Глава I. Делопроизводство в современных условиях

1. Организация управления в учреждении, организации, на предприятии и его документационное обеспечение

Управление - это совокупность действий, выбранных на основании определенной информации и направленных на поддержание или оптимизацию функционирования объекта в соответствии с имеющейся программой или целью функционирования.

Управление представляет собой целенаправленное воздействие управляющей части, в качестве которой выступает аппарат управления , на управляемую путем выдачи командной информации , решений. Иными словами, суть управления заключается в принятии решений на основе получения и переработки информации и передаче их управляемым объектам.

Задачи управления осуществляет аппарат управления. В широком смысле он представляет собой систему органов государственного управления, совокупность учреждений и организаций, обеспечивающих управление какой-либо сферой или областью деятельности. В узком значении под аппаратом управления понимается совокупность работников (руководителей, специалистов, технических исполнителей) какого-либо учреждения или организации, осуществляющих управленческую деятельность.

В настоящее время управленческие решения принимаются преимущественно в виде документов, полученных на основе переработки информации, поступающей как

Информационные процессы, в которых документированная информация (документация) играет решающую роль в сравнении с бездокументными связями (как в количественном, так и в качественном, в том числе правовом, отношениях), служат приводными ремнями между управляющей и управляемой частями механизма управления.

Исторически сложились две формы управления организациями разных уровней: единоличная и коллегиальная.

Единоличная форма управления. Решающее значение в принятии управленческих решений принадлежит руководителю организации. Принцип единоначалия применяется в управлении большинством организаций (например, промышленными предприятиями, учреждениями образования, научно-исследовательскими организациями и др.).

Коллегиальная форма управления. Управленческие решения принимаются совместно всеми уполномоченными членами соответствующего руководящего органа. Этот принцип управления характерен для ряда государственных органов (например, Совета Министров, областных, районных, городских исполнительных комитетов), а также кооперативных организаций (например, колхозов).

Практика показала, что наиболее оптимальным является сочетание этих двух форм управления. Например , если управление организацией осуществляется по принципу единоначалия, то при руководителе, как правило, действуют различные совещательные органы, способствующие выработке оптимальных управленческих решений (коллегии в министерствах, дирекции на промышленных предприятиях , ученые советы в научно-исследовательских организациях) . Если в управлении организацией доминирует принцип коллегиальности, то решение оперативных управленческих задач, как правило, возлагается на руководителя коллегиального органа (председателя исполнительного комитета, колхоза), который уполномочен принимать самостоятельные управленческие решения в рамках своей компетенции.

Сочетание принципов единоначалия и коллегиальности в управлении характерно также для акционерных обществ, когда определяющие решения относительно стратегии развития организации принимаются на собрании акционеров, заседании совета директоров, а оперативное управление осуществляется единолично специально уполномоченным руководителем (директором, генеральным директором).

Форма управления оказывает определяющее влияние на состав документов, применяемых в управленческой деятельности организации, формы документирования и ведение делопроизводства в целом. Например, в учреждениях с единоличной формой управления издаются такие виды распорядительных документов, как приказы и указания. Управленческая деятельность коллегиальных органов находит отражение впостановлениях и решениях .

Совершенствование управления представляет собой решение комплекса различных задач, в число которых входит создание эффективного ДОУ. Непрерывное усложнение производства, расширение его масштабов вызывают рост объема информации, необходимой для успешного управления. На практике подавляющая часть информации фиксируется в документах. Данные исследований, проводимых на промышленных предприятиях, показывают, что нередко на документирование уходит более одной трети всего рабочего времени управленческих работников в структурных подразделениях (отделах, цехах и т. п.).

Особое значение в настоящее время приобретает качество документа как носителя управленческой информации. На первый план выдвигается требование повышения информативности и принципиального единства, унификации документов как по форме, так и по содержанию. Результатом неупорядоченности процессов документообразования зачастую является низкое качество документа, что снижает его действенность в осуществлении управленческих процессов.