

У вікні, що з'явилося (якщо ми вперше визначили для даної таблиці таку зв'язку) виберемо обидві таблиці, клацаючи на них і на кнопці "Add". Натиснемо кнопку "Close".

Access відкриє вікно "Схема даних", що містить розділені списки полів для кожної таблиці. Для визначення зв'язку між полями "Номер_П" таблиць "Викладачі" та "Розклад" клацнемо мишкою на полі "Номер_П" таблиці "Викладачі"; не відпускаючи кнопки мишки, перетягнемо це поле на рядок "Номер_П" в описі таблиці "Розклад", після чого відпустимо кнопку.

Access відкриє вікно зв'язку. Установимо в ньому прапорець "Забезпечення цілісності даних", що перешкодить створенню запису результати з неіснуючим викладачем і не дозволить видаляти записи в таблиці "Викладачі", для яких залишилися підпорядковані дані в "Результатах".

Після вибору цього прапорця активізуються опції "Каскадне відновлення зв'язаних полів" та "Каскадне видалення зв'язаних записів". Вибір першої опції приведе до зміни значень підпорядкованих ключів у дочірніх таблицях при зміні первинного ключа у основній таблиці. При виборі другої опції Access видалить всі дочірні рядки при видаленні батьківського рядка. Установимо обидві ці опції. Також активізується перемикач "Один к..", що дозволяє задати тип зв'язку "один-до-одного" або "один-до-багатьох". Установимо тип "Багато" (рис.5).

Рисунок 5 – Схема даних

Кнопка "Об'єднання" дозволяє задати тип об'єднання таблиць. Типи об'єднання будуть розглянуті нижче. Після внесення необхідних установок натиснемо кнопку "Створити" для завершення процесу створення зв'язку.

Access проведе лінію між цими двома таблицями – лінію зв'язку. При установці опції "цілісність даних" на лінії з боку батьківської таблиці Access ставить "1", а з іншого боку – символ "нескінченність". Ці знаки вказують на зв'язок типу "один-до-багатьох".

Для редагування властивостей якого-небудь зв'язку необхідно зробити подвійний клік на лінії зв'язку, після чого з'явиться розглянуте вікно "Зв'язок". Після внесення необхідних змін натискається кнопка "Ок".

Для видалення зв'язка треба виділити його кліком мишки та натиснути клавішу клавіатури "Del".

Після закриття вікна "Схема даних" Access запросить нас про необхідність збереження внесених змін. Натиснемо кнопку "Yes". Опис зв'язків буде збережено.

8. Створення індексів

Access дозволяє створювати індекси двох типів: прості й складні.

Прості індекси зберігають інформацію тільки про одне поле, а складні – про групу полів, пов'язаних один з одним різними умовами.

Створимо простий індекс по полю "Номер_П" для таблиці "Викладачі". Відкриємо таблицю "Викладачі" у режимі конструктора, виберемо поле "Номер_П" і в рядку властивості "Індексоване поле" клацнемо мишкою на значку "►" у правому куті рядка. З'явиться список, що містить типи створюваних індексів.

Варіант "Так. Збіги не допускаються" створює індекс, що зберігає тільки унікальне значення даного поля.

Варіант "Так. Допускаються збіги" дозволяє присутність повторюваних значень для індексованого поля.

Варіант "Ні" автоматично встановлюється для первинного ключа таблиці.

Виберемо варіант "Так. Збіги не допускаються"

Для завдання складного індексу по полях "Прізвище", "Ім'я" й "По батькові" по таблиці "Студенти", не виходячи з режиму конструктора, зробимо активною таблицю "Студенти", клацнувши по ній мишкою. Потім виберемо в меню "Вид" команду "Індекс..". Вікно описів індексів, що відкрилося, містить первинний ключ для даної таблиці по полю "Номер_С".

Для побудови складного індексу поміщаємо курсор вниз на порожній рядок і вводимо в стовпці "Індекс" ім'я індексу "Складний для ПІБ". У стовпці "Ім'я поля" вибираємо зі спливаючого списку ім'я "Прізвище". Для додавання в цей індекс нового поля поміщаємо курсор на наступний рядок й у такий же спосіб указуємо ім'я потрібного поля. Уведемо таким чином поля "Ім'я" та "По батькові".

Для видалення існуючого індексу виділяється рядок опису індексу кліком миші та натискається клавіша "Del".

На використання індексів накладають деякі обмеження. Так, Access використовує індекс для пошуку даних, якщо в умову пошуку включається послідовність полів, починаючи з першого поля індексу. Друге обмеження полягає у тому, що тільки остання умова пошуку, у якій використовується індекс, може бути нерівністю. При наявності декількох нерівностей індекси не підключаються.

Збережемо створений проект бази даних, повернувшись у вікно бази даних і виконавши команду "Save" меню "File". У діалоговому вікні, що з'явилося, введемо ім'я проекту, що зберігається: "stud.mdb".

Зміст звіту

У звіті треба навести тему, мету лабораторної роботи, коротенький опис своєї предметної області, схему даних розробленої бази даних, структури усіх таблиць у режимі конструктора, висновки.

Контрольні запитання

1. Поясніть використання класифікацій при моделюванні предметної галузі.

2. Опишіть режими створення таблиць.

3. Як створити первинні ключі таблиць?

4. Як створити з’вязок між таблицями?

5. Як створити індекси?

6. Як створити схему даних?

