4. Документирование и документооборот как составные части делопроизводства. Способы создания документа

Документ является одним из основных инструментов реализации аппаратом управления своих управленческих функций. Создание документов, организация их движения, исполнения, текущего (оперативного) хранения составляют содержание понятия делопроизводство.

Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий .

С 70-х гг. XX в. используются два понятия: делопроизводство и ДОУ. Первоначально в них вкладывался разный смысл, при этом последнее ассоциировалось с применением в делопроизводстве новых информационных технологий и понималось как создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

В настоящее время термины делопроизводство и ДОУ используются как синонимы. Понятие документационное обеспечение управления подчеркивает роль и значение информационно-документационного обслуживания в процессе управления, его во многом определяющее воздействие на принятие управленческих решений.

Глава 2. Требования к составлению и оформлению документов

1. Общие требования к составлению и оформлению документов. Используемые размеры бумаг и их форматы. Размеры полей документов

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации управленческих действий на бумаге или других носителях по установленным правилам.

Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости - согласование (визирование), утверждение, размножение (тиражирование).

Право издания документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, в положениях о структурных подразделениях организаций, должностных инструкциях и иных правовых актах.

При подготовке и оформлении документа необходимо соблюдать правила, обеспечивающие его юридическую силу, оперативное и качественное исполнение и поиск, возможность обработки документа с помощью средств вычислительной техники.

Согласно требованиям «Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» документы должны оформляться на бланках и иметь комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, установленный СТБ 6.38-2004. Лишь отдельные документы (например, внутренние документы структурных подразделений) допускается оформлять не на бланках, однако и в этом случае заполнение реквизитов соответствующей бланочной продукции обязательно. Без бланка оформляются также документы, создаваемые от имени двух и более организаций.

Рукописное оформление документов должно соответствовать его машинописному оформлению, включая состав и расположение реквизитов, нумерацию страниц и др.

Для создания управленческих документов используются листы бумаги, размеры которых устанавливает ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы». Этот стандарт разработан на основании международного стандарта ИСО 216:1975 «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В».

Система форматов бумаги построена таким образом, что каждый последующий формат получается делением предыдущего на две равные части (параллельно меньшей стороне листа) .

Буквы А и В указывают ряд форматов, а цифра - число делений, которые были произведены, начиная с основного формата, обозначаемого 0. Например, формат А4 соответствует формату АО, деленному на четыре части. Основным является ряд форматов А, вспомогательным (промежуточным) - ряд В.

При создании управленческой документации используется бумага форматов A3, А4, А5 и А6. Основным форматом официальных документов является А4. Для небольших по объему документов используется формат А5, для больших таблиц, карт или диаграмм - A3, для почтовых открыток и почтовых карточек - А6.

При оформлении документов должны соблюдаться установленные размеры полей. Согласно СТБ 6.38-2004, в организационно-распорядительной документации левое поле - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее и нижнее — не менее 20 мм.

«Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь», устанавливает для документов, издаваемых (составляемых) в министерствах, госкомитетах и других организациях, на которые распространяется ее действие, размер правого поля 10 мм.