Порядок виконання лабораторної роботи

1. Імпорт даних

У попередніх лабораторних роботах ми вже створили проект бази даних STUD, тому нам залишається тільки заповнити створені таблиці даними.

1.1. Імпорт таблиць баз даних

Імпортуємо дані таблиці Access "Викладачі" з бази STUD_1.mdb, що містить інформацію про викладачів, в однойменну таблицю Access.

Відкриємо базу даних STUD й активізуємо вікно бази даних. Для активізації вікна імпорту в меню “Файл” виберемо

“Зовнішні дані ”>“Імпорт”

або клацнемо по кнопці “імпорт ” на панелі інструментів. ACCESS виведе діалогове вікно “Імпорт”. Знайдемо файл STUD_1.mdb бази й клацнемо по кнопці “Імпорт”. У наступному вікні “Імпорт об'єктів ” виберемо для імпорту об'єкт і клацнемо по кнопці “OK”

Якщо імпорт виконаний успішно, то, повернувшись у вікно бази даних, ми побачимо опис нової таблиці "Викладачі1".

Для перенесення даних в існуючу таблицю "Викладачі" активізуємо кліком миші таблицю "Викладачі1" (опис таблиці виведеться на синім тлі), виконаємо команду “Копіювати”("Copy") меню “Виправлення” ("Edit") для переносу вмісту таблиці в буфер, а потім команду “Вставити” ("Paste") у тому ж меню.

З'явиться вікно “Вставка таблиці” ("Paste Table As"), де в поле “Ім'я таблиці” ("Table Name") уведемо ім'я "Викладачі", і в поле вибору “Параметри вставки” ("Paste Options") оберемо “Додавання даних у таблицю” ("Append Data to Existing Table"), що додає дані в існуючу таблицю. Попередні пункти дозволяють копіювати тільки структуру таблиці, або структуру з даними.

Тепер таблиця "Викладачі" містить дані, імпортовані з іншої бази Access. Видалимо таблицю "Викладачі1" кожним з розглянутих раніше способів. Подібним чином виробляється імпорт даних з баз даних FoxPro, dBase, Paradox й Btrieve. ".

1.2. Імпорт даних з електронної таблиці Excel

Виконаємо імпорт даних у таблицю БД "Студенти" з електронної таблиці Excel "Student".

Перебуваючи у вікні бази даних STUD, виконаємо команду "Зовнішні дані" "Імпорт" у меню "Файл".

Вікно "Імпорт", що відкрилося містить список додатків, підтримуваних Access для імпорту. Виберемо рядок "Excel" і клацнемо по кнопці "Ок". Access відкриє діалогове вікно "Вибір файлу". Виберемо файл "Student.xls" і натиснемо кнопку "Імпорт".

У вікні "Параметри імпорту", що відкрилися, скинемо прапорець "Firs row contains field names", що дозволяє використати перший рядок електронних таблиць як імена полів таблиці БД (тому що таблиця "Студенти" уже містить опис полів).

Виберемо перемикач "Append to existing table" для додавання даних у вже існуючу таблицю і виберемо в списку праворуч від перемикача ім'я таблиці – "Студенти".

Якщо необхідно імпортувати не усю електронну таблицю, а тільки її частину, то в цьому ж вікні можна встановити діапазон імпортованих осередків: у поле "Range" уводиться діапазон (наприклад "A1:D15" або "A1..D15").

Для запуску процедури імпорту натиснемо кнопку "Ок".

Після закінчення імпорту у вікні, що з'явилося, з інформацією про помічені помилки (або їхню відсутність) натиснемо кнопку "Ок". Access поверне нас у вікно "Вибір файлу" для вибору наступної електронної таблиці для імпорту. Виберемо кнопку "Закрити".

У вікні "Помилки імпорту" можна переглянути всі поля, які Access не зміг коректно перетворити. Після аналізу помилок їх можна виправити, або вручну перебивши пропущені значення, або змінивши опис полів у режимі конструктора таблиць. Після виправлення помилок (якщо такі Access виявить) відкриємо таблицю "Студенти" і перевіримо правильність перенесення даних.

