5.Нормативно-правова база діловодства.

Нормативну базу діловодства України можна умовно розділити на декілька груп. Першу групу становлять закони, які регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема (закони України "Про інформацію", "Про державну таємницю", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис" тощо).

Другу групу становлять правові акти з діловодства, що мають міжвідомчий характер. Це насамперед "Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" та "Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації". До цієї групи також відносяться державні стандарти, що закріплюють класифікаційну схему управлінської документації та термінологію діловодства й архівної справи, визначають основні вимоги до систем документації, до оформлення документів.

Третю групу складають різноманітні типові та примірні інструкції з діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, розроблені на основі Примірної інструкції та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян.

Окрему групу становлять нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство. Наприклад, у сфері юридичної діяльності Міністерство юстиції України затвердило Правила ведення нотаріального діловодства, Інструкцію з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах державної виконавчої служби, Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції. Закон України "Про судоустрій" регламентує організацію роботи щодо здійснення діловодства в судах.

6.Класифікація діловодства залежно від систематизації функцій державного управління.

Види діловодства:

• Загальне – діяльність зі створення документів, пов'язаних з реалізацією основних або загальних функцій управління та організація роботи з організаційно-розпорядчою документацією.

• Спеціальне – діяльність зі створення документів, пов'язаних з реалізацією спеціальних функцій управління та організації роботи зі спеціальною документацією.

7.Поняття про документ. Вимоги до оформлення документу.

Документ-матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.

Оформлення тексту документа

Автор: dilovy · Дата: 9 Март 2009 · Есть 4 коммент.

1. На бланку друкується тільки перша сторінка тексту, наступні — на стандартних аркушах.

2. Назва документа друкується великими літерами без крапки в кінці (якщо друкованих знаків не більше 14, то можна друкувати врозрядку).

3. У рукописних документах назва документа пишеть­ся з великої (розписка, доручення, автобіографія тощо) чи з малої літери (заява, пояснювальна, доповідна запис­ка тощо) відповідно до правил пунктуації.

4. Текст документа завжди починається з абзацу. Аб­заци всередині пунктів не нумерують.

5. Текст документа на аркушах формату А-4 друкують через 1,5 міжрядкових інтервали, формату А-5 — через 1 інтервал.

6. Реквізити документа (зокрема назву документа) ві­докремлюють від інших реквізитів 2-3 вільними міжряд­ковими інтервалами. Максимальна довжина рядка бага­торядкових реквізитів (крім тексту) — 28 знаків.

7. Членування тексту документа може здійснюватися так:

1. Назва розділу.                                                                                  Розділ 1.

1.1. Назва підрозділу.                                                                      Частина 1.

1.1.1. Назва пункту.                                                                   Пункт 1.

1.1.1.1. Назва підпункту.                                                     § 1.

8. Нумерація рубрик може виконуватися з використанням крапок або крапки з комою в кінці рубрик переліку:

а) якщо після позначення рубрики стоїть крапка, словосполучення чи речення рубрики починається з великої літери, у кінці речення ставиться крапка;

_______.     1) ________.     І.________.       А.__________.

_______.     2)________.      ІІ._______.        Б.__________.

_______.     3)________.      ІІІ._______.       В.__________.

б) якщо після позначення рубрики крапки немає, сло­восполучення чи речення рубрики починається з малої літери, в кінці речення ставиться крапка з комою, після останнього в переліку — крапку;

1) ______________; а)  _____________;

2) ______________; б) _____________;

3) ______________; в) _____________;

в) Якщо позначення рубрики здійснюється значками, в кінці рубрики може ставитися крапка з комою, тоді наступ­на рубрика повинна починатися з малої літери, або крапка, і тоді наступна рубрика повинна починатися з великої літери (особливо, якщо рубрика складається з кількох речень);

- __________;  *__________;   -___________.   *__________.

-__________;   *__________;   -___________.   *__________.

-__________;   *__________;   -___________.   *__________.

9. У зовнішніх документах використовуються тільки загальновживані абревіатури й скорочення:

а) ЗОШ — загальноосвітня школа; КМ — Кабінет Міністрів; ДАІ — Державтоінспекція, ЗАО — за­крите акціонерне товариство, СП — спільне під­приємство, КБ — конструкторське бюро; Обл­держадміністрація, рибгосп, автопарк;

б) млн — мільйон; с.г. — сільське господарство, арк. — аркуш, ін-т — інститут, укр. — український, в. о. — виконувач обов’язків, заст. — заступник, сб. — субота, вул. — вулиця;

в) усі інші назви установ, структурних підрозділів, посад тощо пишуться повністю (у листах — при першому згадуванні).

10. У внутрішніх документах можуть уживатися абревіатури й скорочення, прийняті в даній установі чи структурному підрозділі: ХПК — Хмельницький політехнічний коледж, ММФ — механіко-математичний факультет тощо.

11. Підписування документа. Підпис укладача чи від­повідальної особи переноситься на іншу сторінку лише за умови наявності на ній не менше двох рядків тексту. У розшифруванні підпису другий ініціал (по батькові) може не вказуватися; саме розшифрування розміщується на рівні останнього рядка назви посади. Підпис ставить­ся під текстом документа після 2—3 пропущених рядків, починаючи від лівого поля.

Якщо в попередніх реквізитах документа вказувало­ся прізвище, ім’я, по батькові особи, яка написала до­кумент (заяву, автобіографію тощо), цей документ може підписуватися нею без розшифрування підпису:

23.05.2009                                     (підпис)

12. Затвердження документа (праворуч вгорі):

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ХДТУ

(підпис) В. С. Бобров

06.03.2006

13. Погодження документа (розташовують під підписом або під візами):

ПОГОДЖЕНО

Голова ЗАО «ОРЕС»

_____ (підпис) _______ П. Криньов

11.12.2009