Многоуровневый отчет
Построение отчета по одному объекту
Связь отчета с формой
Многоуровневый отчет
Задание
Создать отчет, в котором представить стоимость продаж и прибыль за каждый день и за все время в целом.
Отчет должен следующие заголовок и «шапку»:
Отчет о продажах киоска "Колобок"
Дата |
Производитель |
Товар |
Количество |
Стоимость |
Прибыль |
Данные сгруппировать по полю Дата. Внутри каждой группы выделить подгруппы по полю Производитель. В конце каждой подгруппы, группы и всего отчета в целом вычислить суммы стоимости продаж и прибыли.
Гл. Бухгалтер ____________Петренко п. П.
Основные этапы выполнения
Поскольку требуются как промежуточные данные, так и итоговые результаты, то решение будем представлять в виде многоуровневого отчета. Он строится на основе всех данных, содержащихся в таблице Продажи, а также во вспомогательных таблицах Товары и Производители.
Почти все данные для отчета можно получить с помощью построенного ранее запроса ВсеПродажи, за исключением итоговых полей по стоимости и прибыли. Эти значения будут вычисляться автоматически. Задачу будем решать в два этапа:
Построение предварительной версии отчета с помощью мастера.
Доработка отчета в конструкторе.
Построение предварительной версии отчета с помощью мастера
Задание
На основе запроса построить предварительную версию отчета ВсеПродажи, в котором представить данные полей:
Дата;
Производитель;
Товар;
Количество;
Стоимость;
Прибыль.
Произвести группировку по данным первых двух полей. В конце каждой группы вычислить суммы по полям Стоимость и Прибыль.
Выполнение
В окне БД установите режим отображения отчетов, выбрав на панели Категории объект Отчеты.
Перейдите на вкладку Создание.
Группа объектов Отчеты
На панели инструментов нажмите кнопку Мастер отчетов .
В списке появившегося окна Создание отчетов в поле со списком в качестве источника данных выберите – запрос ВсеПродажи.
В первом окне мастера отчетов выберите следующие поля из запроса ВсеПродажи:
Дата;
Производитель;
Товар;
Количество;
Стоимость;
Прибыль.
Выберите поля для отчета
Во втором окне мастера укажите, что первый уровень группировки производится по полю Дата, а второй — по полю Производитель.
Добавьте уровни группировки
Поскольку группировку по дате в Access автоматически делает по месяцам, щелкните кнопку Группировка и в появившемся окне Интервалы группировки для поля Дата выберите обычный интервал.
Задайте интервалы группировки по полю Дата - обычный
В третьем окне мастера задайте сортировку по возрастанию по полю Товар, чтобы обеспечить вывод информации о продажах товаров в алфавитном порядке их наименований в каждой группе (по каждому производителю).
Задайте сортировку по возрастанию по полю Товар и щелкните на кнопке Итоги
В этом же окне нажмите кнопку Итоги и укажите, что по полям Стоимость и Прибыль будет производиться суммирование по каждой группе и по всему отчету в целом.
Задайте Итоги по полям Стоимость и Прибыль
В четвертом окне мастера выберите вид макета ступенчатый.
Задайте вид макета для отчета - Ступенчатый
В последнем окне мастера согласитесь с именем отчета ВсеПродажи и нажмите кнопку Готово.
Задайте имя отчета - ВсеПродажи
Фрагмент первой страницы полученного отчета изображен ниже.
Предварительная версия отчета
Доработка отчета в конструкторе
Задание
Исправить недочеты мастера и в конце отчета добавить подпись.
Выполнение
В разделе заголовка отчета замените текст надписи с именем отчета ВсеПродажи на его название Отчет о продажах киоска "Колосок".
Измените Название заголовка
В разделе верхнего колонтитула сделайте меньшим размер надписи Дата и соответствующего поля. Чтобы они изменялись одновременно, выделяйте элементы управления с нажатой клавишей Shift.
Настройка отчета
За счет появившегося свободного места увеличьте размеры надписей Количество и Стоимость, а также соответствующих полей.
Увеличьте размер полей Количество и Стоимость
В разделе примечаний группы Производитель уберите строку, в которой определяется количество записей, а вместо нее поместите линию. Такую же линию проведите под содержимым этого раздела. Здесь же в надписи замените слово Sum на Итого по производителю. Рядом с надписью поместите поле Производитель, которое скопируйте из раздела заголовка этой же группы.
Доработки в разделе примечаний группы Производитель
Аналогичные действия повторите для раздела примечаний группы Дата.
Доработки в разделе примечаний группы Дата
В разделе примечаний отчета в надписи вместо слова Итого введите Всего. Над и под этой строкой поместите линии толщиной 2 пункта, задав их высоту в свойстве Ширина границы во вкладке Макет.
Установите высоту в свойстве Ширина границы во вкладке Макет
Увеличьте размер раздела примечаний по высоте и поместите в конце элемент управления Надпись, а затем введите в него текст подписи
Гл. бухгалтер ____________Петренко П. П.
Добавьте элемент управления Надпись
Перейдите в режим предварительного просмотра отчета, нажав соответствующую кнопку на панели инструментов.
После просмотра отчета на экране сохраните его в БД и распечатайте на принтере.
Ниже изображены фрагменты первой и последней страниц доработанного в конструкторе отчета.
Фрагмент первой страницы доработанного отчета
Фрагмент последней страницы доработанного отчета
Примечания.
1. Если в режиме предварительного просмотра какие-либо данные выводятся не полностью, это свидетельствует о том, что нужно увеличить размеры соответствующего элемента управления в режиме конструктора.
2. Не перемещайте элементы управления, в том числе и линии, за правую границу отчета, — это приведет к появлению новых страниц.
Построение отчета по одному объекту
Задание
Построить отчет по продажам за конкретную дату указанного производителя.
Отчет должен иметь следующие заголовок и «шапку»: