Тема 2. Управленческая документация

Основные положения по документированию управленческой деятельности. Виды и назначение управленческих документов. Операции делопроизводства по документированию.

Требования к оформлению документов. Значение, статус, область применения, содержание государственного стандарта.

Юридическая сила документа. Требования, влияющие на приобретение документом юридической силы.

Нормативно-правовая база делопроизводства. Унификация и стандартизация в ДОУ.

Тема 3. Требования к составлению и оформлению, формуляр-образец, состав и расположение реквизитов

Форматы бумаги, используемые для изготовления управленческих документов в соответствии с ГОСТ. Правила составления форматов бумаги, соотношение размеров и площадей смежных форматов. ГОСТ Р 6.30-2003. Классификация организационно-распорядительных документов. Состав реквизитов организационно-распорядительных документов. Схемы расположения реквизитов. Понятие и виды бланков организационно-распорядительных документов. Порядок расположения реквизитов в бланке (угловое и продольное). Общий бланк, бланк письма, бланк должностного лица, бланк конкретного вида документа, бланк структурного подразделения. Требования к оформлению бланков. Требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков.

Формуляр современного управленческого документа. Состав реквизитов, их расположение. Требования к оформлению реквизитов.

Тема 4. Составление и оформление основных документов: договоров, контрактов, приказов, служебных записок, протоколов, актов, справок и документов личного происхождения

Составление и оформление организационно-правовых документов: учредительный договор; устав организации; положение об организации; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка; должностная инструкция.

Составление и оформление распорядительных документов: приказов по основной деятельности; распоряжений; указаний; постановлений; решений.

Составление и оформление информационно-справочных документов: справки; докладные и объяснительные записки; акты; телеграммы.

Составление и оформление документов личного происхождения: резюме; характеристика; автобиография; заявление; трудового договора; приказа (распоряжения) о приеме на работу; трудовой книжки; личного дела; служебной командировки; отпуска; перевод работника на другую работу; оформление поощрений и взысканий работникам; документирование процесса увольнения.

Тема 5. Организация документооборота

Организационная структура делопроизводственной службы. Задачи и функции службы делопроизводства. Инструкция по документированию управленческой деятельности. Роль секретаря, секретаря-референта в структуре управления предприятий малого и среднего бизнеса. Регистрация документов. Индексация документов. Организация справочно-информационной работы. Контроль исполнения документов. Формирование и оперативное хранение дел.

Тема 6. Систематизация документов, номенклатура для их формирования и хранения

Составление номенклатуры дел: систематизация и хранение документов важнейшая функция документационного обеспечения управления.

Понятие документооборота. Три основных потока документации: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы. Организация работы с документами: прием (создание) и регистрация, рассмотрение руководителем и принятие решения, адресование исполнителям, контроль исполнения, завершение исполнения (отправка) Понятие классификации документов. Понятие дел и номенклатуры дел. Форма номенклатуры дел. Форма итоговой записи к номенклатуре дел. Утверждение номенклатуры дел. Примерные и типовые номенклатуры дел. Пример составления номенклатуры дел. Группировка документов в дела. Дела постоянного и временного сроков хранения, описи таких дел. Понятие архива, его оборудование. Архивная справка, архивная копия, архивная выписка. Передача дел на государственное хранение.