2. Методика составления и оформления резюме

Теоретические пояснения

В резюме содержится краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. В какой-то мере данный документ позволяет руководству организации предварительно ознакомиться с соискателями с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.

По содержанию резюме может быть кратким и полным (подробным). Основные реквизиты: название вида документа, дата, текст, подпись.

Свежая дата составления резюме повышает достоверность заинтересованности в данной работе, старая дата может свидетельствовать о давних поисках работы в разных местах.

Специалисты кадровых служб считают наиболее приемлемой следующую структуру текста:

– заголовок – фамилия, имя, отчество кандидата;

– основные личные данные – дата и место рождения, адрес, телефон, семейное положение;

– цель обращения – на какую должность, работу и на какие условия претендует;

– желаемая заработная плата;

– образование (в обратном хронологическом порядке) – даты, учебные заведения, полученная специальность и присвоенная квалификация, а также награды, призы и звания;

– опыт работы (в обратном хронологическом порядке) – даты, места работы, занимаемые должности, выполняемые функции и профессиональные достижения;

– дополнительные сведения – данные о дополнительных знаниях и навыках, имеющих отношение к данной работе, важных фактах биографии и личных качествах: владение иностранными языками (свободно, в совершенстве, со словарем), владение навыками работы на компьютере (желательно с указанием программ), наличие водительских прав и опыт вождения, сведения об общественной деятельности, сведения о военной службе и воинских званиях, серьезные увлечения на досуге, имеющие отношение к данной работе, и достигнутые успехи, указание готовности к сверхурочной работе, командировкам и смене места жительства, личные характеристики (аккуратен, трудолюбив, честен, требователен к себе и другим, лидерские качества), сведения о рекомендациях.

Стиль написания резюме должен отвечать следующим требованиям:

– краткость – отсутствие лишних слов, длинных, непонятных сокращений и терминов;

– конкретность – отсутствие неточной или лишней информации, не имеющей прямого отношения к вакансии;

– целенаправленность – изложение главных сведений, подтверждающих право претендовать на данную должность;

– честность – отсутствие недостоверной информации.

Подписывает документ составитель.

Задание. Составить от своего имени резюме (краткое или полное) для приема на работу.

3. Методика составления и оформления

служебных записок

Теоретические пояснения

Необходимость в составлении служебных записок возникает, как правило, когда руководитель того или иного уровня начинает испытывать недостаток оперативной и конкретной информации о состоянии дел на порученном ему участке. Иногда его интересует всего лишь ход решения небольшой, но довольно важной проблемы. Как тут поступить? Практика показывает, что именно здесь незаменимым документом – кратким, своевременным, актуальным по содержанию – становится служебная записка.

Среди характерных особенностей, отличающих служебную записку от тривиального доклада (наиболее близкого к ней по направленности типа документов), следует выделить:

– малые сроки подготовки (от нескольких минут до нескольких часов, и совсем редко – свыше одного дня);

– ограниченный контингент составителей документа (как правило, 1–2 сотрудника);

– относительно небольшой объем текста, сочетающийся с высокой степенью информативности, при этом выводы и предложения могут составлять до ¹/₃ от общего объема документа;

– актуальность включенной информации;

– адресованность конкретному лицу.

Различают несколько видов служебных записок: аналитические, обзорные, информационно-статистические, докладные, объяснительные, пояснительные.

Аналитическая записка не только преподносит соответствующий материал для ознакомления, но и содержит его подробный анализ. Излагаемые факты (данные, события) тут же комментируются, увязываясь с ранее поступившей информацией.

Обзорные записки содержат краткую информацию о нескольких тесно взаимосвязанных проблемах. Дается их сжатый комплексный анализ. Часто такие записки дополняются справками, детализирующими освещение наиболее важных сторон проблемы.

Информационно-статистические записки несут, как следует из названия, фактуру – цифры, данные. Подробный анализ приводимых сведений заменяется изложением статистической информации в наиболее наглядном и удобном для восприятия виде (таблицы, графики и т. п.). Важнейшие показатели выделяются цветом, размером, шрифтом.

Подробнее остановимся на докладных и объяснительных записках.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий письменное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В некоторых случаях докладные записки носят информационный характер и составляются регулярно для сообщения сведений о методе, ходе и итогах задания. Инициаторами издания докладной записки могут быть как руководитель, так и структурное подразделение или работник.

От обстоятельности, достоверности изложения, аргументированности предложений во многом зависит итог разрешения вопроса докладной записки. Обычно итогом ее рассмотрения является принятие управленческого решения или издание распорядительного документа.

Докладные записки бывают внутренними и внешними. Внешние докладные записки (отправляемые за пределы организации) оформляются на общем бланке организации и подписываются руководителем организации или его заместителем, в чью компетенцию входит вопрос. Применение этого вида записок не очень распространено, они используются в особо важных и принципиальных вопросах управления. Внутренние докладные записки (подготовленные исполнителем для руководства организации) составляются на листе формата А4, А5 и подписываются составителем или руководителем структурного подразделения.

В состав типового формуляра докладной записки входят следующие реквизиты: наименование автора (организации или структурного подразделения), название вида документа, дата, регистрационный номер, место составления или издания, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Иногда к записке прилагаются документы, позволяющие уточнить и обосновать ее содержание. Тогда добавляется еще реквизит «отметка о наличии приложения».

Так как докладные записки имеют адресата, предпочтительным является угловое расположение реквизитов бланка. Оформление реквизитов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30–2003.

Текст, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и выводов и предложений составителя. В первой содержится подробное и объективное описание ситуации, фактов и событий, мнение составителей и другая аргументированная информация, необходимая для принятия тех или иных управленческих решений. Во второй части содержатся выводы, предложения и рекомендации. Характерными для перехода к этой части текста являются формулировки «предлагаю», «прошу», «считаю необходимым». Не рекомендуется употреблять архаичный оборот «довожу до вашего сведения».

В некоторых случаях для облегчения восприятия информации и оперативности принятия решения рекомендуется обратная последовательность изложения. Сначала – существо просьбы или предложения, а затем обоснованная аргументация.

Объяснительная записка – документ, содержащий письменное изложение причин нарушения трудовой дисциплины, невыполнения заданий и т. п. Объяснительные записки по оформлению и приемам похожи на докладные, однако в тексте нет выводов и предложений составителя.

Пояснительная записка носит специализированный характер – записка к отчету, проекту, плану, чертежу и т. п.

Задание.

1. Составьте докладную записку от имени старосты группы, адресованную директору Института экономики и финансов:

вариант 1: о результатах проведенного субботника по подготовке к зимнему отопительному сезону в общежитии № 12 и на прилегающей территории;

вариант 2: о подготовке к зимней сессии;

вариант 3: об итогах соревнований;

вариант 4: о результатах проведенного субботника по уборке учебного корпуса № 5 и на прилегающей территории.

2. Составьте от своего имени объяснительную записку о причинах пропуска конкретного занятия.

Пояснения. При выполнении задания 1 студент выбирает любой из четырех вариантов. При выполнении задания 2 записку составляют условно.

Литература [10, 17, 21, 24, 27, 28, 30].