5.11. Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней на предприятиях, в учреждениях и организациях

Порядок проведения инвентаризации драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий из них организуется в соответствии с инструкцией "О порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении", разработанной в соответствии с Федеральным законом "О драгоценных металлах и драгоценных камнях" и утвержденной Приказом Министерства финансов РФ от 29 августа 2001 г.

В соответствии с Инструкцией под драгоценными металлами следует понимать золото, серебро, платина и металлы платиновой группы (палладий, иридий, родий, рутений и осмий). Драгоценные металлы могут находиться в любом состоянии, виде, в том числе в самородном и в аффинированном виде, а также в сырье, сплавах, полуфабрикатах, промышленных продуктах, химических соединениях, ювелирных и иных изделиях, монетах, ломе и отходах производства и потребления.

К драгоценным камням, в соответствии с Инструкцией, относятся природные алмазы, изумруды, рубины, сапфиры и александриты, а также природный жемчуг в сыром (естественном) и обработанном виде. К драгоценным камням приравниваются уникальные янтарные образования в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.

Инвентаризацию драгоценных металлов и драгоценных камней, изделий из них, а также содержащихся в ломе и отхода рекомендуется проводить два раза в год, по состоянию на 1 января и по состоянию на 1 июля. При этом по усмотрению руководителя предприятия количество проводимых инвентаризаций может быть увеличен.

Обязательно проводить инвентаризацию драгоценных металлов и драгоценных камней при смене материально-ответственного лица на день приема-сдачи дел, при установлении фактов утрат и хищений, в случае возникновения различных форс-мажорных обстоятельств, таких как пожар, наводнение и других стихийных бедствий. В гальванических цехах и прочих аналогичных производствах инвентаризация проводится ежемесячно в обязательном порядке. Следует помнить что в независимости от характера инвентаризации она проводится строго в сроки, установленные приказом руководителя организации.

Инвентаризации подлежат все имеющиеся в наличии драгоценные металлы, драгоценные камни, изделия из них, а также драгоценные металлы и драгоценные камни, находящиеся в составе любых материальных ценностей. Инвентаризации подлежат также ценности, не принадлежащие предприятию, полученные для переработки, находящиеся на ответственном хранении, ранее не учтенные.

До начала проведения инвентаризации в обязательном порядке необходимо произвести полная зачистку производственных помещений и технологического оборудования в тех местах, где осуществляется, как хранение, так и переработка ценностей. Ко дню начала проведения инвентаризации драгоценных камней и драгоценных металлов необходимо произвести полную обработку всей имеющейся документации по приходу и расходу ценностей, а также вывести учетные остатки на дату проведения инвентаризации.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя организации создается комиссия из числа представителей администрации, работников бухгалтерской службы и других специалистов организации. Этим же приказом устанавливаются порядок проведения, сроки начала и окончания инвентаризации, сличения ее результатов с данными учета и отражения их в учете и отчетности, а также представления на утверждение протокола заседания инвентаризационной комиссии. В состав инвентаризационной комиссии не включаются материально ответственные лица, в подотчете у которых находятся ценности, подлежащие инвентаризации. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. В организациях, где из-за большого объема работ одной инвентаризационной комиссии недостаточно, назначаются центральная инвентаризационная комиссия и рабочие комиссии, на которые возлагается проведение инвентаризации в отдельных подразделениях. В состав рабочих комиссий в обязательном порядке включаются работники бухгалтерии организации. Работа рабочих комиссий организуется и контролируется центральной комиссией.

Операции по отпуску и приему драгоценных металлов и драгоценных камней на предприятиях на время проведения инвентаризации следует прекратить.

У лиц, материально ответственных за сохранность вверенных им ценностей, до начала инвентаризации берется подписка о том, что все документы, относящиеся к приходу или расходу ценностей, сданы в бухгалтерию и что никаких неучтенных ценностей у них не имеется.

Инвентаризация осуществляется путем сверки остатков драгоценных металлов и драгоценных камней в натуре с данными, числящимися на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Исходя из установленных единиц измерения инвентаризируемых ценностей, путем взвешивания, подсчета, обмера, и т.д. устанавливается нахождение драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий из них. До начала определения остатков драгоценных камней, драгоценных металлов и изделий из них службой метрологии проверяются на устойчивость, чувствительность и точность весоизмерительные приборы, полученные результаты фиксируются в соответствующем журнале.

Допускается корректировка, полученных при инвентаризации сведений в том случае, если инвентаризация не может быть проведена в течение одного дня, и ее начало было ранее, а окончание позднее первого числа. При этом следует помнить, что необходимо опечатать помещения при уходе инвентаризационной комиссии печатями материально ответственного лица и председателя инвентаризационной комиссии.

Комиссия отражает результаты инвентаризации в утвержденных Государственным комитетом по статистике Российской Федерации типовых межведомственных формах N ИНВ-8 "Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них", N ИНВ-9 "Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них" и N ИНВ-8а "Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в полуфабрикатах, узлах и деталях оборудования, приборах и иных изделиях", которые заполняются по всем предусмотренным в них реквизитам отдельно по местам хранения и использования ценностей и материально ответственным лицам. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости, результаты инвентаризации сообщаются владельцам, выявленные расхождения регулируются совместно руководителями организаций.

Главной задачей инвентаризационной комиссии является обеспечение полноты и достоверности внесения в инвентаризационные описи данных о фактическом наличии драгоценных металлов и драгоценных камней, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Результаты проведенной инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после окончания инвентаризации.

Если по итогам проведенной инвентаризации будут выявлены недостачи, потери или излишки от материально ответственных работников членами инвентаризационной комиссии должны быть получены письменные объяснения, на основании которых устанавливается характер и причины выявленных отклонений, выносятся заключения и предложения по их регулированию, фиксируемые в протоколе, утверждаемом руководством предприятия. Следует помнить, что в течение 10-ти дней после окончания проведения инвентаризации все полученные результаты, необходимо отразить в бухгалтерском учете. Регулирование выявленных расхождений между учетными и фактическими данными по итогам инвентаризации регулируются следующим образом:

все выявленные излишки по итогам проведенной инвентаризации, необходимо оприходовать, также необходимо установить причины возникновения выявленных излишков, установить лица, виновные в этом;

на потери производства списывают выявленные по итогам инвентаризации недостачи в приделах утвержденных норм, образовавшиеся при изготовлении продукции, а также в связи с износом лабораторной посуды;

в случае отсутствии утвержденных норм потерь, все выявленные по итогам инвентаризации недостачи драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий из них, рассматриваются как сверхнормативные, исключение составляют потери при проведении научно-исследовательских, опытно-конструкторских и ремонтных работ, нормы для которых, в отдельных случаях могут не разрабатываться и не утверждаться.

В виде исключения допускается проведения взаимного зачета излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы, в случае их возникновения только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ценностей одного и того же наименования. Если при проведения взаимного зачета излишков и недостач будет выявлено превышение размера недостачи над размером излишка, образовавшаяся разница относится на виновных лиц.

Независимо от привлечения к уголовной, административной или дисциплинарной ответственности лица, виновные в хищениях, недостачах и сверхнормативных потерях драгоценных металлов, драгоценных камней и изделий из них, несут материальную ответственность за причиненный ущерб в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Также, следует помнить, что административную ответственность в порядке, установленном действующим законодательством, несут и должностные лица предприятий, допускающие нарушения установленных правил получения, расходования, учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней или изделий из них.