Контрольні запитання

1. Що мається на увазі під модифікацією таблиць бази данных?

2. Як змінити первинний ключ таблиці?

3. У чому полягає каскадне оновлення та видалення зв’язаних полів?

4. Що мають на увазі під модифікацією властивостей даних?

5. Як створити маску введення значень?

6. У чому полягає операція розщеплення таблиці?

Лабораторна робота № 3 експорт, імпорт і приєднання даних

Тема: експорт, імпорт і приєднання даних в MS Access.

Мета: одержати навички доступу з Access до даних інших додатків − до обробки даних.

Доступ з Access до даних інших додатків

Access надає широкі можливості користувачам для перенесення вже існуючих баз даних у середовище MS Access. Наприклад, якщо ви вели обробку інформації в MS Excel, експлуатували бази в середовищах dBase, Paradox або FoxPro, або просто зберігали свої дані в текстових файлах і вирішили скористатися можливостями MS Access, вам не важко буде перенести свої дані в це середовище.

З таким же успіхом ви можете експортувати свої дані з таблиць Access у більшість існуючих середовищ обробки даних. Більше того, в Access закладений апарат підтримки міграції даних у ще не існуючі середовища, з використанням механізму ODBC. Таким чином, з появою нової, з більш широким спектром можливостей СКБД, ви не будете прив'язані до Access необхідністю заново вводити дані під новий формат бази.

Якщо ця база буде містити драйвер ODBC, ви просто експортуєте свої дані в інше середовище. Зараз багато виробників ПО для зберігання й обробки даних впроваджують у свої додатки підтримку ODBC, і ваш Access – додаток уже зараз може обмінюватися інформацією як з такими СКБД як Oracle, SQL-Base, Sybase, Paradox, DB2 і т.д.

Access підтримує дві можливості використання даних інших баз – імпорт та приєднання.

Імпорт має на увазі повну конвертацію існуючої таблиці з іншого середовища у формат MS Access. Всі модифікації імпортованої таблиці автоматично не переносяться в імпортовану вами таблицю. Таким чином, імпортувати дані має сенс у тих випадках, якщо ви :

- повністю переходите на роботу з Access і переносите всі свої дані в це середовище, не звертаючись до старого додатка;

- використовуєте інформацію, рідко модифіковану користувачем: словники, довідники й т.д.;

- домагаєтеся максимальної продуктивності по обробці даних у змішаних середовищах (спільного використання даних одночасно декількома середовищами баз даних), тому що Access швидше працює зі своїми форматами у своєму середовищі.

MS Access підтримує імпорт/експорт даних з електронними таблицями Lotus 1-2-3 й MS Access. Можна імпортувати як таблиці цілком, так й їхні окремі фрагменти.

При імпорті електронних таблиць можна або дописати дані у вже існуючу таблицю, або сформувати нову. У першому випадку необхідно або сформувати імена стовпців електроної таблиці, ідентичні іменам полів таблиці Access, або розташувати стовпці електроної таблиці в тій же послідовності, що й поля таблиці бази даних, у яку імпортуються дані.

Якщо ми будемо створювати на імпортованих даних нову таблицю, то бажано ввести імена стовпців у перший рядок імпортованої електронної таблиці, у противному разі Access призначить як поля послідовні числа, починаючи з 1 (їх потім можна буде змінити, відкривши таблицю в режимі конструктора).

Тип даних для полів нової таблиці Access визначає на основі значень першого імпортованого рядка даних. Так, символьні дані переносяться в текстові поля довжиною 255 символів, числові – в "Числовий" з розміром 8 байт й "із плаваючою крапкою", числові дані в грошовому форматі – у тип "Грошовий" ("Currency"), значення дати й часу – у тип "Дата/Час"("Date/Time").

Деякі типи можуть бути неправильно інтерпретовані Access, тому має сенс вставити в початок електронної таблиці "фіктивний" рядок, що однозначно ідентифікує тип даних, якому необхідно встановити для поля таблиці бази даних. Після закінчення імпорту цей рядок, як і рядок з назвами полів, можна буде видалити.

Приєднання позначає обробку середовищем Access даних інших додатків у їхньому форматі. Дані при цьому можуть перебувати як на вашому комп'ютері, так й у мережі. При кожнім звертанні до таким даних Access переводить їх у свій формат, обробляє, а результати обробки знову конвертує в чужий формат і записує на місце.

При цьому ефективність обробки даних різко падає, особливо якщо ці дані перебувають у мережі й використаються декількома користувачами. Але, з іншого боку, у приєднання теж є свої достоїнства:

- можна підтримувати масиви даних розмірами більшими за максимально припустиму Access межу в 1Гб;

- дані цього файлу часто змінюються користувачем;

- не можлива відмова від іншої СКБД для модифікації даних.

Під час пеpеносу даних з іншого середовища, MS Access копіює тільки дані таблиць, не включаючи інформацію про індекси, ключі й зв'язки між таблицями, тому після перенесення даних доводиться ще доописувати проект.