Одиничний розрахунок. Одиничний розрахунок здійснюється тільки за одним працівником, на відміну від розрахунку за всіма працівниками, зробленого в режимі “Розрахунок”.

Істотною відмінністю одиничного розрахунку є те, що для його повторного здійснення немає необхідності скасування попереднього розрахунку – воно проводиться автоматично. Це дає можливість вносити зміни після загального розрахунку за окремими працівниками з перерахуванням.

Для здійснення одиничного розрахунку необхідно в режимі “Робота з кадрами / Поточний місяць” встановити курсор у графу “Код” (незалежно від того, знаходиться він на половині нарахувань чи вирахувань) і натиснути клавішу F2. При цьому автоматично знищуються результати попередніх розрахунків і з’являться нові нарахування й вирахування.

Одиничний розрахунок здійснюється автоматично під час внесення будь-яких змін у картку після розрахунків.

Розрахунок на калькуляторі. У процесі роботи з особовим рахунком працівника поредбачена можливість викликати вміщений у програму калькулятор і проводити довільні обчислення, необхідні для ручного внесення сум нарахувань і вирахувань.

Для цього треба встановити курсор у графу “Код” (незалежно від того, знаходиться він на половині нарахувань або вирахувань) і натиснути клавіші Ctrl+PgDn. Табло калькулятора з’являється у верхній частині екрана. На ньому можна набрати будь-який арифметичний вираз, що складається з чисел, знаків “+”, “–“, “х”, “/”, “( )” (відкрита і закрита дужки). Можна також використовувати результат попереднього обчислення у вигляді змінної F. Дії проводяться в порядку, визначеному правилами арифметики.

Під час набору арифметичного виразу можна використовувати клавіші зі стрілками “”, “”, клавішами Ins (перемикач вставка / корекція), Del (видалення з позиції курсора), ◄ (видалення з позиції перед курсором). Клавіша Enter використовується для початку розрахунку.

Результат розрахунку відображається в правому верхньому кутку екрана. Для видалення набраного виразу потрібно натиснути Esc. У випадку помилкового введення результат обчислення дорівнює 0.

Завдання

1. Проведіть нарахування одноразової премії за участь у спортивних змаганнях у розмірі:

а) 200.00 грн.;

б) 50 % від окладу;

в) у розмірі окладу та персонального звання.

2. Проведіть операцію перерахування коштів в рахунок погашення кредиту в АППБ “Аваль”.

Контрольні питання

1. Яка структура особового рахунку працівника?

2. Які операції проводяться під час роботи з особовим рахунком?

3. У якому випадку проводиться одиничний розрахунок?

Лабораторна робота № 8

Тема. Організація ведення оперативної інформації. Розрахунок та друкування вихідних форм.

Мета: навчити проводити розрахунок заробітної плати, формувати розрахунково-платіжні та зведені відомості, виводити їх на екран та принтер, отримувати інформацію за запитом.

Закінчивши введення нарахувань і вирахувань поточного місяця, необхідно перед видачею вихідних форм і запитів зробити автоматичний розрахунок нарахувань і вирахувань у режимі “Розрахунок”.

Розрахунок – це операція, у ході якої в особові рахунки працівників розраховуються і записуються постійні нарахування й вирахування, зазначені в картках. Крім того, автоматично розраховуються податки, профспілкові внески, пенсійний відсоток і сума на руки.

Результати розрахунку записуються в базу нарахувань і вирахувань поточного місяця поряд із введеними в режимі “Введення” і нарахованими в режимі “Аванс / оклад”.

Після здійснення розрахунку, введення в режимі “Введення” “закривається”, тобто він неможливий без скасування результатів розрахунку. Це зроблено, щоб уникнути можливих помилок користувача – він може внести нарахування або вирахування, забувши зробити необхідне перерахування. Крім того, без скасування попереднього розрахунку неможливо зробити новий розрахунок, щоб уникнути повторного обчислення.

Скасування попереднього розрахунку проводиться в режимі “Розрахунок / Скасування попереднього розрахунку”. У разі скасування передбачена можливість певний відсоток від суми на руки занести на 510 вид “Виплачено раніше”. Це дає можливість зробити проміжну виплату за 510 видом з повним розрахунком. Для простого скасування треба зазначити, що сума на руки не заноситься у “Виплату за касою”!

Після розрахунку за всіма працівниками передбачена можливість внести зміни і зробити перерахування за окремими працівниками (одиничний розрахунок). При цьому немає необхідності скасовувати розрахунок за всіма працівниками.

Прості суми нарахувань і вирахувань. Якщо в картці в розділі постійних нарахувань і вирахувань зазначено ті, що мають 0 (пусте місце) у довіднику нарахувань-вирахувань, то під час розрахунку вони автоматично переносяться в особовий рахунок працівника із зазначеними в картці сумами без розрахунків, за винятком пропорційного перерахування у випадку наявності в картці дат їх дії.

Доплати і премії. Нарахування, що мають у довіднику нарахувань-вирахувань специфікації 2, 4 належать до першої групи таких нарахувань (вирахувань). Вводячи їх у довідник кадрів, необхідно зазначити або їх постійну суму на місяць, або який відсоток вони становлять від основних нарахувань. Доплати і премії перераховуються за всі згадані в поточному місяці періоди.

Під час розрахунку, якщо в картці у такого нарахування зазначена сума на місяць, в особовий рахунок заноситься ця сума, розрахована пропорційно дням, відпрацьованим за видами нарахувань, що мають у довіднику нарахувань і вирахувань специфікацію 1 (для видів зі специфікацією 4) і 1 та 3 (для специфікації 2). У випадку відповідної вказівки в настройках (“Довідники / Генерація”) розрахунок здійснюється аналогічно, але за годинами (тільки для алгоритму 4).