1.3. Імпорт текстових файлів

У таблиці Access можна переносити дані й з текстових файлів. Поля в таких файлах можуть бути розділені декількома способами, але більшість із них можна перетворити у формат таблиць Access, не вносячи змін у сам текстовий файл.

Використання ж опису специфікації файлів (спроба зберігання в них полів) дозволяє Access коректно інтерпретувати майже будь-які типи подання даних у текстовому форматі.

Access може імпортувати текстові файли, у яких поля розташовуються у фіксованих позиціях усередині кожного запису файлу (так званий форматований текст). Необхідно лише вказати положення кожного поля усередині рядка і його довжину.

Імпортуємо дані про результати з текстового файлу з полями фіксованої ширини в таблицю "Результати".

Перебуваючи у вікні бази даних STUD, виконаємо команду "Зовнішні дані".> "Імпорт" у меню "Файл", а у діалоговому вікні списку форматів виберемо "Текст фіксованої довжини". Клацнемо по кнопці "Ок".

Виберемо текстовий файл у вікні, що з'явилося, клацнемо по кнопці "Імпорт". Access виведе діалогове вікно "Імпорт тексту". Зі списку "Виберіть формат, що описує поля щонайкраще" виберіть один з пунктів, що вам підходить:

- з роздільниками – поля розділяються комами або табуляцією;

- фіксована ширина полів – інтервали заповнені пробілами;

Натиснемо “Далі”. З'являється вікно вибору міця імпорту: в існуючу таблицю чи в нову таблицю.

Якщо ми імпортуємо дані в нову таблицю, виберемо '”Додатково” і визначимо:

- ім'я поля (Field Name);

- типі даних (Datatype).

Натиснемо “Готово. У пункті “Імпортувати в таблицю” указати ім'я таблиці.

Після цього Access відкриє діалогове вікно з повідомленням про результати виконання імпорту. При виникненні помилки перевіримо встановлені значення в настроюваннях, а якщо імпорт пройшов успішно - виберемо "Ок".

Також Access дозволяє імпортувати текстові файли з роздільниками, у яких поля відокремлюються друг від друга символами комі, табуляції або пробілу.

Для імпорту або експорту необхідно лише вказати Access, який з даних символів розділяє поля даних, і який символ є обмежником тексту (якщо даний текст містить символи коми або пробілу). Обмежниками тексту звичайно є лапки або апостроф, причому можна використати для будь-якого файлу тільки один тип обмежників.

Імпортуємо з текстового файлу stud.txt дані для таблиці "Студенти".

Вийшовши у вікно БД і клацнувши по корінці "Таблиці", ми можемо побачити створену таблицю "Студенти", що містить інформацію про студентів 1 курсу.

Після виконання імпорту з будь-яких форматів може знадобитися деяка модифікація опису таблиць БД. Так, під текстові поля Access виділяють поля максимально підтримуваної довгі 255 байт, що не завжди є необхідним. У конструкторі таблиць цю довжину можна зменшити до необхідної. Те ж саме ставиться й до полів типу "Числовий" – е завжди є необхідність у виділюваних 8 розрядах.

2. Експорт даних

Дії по експорті об'єктів баз даних Access дуже схожий на дії по імпорті. Розглянемо загальний алгоритм при виконанні процедури експорту:

1. Відкривається необхідна база й викликається вікно бази даних.

2. Виконується команда "Експорт" меню "Файл".

3. У списку форматів вибирається , необхідний і натискається "Ок".

4. У діалоговому вікні, що відкрився, "Вибір об'єкта MS Access" вибираємо тип об'єкта, а потім і сам об'єкт для експорту. Для таблиць можна експортувати тільки структуру (визначення таблиць) або структуру й дані. Об'єктами експорту також можуть бути запити до БД. Після вибору об'єкта натискаємо кнопку "Ок".

5. У вікні, що відкрилося, вибираємо шлях файлу, у який будемо експортувати об'єкт (при експорті в іншу базу MS Access після цього з'явиться вікно для уведення імені об'єкта в базі даних – одержувачі).

