2. Реквизиты. Формуляр документа. Количество и состав реквизитов по стб 6.38-2004. Типовой формуляр документа. Формуляр-образец и его использование

Каждый документ, создаваемый в организации, является носителем информации и содержит комплекс информационных элементов. Целевое назначение этих • моментов не однозначно. Одни содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ, другие - сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами. Традиционное делопроизводство, объектом которого является документ как единое целое, оперирует в основном только теми информационными элементами, которые характеризуют документ и являются его координатами в пространстве и во времени.

Информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени, называется РЕКВИЗИТОМ.

Для оформления организационно-распорядительных им: у документов СТБ 6.38-2004 устанавливает следующий состав реквизитов:

1. Государственный герб Республики Беларусь;

2. эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3. код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 004-2001 «Органы "государственной власти и управления» (ОКОГУ) для министерств и других органов управления, код по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» (ОКЮЛП) для других организаций;

4. код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД);

5. наименование вышестоящей организации;

6. наименование организации;

7. наименование структурного подразделения;

8. почтовый адрес отправителя;

9. коммуникационные и коммерческие данные;

10. название вида документа;

11. дата;

12. регистрационный индекс документа;

13. ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14. место составления или издания;

15. гриф ограничения доступа;

16. адресат;

17. гриф утверждения;

18. резолюция;

19. заголовок к тексту;

20. отметка о контроле;

21. текст;

22. отметка о наличии приложения;

23. подпись;

24. гриф приложения;

25. гриф согласования;

26. визы;

27. печать;

28. отметка об исполнителе;

29. отметка о заверении копии;

30. отметка об исполнении документа и направлении

31. его в дело;

32. отметка о поступлении (регистрационный штамп

33. входящих документов);

34. отметка о переносе данных на машинный носитель.

Реквизит «Название вида документа» - классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы и документов одного наименования (например, протоколы - один вид, приказы - другой вид, акты - третий). Разновидность документа конкретизирует вид (разновидность - разные виды), уточняет характер деятельности, документируемой данным видом. Например: акт экспертизы, акт приема, акт инвентаризации.

Название вида - один из обязательных элементов документа. Оно дает общее представление о документе, его целевом назначении, формуляре, юридическом значении и характере изложения информации.

Реквизиты «Наименование вышестоящей организации», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения», «Адресат», «Резолюция», • I риф утверждения», «Коммуникационные и коммерческие данные», «Почтовый адрес отправителя» показывают положение документа в пространстве как географическом, так и иерархическом, указывают путь, который он уже прошел, и тот, который ему предстоит пройти.

Положение документа во времени определяется его датой. Реквизит «Дата» показывает, в какой момент создан им документ. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты - «Гриф согласования», «Гриф утверждения», «Подпись», «Виза», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и др.

Реквизиты «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Резолюция», «Текст», «Коды» и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание.

Реквизиты «Отметка о заверении копии», «Подпись», «Печать», «Гриф утверждения» удостоверяют подлинность документа.

Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения, например, отметка о наличии приложения свидетельствует о том, что данный отдельно взятый документ еще не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть изучен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или же о том, что данный документ (например, сопроводительное письмо) не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке другого документа.

Совокупность реквизитов, определенное расположение их в документе составляют формуляр документа. Формуляр документа - это набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Иначе говоря, формуляр документа - это схема его построения. Она определяет особенности любого документа конкретной исторической эпохи, системы документации, ее отдельного вида.