2 Структура доклада и отчета на заседаниях, совещаниях 2.2 Структура и образец

Наибольшее влияние на структуру документа оказывает то, для какой цели он предназначен. Правила оформления - зафиксированы в образцах. Образцы отражают общую структуру и способы представления документа.

В докладе необходимы следующие элементы:

вступление — указание на сущность содержания документа, хотя бы в одном предложении;

определение цели, т.е. отражение того самого существенного в документе, что объясняет его назначение;

основная часть — изложение основных фактов; выводы (заключения), если они требуются, т.е. если цель документа — не только информирование, но и убеждение;

рекомендации, если они требуются, т.е.если защищается некий план действий;

резюме — краткое изложение сути документа,если он длинный или сложный (может быть помещено и в начале, и в конце).

Рассмотрим последовательно все элементы.

Вступление и определение цели. Назначение вступления — представить документ наиболее понятно и доступно.

Основная часть. Эта часть менее всего подчиняется образцу. В ней автору предоставляется полная свобода обращения с материалом для достижения своих целей. Некоторые указания, касающиеся того, как лучше сгруппировать материал, даны выше.

Выводы. Назначение этого элемента —свести воедино выводы, которые должны вытекать из основной части документа. Новые факты или аргументы здесь не приводятся. Все выводы представляют в виде простого списка четких положений.

Рекомендации. Рекомендации — это предложения относительно действий, которые, возможно, потребуются в результате сделанных выводов. Они должны, конечно, вытекать из этих выводов.

Например:

Рекомендации

1. Все существующие учебные материалы должны быть просмотрены и приведены в соответствие с учебными установками,данными в Приложении 2 доклада.

2. Ответственному за обучение необходимо разработать и представить курс по использованию методики раздельного обучения и обеспечить ознакомление с ней всего педагогического состава до конца года.

Резюме. Этот элемент, как правило,применяется при написании сложных докладов и сводит воедино основные положения документа, включая выводы и рекомендации. Заголовок и резюме должны давать достаточно ясноепредставление об основном содержании документа. По этой причине, возможно, резюме лучше помещать не в конце, а в начале.

2 Структура доклада и отчета на заседаниях, совещаниях 2.3 Правила написания служебных документов

Систематизация информации в сжатой, логичной форме и в соответствии с вашими целями оттачивает ум. Три основные характеристики доклада, как и любого функционального документа, это ясность, краткость, точность.

Ясности можно достичь различными путями.Необходимая основа для этого — четкая структура, даже в таком простом документе, как письмо. В более сложных документах хорошую помощь окажут четкие заголовки, система нумерации разделов и абзацев, перемещение деталей из основной части в приложение.

Заголовки. Заголовок — неотъемлемая часть документа. Многие заголовки — стандартные, отражающие построенную по типовым образцам конструкцию документа. Часто в документах используют следующие заголовки: «Введение», «Резюме» (или «Краткое содержание»), «Выводы»,«Рекомендации».

Основная часть документа (между Введением и Выводами) не имеет стандартных заголовков, хотя как раз именно в этой части нужна рубрикация. Поэтому следует самим составлять заголовки, так чтобы они правильно отражали структуру и содержание раздела. В соответствии с требованиями образца текст заголовка должен передавать законченную мысль.Например, в заголовке неправильно писать: «Эта тема важна, так как ...».

Существуют оптимальные заголовки, которые используются в очень сложных и очень формализованных документах. Многие из них появляются сразу же в начале документа. Например, если есть ссылки на какие-то другие документы, может понадобиться заголовок «Ссылки». «Благодарность»(«Выражение признательности») потребуется, если вы захотите выразить благодарность тем, кто помогал вам в подготовке материалов.

Если документ длинный, может понадобиться заголовок «Содержание», под которым аккуратно перечисляются подзаголовки и номера страниц.

Нумерация разделов. Как автору, так и читающему может понадобиться быстро отыскать какой-то раздел документа. Для этих целей предназначена система нумерации. Она поможет также подчеркнуть структуру документа, а значит, сделать его более ясным. Как минимум должны быть пронумерованы заголовки и подзаголовки. Чтобы упростить обращение к абзацам,могут быть пронумерованы и они.

Подбор слов. Используйте самые простые слова. Избегайте незнакомых слов, жаргона, а также сомнительных и двусмысленных фраз. Все аббревиатуры должны быть объяснены или в Списке сокращений, помещаемым в начале документа, или в расшифровке при первом их употреблении. Правило гласит: если есть сомнение в слове — не применяйте его, но если очень нужно — хотя бы объясните.

Структура абзацев (параграфов) также заслуживает внимательного рассмотрения, поскольку она может способствовать ясности или препятствовать ей. Каждый абзац связан с определенным аспектом основной темы. В абзаце каждоепредложение должно отражать именно эту тему и никакую другую. Предложения должны строиться в логической последовательности,способствуя ясному проведению мысли. В каждом абзаце первое предложение —решающее: в нескольких словах надо дать точное представление о том, какой аспект основной темы разрабатывается в данном абзаце.

Структура предложений подчиняется простейшим правилам. Два или три первых слова сейчас же дают понять о чемпредложение. Для усиления воздействия следует ставить главные слова в предложении (особенно это касается длинных предложений или предложений, в которых несколько сопутствующих мыслей) в самом начале или в самом конце.

Правописание имеет существенное значение хотя бы потому, что при наличии грамматических ошибок именно они привлекают к себе внимание читающего, и отношение к документу попадает в зависимость от серьезности ошибок. По этой причине ошибок нужно избегать, по крайней мере грубых! Внимательная и, по возможности, беспристрастная проверка — надежный способ избавиться от ошибок.

Для объяснения или расширения каких-то частей текста иногда применяются сноски, но не стоит ими увлекаться. Сноски отвлекают.внимание от основной мысли. Постаравшись, им часто можно найти место в тексте.

Стиль большинства, если не всех, докладов характеризуется краткостью. Достигается она использованием простых слов,простых выражений и простых, коротких предложений.

Следует стремиться к тому, чтобы в предложении было не больше двадцати слов.