Після натискання кнопки "Ок" почнеться процедура експорту, результат якої можна перевірити після її завершення.

Деякі додатки, у які можливий експорт даних MS Access, не підтримують 64-розрядні імена полів. При переносі ці імена будуть усікатися, що може привести до їхнього дублювання. Рекомендується або переконатися, що в конструкторі таблиць імена полів після урізування не будуть повторюватися; або ж копіювати таблицю, перейменувати поля в копії і експортувати цю копію в інший додаток.

Самостійно експортуйте таблицю "Студенти" у формат Excel, а "Викладачі" – у формат Paradox.

Експорт у текстовий файл повністю аналогічний імпорту: виробляється настроювання специфікації експорту (або з роздільниками, або з фіксованою довжиною поля), потім запускається процедура експорту.

Виконаєте експорт таблиці "Результати”. Потім відкрийте в редакторі "Write" (в Windows у групі "Аксесуари") отриманий файл і виведіть його на принтер як звіт по лабораторній роботі.

Access також містить майстра по злиттю з MS Word. Він дозволяє впровадити дані з бази Access у документи, створені в редакторі Word.

Відкриваємо необхідну базу, вибираємо таблицю або запит для злиття й клацаємо по кнопці "Злиття з MS Word" панелі інструментів. У діалоговому вікні вибираємо роботу з існуючим або створюваним документом. Вибираємо необхідний варіант, і натискаємо кнопку "Ок". Майстер запускає Word і встановлює зв'язок між документами. Далі впроваджені об'єкти можна обробляти засобами текстового редактора.

3. Приєднання зовнішніх даних

Приєднання даних з інших баз також є простою процедурою: кнопкою "Зв'язок" на панелі інструментів або за допомогою команди "Зовнішні дані" >> “Зв'язок” меню "Файл" викличемо вікно приєднання, у якому вибираємо тип джерела даних. Джерелами для приєднання можуть бути файли FoxPro, Paradox, dBase або таблиці з іншої бази Access.

Після вибору джерела й натискання кнопки "Ок" з'явитися вікно вибору файлу, у якому після необхідного вибору натискаємо кнопку "Зв'язок". Після цього для таблиць Paradox з'явиться повідомлення про результати приєднання, а для таблиць FoxPro й dBase Access зажадає ввести імена індексних файлів, після чого видасть те саме інформаційне вікно.

Після повернення у вікно бази даних ми побачимо новий рядок з описом приєднаної таблиці. Ліворуч від назви таблиці є знак "→", що вказує на те, що дана таблиця була приєднана.

Зміст звіту

У звіті треба навести тему, мету лабораторної роботи, коротенький опис своєї предметної області, таблиці бази, що заповнені даними та дані, що були експортовані та імпортовані з/до середовища Excel та Word, результати даних, що були приєднані з іншої бази Access, висновки.

Контрольні запитання

1. Основні способи використання даних, що зберігаються в інших форматах.

2. Достоїнства приєднання зовнішніх таблиць.

3. Достоїнства імпортування зовнішніх таблиць.

4. Основні відмінності між імпортованими і приєднаними таблицями.

ЛАБОРАТОРНА РОБОТА № 4

ЗАПИТИ-ВИБІРКИ ДАНИХ

Тема: запити вибірки даних в MS Access.

Мета: навчитися створювати запити-вибірки даних в Access за допомогою бланка QBE і майстра запитів.

Запити-вибірки

Запит є зверненням до даних для отримання інформації і виконання дій з даними. Запит можна використовувати для отримання відповіді на просте запитання, виконання розрахунків, об'єднання даних з різних таблиць або навіть додавання, зміни або видалення даних в таблиці. Запити, що використовують для отримання даних з таблиці або виконання розрахунків, називаються запитами на вибірку. Запити, що використовують для додавання, зміни або видалення даних, називаються запитами на зміну.

