1. Что включает дело с планами и отчетами.

Систематизация конфиденциальных дел в номенклатуре должна производиться с учетом их важности и взаимосвязи, что ускоряет поиск документов. Дела с планами и отчетами располагаются в последовательности сроков их хранения: вслед за делами с годовыми планами (отчетами) должны вноситься дела с квартальными, а затем с месячными планами (отчетами).

2.Требования по размещению помещения конфиденциального делопроизводства.

Подразделение КД должно быть обеспечено:

• помещениями для хранения конфиденциальных документов и работы сотрудников подразделения;

• помещением для исполнителей.

Служебное помещение должно иметь необходимую площадь на каждое рабочее место, быть оснащенным удобной мебелью, а также техническими средствами оперативного изготовления, размножения, обработки документов, надежного их хранения, быстрого поиска, средствами пожаротушения.

Каждый сотрудник подразделения должен быть обеспечен нормативно - методическими документами (книги, брошюры, журналы, справочники, включая телефонные).

Организация трудового процесса работника должна включать:

• разработку технологии выполнения работ;

• рациональное размещение рабочих мест;

• установление правильного режима труда и отдыха;

• обеспечение техники безопасности.\

Билет 6

2.Требования к инженерной укрепленности помещения конфиденциального делопроизводства.

• Надежные средства защиты для окон, исключающие возможность проникновения в помещения посторонних лиц.

• Защитная сетка или жалюзи на окнах, предотвращающие возможность выпадения документов, а также визуального просмотра документов и экранов видеомониторов с улицы.

• Если помещения расположены на первом или последнем этаже или рядом с ними находятся пожарные лестницы, балконы, водосточные трубы, другие какие-либо пристройки, с помощью которых можно проникнуть в помещения, то для предотвращения проникновения окна дополнительно защищаются распашной металлической решеткой с замком.

• Обивка металлом входных дверей, оборудование их замками, гарантирующими их надежное закрытие.

• По окончании рабочего дня опечатывание дверей печатью подразделения (или сотрудника подразделения) конфиденциального делопроизводства. Печать проставляется на тонкий слой пластилина или специальной мастики таким образом, чтобы оттиск невозможно было снять и восстановить. Перед отпиранием двери проверяется сохранность оттиска печати и целостность запоров. При обнаружении попыток проникновения в помещения нужно немедленно поставить в известность службу охраны и доложить руководителю предприятия. До принятия решения руководителем предприятия помещения не открываются и обеспечиваются физической охраной.

Для предотвращения несанкционированного входа в помещения в течение рабочего дня на дверях могут устанавливаться электромеханические или электронные замки.

Билет№7

1. Порядок изъятия документа из дела.

В соответствии с протоколом заседания ПДЭК сотрудниками подразделения кон-фиденциального делопроизводства производится частичное переформирование и до-оформление соответствующих дел и документов выделенного хранения путем изъятия из дел документов, подлежащих перешивке в другие дела, и подшивка их в эти дела в сле-дующем порядке:

• указание в описях документов дел, из которых изъяты документы, их нового ме-стонахождения;

• помещение в дела, из которых изъяты документы справок-заместителей на место изъятых документов;

• перенумерация листов перешитых документов в делах, в которые они помеще-ны;

• внесение вшитых документов в описи документов дел-адресатов;

• исправление количества листов в заверительной надписи дел, на обложках дел и в номенклатуре.