Якщо в картці у таких нарахувань постійна сума за місяць дорівнює нулю, то в особовий рахунок заноситься сума, розрахована як відсоток від суми нарахувань, що мають у довіднику нарахувань і вирахувань значення 1 і 3 (для специфікації 2) і 1 (для специфікації 4).

Такий порядок зручний для розрахунку нарахувань, подібних до надбавки до окладу, постійних премій, вислуги, звання й інших, які обчислюються у відсотках від основних нарахувань.

Якщо зазначити в картці одночасно суму і відсоток за такими видами, то розрахунок проводиться у відсотках від зазначеної суми, перерахованої за відпрацьовані дні.

Нарахування, що мають у довіднику нарахувань-вирахувань специфікації 7, 9, 10, належать до другої групи. Для них у картці записується тільки відсоток, а береться він від видів, позначених 1 у графах КТУ (для специфікації 7), 1 % (для 9) і 2 % (для 10). Для видів специфікацій 9 і 10 можна задати в картці мінімальне і максимальне значення і спосіб його приведення (за обліковими днями або за фактично відпрацьованими), якщо не зазначити цих значень (чи одного з них), то контроль не проводиться. За цими алгоритмами розраховуються види зі складною системою вибірки.

До третьої групи належать види з алгоритмом 5 і 6. Вони розраховуються так:

– 5 – у картці записується сума, що приходиться на 1 робочий день і під час розрахунку вона збільшується на відпрацьовані дні за головними видами (специфікація 1);

– 6 – у картці зазначається сума, що приходиться на 1 робочу годину (якщо вона дорівнює 0, то береться тарифна ставка і під час розрахунку вона збільшується на відпрацьовані години за головними видами (специфікація 1).

Система алгоритмів дає можливість вкладати розрахунки один в іншій. Наприклад, можна спершу за алгоритмом 4 розрахувати звання від окладу, а потім за алгоритмом 7 розрахувати вислугу років від окладу і звання. Треба лише пам’ятати, что розрахунок відбувається “за зростанням специфікації” – чим більший номер специфікації, тим пізніше проводяться розрахунки.

Друкування вихідних форм. Друкування вихідних форм проводиться в режимі “Вихідні форми”.

Базовий набір вихідних форм включає друкування:

– розрахункових листків і особових рахунків працівників;

– платіжних відомостей за першу і другу половину місяця, пустографних платіжних відомостей;

– довідкових даних, табелів; розрахункових відомостей;

– зведеної відомості за видами за організацією (відділом, об’єктом);

– зведеної відомості за видами та категоріями;

– зведеної відомості боржників;

– зведеної відомості за видом нарахування / вирахування;

– зведеної відомості за відділами;

– зведеної відомості за шифрами витрат (рахунками-субрахунками);

– реєстру перерахування в ощадбанк;

– платіжного доручення;

– реєстру погашення кредиту і позичок;

– відомостей перерахування в ощадбанк;

– відомостей і реєстрів перерахування аліментів;

– довідок про нарахування за місцем вимоги й у податкові інспекції про заробітки сумісників.

Перераховані форми можуть бути отримані як у цілому за організацією, так і за відділами (а розрахункові листки і за конкретними табельними номерами). Вибір потрібного режиму легко здійснюється за меню (рис. 12).

Рис. 12. Режим вихідних форм

Крім зазначених вихідних форм, за договором із замовником розроблюються інші.

Треба пам’ятати, що в програмі є режим “Запити за поточним місяцем і архівом”, який дозволяє зробити вибірку інформації з будь-якої комбінації вихідних умов і надрукувати відповідну відомість-протокол.

Ці режими дають можливість користувачам одержувати вихідні форми не тільки на друкувальному пристрої, але й сформувати їх на вінчестері, переглянути і за необхідності скорегувати, а потім роздрукувати як простий текстовий набір даних.

Для того, щоб вибрати цей режим роботи, необхідно після входу в режим “Вихідні форми” зазначити “Друк / Запис на вінчестер”. На екрані відображається меню:

Друкування на принтер

Запис на вінчестер

Перегляд і корекція

Друкування з вінчестера

Для запису вихідних форм на вінчестер потрібно вибрати режим “Запис на вінчестер” і після цього за допомогою меню вибрати необхідну форму як при роботі з друкувальним пристроєм. Щоб переглянути отриману форму, треба вибрати режим “Перегляд і корекція”, при цьому працює підключений текстовий редактор, на який настроєна програма.

Для друкування форми, записаної на вінчестер, необхідно вибрати режим “Друкування з вінчестера”, після чого записана форма роздруковується стандартним способом на друкувальному пристрої (рис. 13).

Рис. 13. Вихідна форма “Звіт про нарахування заробітної плати”

Для відновлення режиму друкування на друкувальному пристрої треба зазначити “Друкування на принтер”.

Завдання

1. Розрахуйте заробітну плату:

а) за установою в цілому;

б) за структурним підрозділом.

2. Роздрукуйте на екран і проаналізуйте зміст:

а) розрахункових листків і особових рахунків працівників;

б) платіжних відомостей за першу і другу половину місяця;

в) зведеної відомості за видами нарахувань / вирахувань за організацією (відділом, об’єктом);

г) зведеної відомості за видом нарахування / вирахування;

д) зведеної відомості за шифрами витрат (рахунками-субрахунками).

Контрольні питання

1. За яких умов можна проводити операцію “Розрахунок”?

2. Яким чином проводиться скасування попереднього розрахунку?

3. У якому режимі проводиться виведення інформації:

а) на екран;

б) на друкуючий пристрій.

4. Які додаткові вихідні форми можна отримати за запитом?