ЛАБОРАТОРНА РОБОТА № 2

МОДИФІКАЦІЯ ПРОЕКТУ БАЗИ ДАНИХ

Тема: модифікація проекту бази даних.

Мета: придбати навички з модифікації проекту бази даних.

Зміни створеного проекту бази даних

Іноді в процесі експлуатації бази даних виникає необхідність внесення змін у проект. Від частини таблиць або полів у них можна відмовитися, якісь додати, а іноді треба внести зміни у властивості даних: тип, довжину, подання, маски введення. Так, може виявитися потреба у застосування індексів або старт-тегів.

Індекси застосовуються для прискорення виконання запитів, операцій сортування і групування з великою кількістю даних. Індекси можуть також використовуватися для запобігання введенню значень, що повторюються.

Смарт-теги – це компоненти, що розпізнають тип даних в полі і дозволяють виконувати дії, визначувані цим типом. Наприклад, в полі для адреси електронної пошти смарт-тег можна використовувати для створення нового повідомлення або додавання адреси електронної пошти в список контактів.

У середовищі Access 2007 для даних в полях з типом "Текстовий", "Поле МЕМО" і "Гіперпосилання" використовується Юнікод. Оскільки в Юнікоді для кодування одного знака необхідно 2 байти замість одного, для зберігання даних потрібно більше місця. Щоб компенсувати цю ваду і забезпечити оптимальну продуктивність, Access за умовчанням задає для цієї властивості значення Так для полів з типом даних "Текстовий", "Поле МЕМО" і "Гіперпосилання".

Access підтримує можливість перетворення будь-яких своїх типів даних, за винятком OLE-об'єктів. Їх не можна перетворити ні в який тип через специфічність збереженої в цьому полі інформації. Access надає широке коло можливостей по зміні створеного проекту бази даних.

У табл. 3 наведено властивості текстового поля, що існують у MS Access 2007, а також результати їх завдання або зміни.

Таблиця 3 – Властивості текстового поля і їх опис

Властивість	Використання
Розмір поля (Field Size)	Керує розміром текстових полів. Допустимі значення: від 0 до 255. Якщо дану властивість не задано, поле може приймати до 256 знаків
Формат (Format)	Вводяться знаки форматування для завдання формату відображення. Задані тут формати використовуватимуться в таблицях, формах і звітах
Маска введення (Input Mask)	Маска введення задається, коли вимагається контролювати введення даних в поля
Підпис (Caption)	Задає ім'я поля. Властивість приймає до 2048 знаків. Якщо заголовок не заданий, використовується ім'я поля за умовчанням
Значення за умовчанням (Default Value)	Задає значення, яке автоматично з'являється в полі при створенні нового запису. Максимальна довжина поля: 255 знаків.
Умова на значення (Validation Rule)	Задає вимоги до даних, що вводяться, для всього запису, окремого поля або елементу керування. Можна використовувати властивість щоб задати повідомлення про помилку, яке відображатиметься у разі введення даних, що не відповідають правилу. Максимальна довжина поля: 2048 знаків
Повідомлення про помилку (Validation Text)	Задає текст повідомлення про помилку, що виводиться при порушенні користувачем правила перевірки. Максимальна довжина поля: 255 знаків
Обов'язкове поле (Required)	Необхідно вводити значення в це поле або в будь який елемент кервання, пов'язаний з полем, при цьому значення Null не допускаються
Порожні рядки (Allow Zero Length)	Можна вводити в поле порожні рядки. Порожні рядки не містять знаків і використовуються для вказівки, що для даного поля не існує значень. Для введення порожнього рядка потрібно ввести два символи прямих лапок без пропуску ("")

Продовження табл. 3

Індексоване поле (Indexed)	Можливі значення: Ні – вимикає індексацію (значення за умовчанням) Так (Допускаються збіги) – індексує поле і дозволяє значення, що повторюються. Наприклад, можливе повторення імен і прізвищ. Так (Збіги не допускаються) – індексує поле і забороняє значення, що повторюються
Стиснення Юнікод (Unicode Compression)	Якщо задано значення Так, всі знаки, перший байт яких дорівнює 0, стискатимуться при зберіганні і відновлюватимуться при витяганні
Режим IME (IME Mode)	Засіб для використання Access з файлами, створеними в японській або корейській версіях Access. Значення за умовчанням: Немає контролю
Режим пропозицій IME (IME Sentence Mode)	Задає тип даних, які можуть бути введені з використанням редактора способу введення
Смарт	Задає один або декілька смарт-тегів для поля і будь-яких елементів керування, приєднаних до цього поля

Для спрощення уведення форматованого тексту може застосовуватися маска введення значень полів. Використання масок введення придатне до полів з типом даних "Текстовий", "Числовий" (окрім "Код реплікації"), "Грошовий" і "Дата/час". Можна також застосовувати маски введення до елементів керування формами, наприклад до полів, які приєднані до полів таблиці з одним з цих типів даних. Можна визначити маску введення, а потім застосувати до тих же даних особливий формат відображення. Скажімо, можна задати маску введення, яка допускає введення дат тільки в європейському форматі, наприклад РРРР.ММ.ДД, а потім застосувати формат відображення, який переставляє місцями рік, місяць і день. Наприклад, середній формат дати відображає дату у вигляді ДД-МММ-РРРР (24-лип-2008) незалежно від маски введення, що використовувалася. Маски введення і формати відображення можуть вступати в суперечність один з одним.