Повестка дня

1. О работе технического совета предприятия. Доклад главного инженера предприятий кандидата технических наук Зайцева А.И.

2. О работе по рационализаторству и изобретательству в филиале предприятия в г. Кемерово. Сообщение начальника технического отдела предприятия кандидата технических наук Федорова С.Н.

Уточняется список лиц, приглашенных на совещание, составляются приглашения (извещения) на совещание. В состав приглашенных входят

- обращение;

- информация о дате и месте проведения совещания;

- повестка дня;

- предложение принять участие;

- просьба о подтверждении участия.

Подписывают приглашения лица, отвечающие за подготовку совещания.

Определяется регламент работы. Он должен предусматривать четкую организацию хода совещания, порядок рассматриваемых вопросов, определенные процедурные стороны. Общая продолжительность совещания не должна превышать трех-четырех часов в день.

Регламент может быть приблизительно таким:

1) вступительное слово (оговариваются временные ограничения по ходу совещания и ориентировочное время его окончания) — не более 10 мин.;

2) основной доклад — до 30 мин;

3) вопросы докладчику — не более 2 мин каждый;

4) содоклад, сообщение — не более 10 мин;

5) вопросы содокладчику — не более 1 мин на каждый;

6) выступления 5-7 мин; 7

7) ответ докладчика — не более 5 мин;

8) ответы содокладчиков — не более 3 мин на каждый;

9) справка по ходу совещания — не более 3 мин;

10) чтение проекта решения — не более 5 мин;

11) предложения по проекту решения — не более 3 мин;

12) подведение итогов совещания — не более 10 мин.

Если в совещании участвует до 50 человек, перерыв делают через каждые 50 мин, его продолжительность — не более 10 мин. При большем числе участников перерыв делают через 1,5 часа работы на 15 мин.

2 Структура доклада и отчета на заседаниях, совещаниях

Большое значение при проведении совещания придается подготовке основного доклада (отчета). Прежде чем писать доклад, надо пройти «стадию планирования», т.е. определить содержание и приемлемую форму. Трудно давать рекомендации относительно содержания доклада, но в отношении формы — другое дело. На выбор формы, или структуры, влияют два фактора: цели документа и правила его оформления.

Рассмотрим эти факторы.

2 Структура доклада и отчета на заседаниях, совещаниях 2.1 Структура и цель

Составление служебных документов может преследовать две цели: первая — информирование, вторая — информирование и убеждение.

Когда назначение документа — информирование, материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко,с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает. Беспорядочное перечисление фактов может привести к ошибке, поэтому очень важно, чтобы факты излагались в логической последовательности. Это может быть:

- хронологическая последовательность событий;

- географическая последовательность(разобраться с районом А, прежде чем переходить к району В);

- степень важности (более важные факты упоминаются перед менее важными или наоборот).

Если наша цель — убеждение, важно выбрать такой порядок, который естественно приведет читающего к выводам и рекомендациям, которые вы защищаете. В документах это обычно достигается при посредстве логики и рассуждений.

Можно принять следующие логические построения: постановка проблемы— анализ проблемы— возможные решения—рекомендованное решение или предположение (если сделаем так-то и так-то,то...)—очевидность (то, что доказывает предположение)— вывод— рекомендуемые действия или план действий — необходимость действий — возможные проблемы— ожидаемые выгоды— выводы— рекомендации.

Эти логические цепочки могут показаться простыми, и потому-то они так привлекательны. Опираясь на них, можно предложить несколько простых конструкций, соответствующих различным целям:

для доклада — описание событий в логической или хронологической последовательности; заключения (если требуются);рекомендации (если требуются);

для текущего отчета — констатация достижений к определенному времени; описание работы, которую осталось сделать;указание на проблемы, стоящие на пути завершения задания; определение путей решения проблем; рекомендации.

Составление доклада и отчета — это мастерство, требующее большого практического навыка и способности критически анализировать очередной проект. Не существует легких путей к успеху, но (и это касается написания любого текста) критическое изучение хорошо написанных документов в свете сделанных в настоящем пособии замечаний может оказаться полезным. Это, конечно, не заменяет постоянной практики, но все-таки данное пособие позволит укрепить профессиональные навыки и в этой сфере.