Іноді необхідно проглянути всі дані з таблиці, але в інших випадках потрібно проглянути тільки дані з певних полів або тільки дані, що задовольняють певні умови. Для перегляду даних з використанням умов існує запит на вибірку. При використанні таблиць для запису операцій або зберігання числових даних, що постійно зустрічаються, зручно мати нагоду проглянути статистичні показники для цих даних, наприклад сумарні або середні значення.

Access підтримує спеціальний тип підсумкових запитів, названий перехресним. Перехресний запит виводить обчислені значення як функцію від існуючих полів. Так, в Access можна вивести запит, що описує сумарний заробіток по посадах.

Необхідна вимога до створення перехресного запиту – наявність поля, заголовка рядка, поля – заголовка стовпця і одного поля значення, що обчислює дані. Поля, що є заголовками рядка стовпців, повинні мати в рядку "Групова операція" установку "Групування". Для поля значення необхідно вибрати в "Груповій операції" яку-небудь групову функцію, або вираз, що містить групову операцію, приклади яких наведено у табл.6.

Таблиця 6 – Групові операції в MS Access

Назва групової операції	Сутність групової операції
Sum	Обчислює суму всіх значень заданого поля в кожній групі. Тільки для числових і грошових полів
Avg	Обчислює середнє арифметичне всіх значень даного поля в кожній групі. Тільки для числових і грошових полів
Min	Повертає найменше значення, знайдене в цьому полі усередині кожної групи. Для числових полів повертається найменше значення. Для текстових полів − найменше із символьних значень незалежно від регістра
Max	Повертає найбільше значення, знайдене в цьому полі усередині кожної групи. Для числових полів повертається найбільше значення. Для текстових полів − найбільше із символьних значень незалежно від регістра
First	Повертає перше значення цього поля в групі
Last	Повертає останнє значення цього поля в групі
Count	Повертає число записів, у яких значення даного поля відмінні від Null
Stdev	Підраховує статистичне стандартне відхилення для всіх значень даного поля в кожній групі. Тільки для числових і грошових полів. Якщо в групі менш двох рядків, Access повертає значення Null
Disp	Підраховує статистичну дисперсію для всіх значень даного поля в кожній групі. Тільки для числових і грошових полів. Якщо в групі менш двох рядків, Access повертає значення Null

У запиті можуть бути присутніми поля, що обчислюють значення над будь-якими полями таблиці. Access підтримує велику кількість функцій й операторів, застосовуваних при генерації полів, що обчислюються.

Зустрічаються завдання, у яких параметри запитів заздалегідь невідомі, або є необхідність у їхній зміні. Для цього в Access передбачено можливість уведення параметрів запитів безпосередньо перед їхнім виконанням.

Ще одним типом спеціальних запитів є зовнішнє об'єднання, що застосовується в багатотабличних запитах. При використанні запитів даного типу підсумковий набір записів формується не тільки за умови збігу зв'язаних полів базових таблиць, але й із записів однієї таблиці, що не має відповідності в іншій.

Для створення зовнішнього об'єднання таблиць необхідно змінити параметри об'єднання (рис.6.).

Рисунок 6 – Вікно "Параметри об’єднання"

За замовчуванням у цьому вікні встановлений тип об'єднання "виведення тільки тих записів, для яких збігаються зв'язані поля". Інші типи об'єднання дозволяють виводити "всі записи головної таблиці й тільки ті записи дочірньої, для яких збігаються значення зв'язаних полів" й "всі записи дочірньої й тільки ті запису головної, для яких зв'язані поля збігаються".

Складні запити можуть бути створені за допомогою майстра. Майстри запитів в MS Access можуть генерувати три типи запитів: перехресний запит, запит повторюваних записів; запит записів, що не мають підпорядкованих записів у дочірніх таблицях.

Майстри запитів значно полегшують роботу починаючих користувачів MS Access, хоча при певному досвіді перевага віддається генерації запитів через дизайнер або ж прямо через SQL-оператори. Режим SQL є найкращим, тому що він підтримує деякі можливості, не реалізовані майстром і конструктором запитів.