3. Документ как материальный носитель информации

В различных источниках (нормативных правовых актах, стандартах, толковых словарях) можно найти более ста отличных друг от друга определений термина документ. Какое из них правильное и имеют ли остальные определения право на существование? Для ответа на этот вопрос необходимо выяснить, какой смысл вкладывался в термин в разное время, как эволюционировало содержание этого понятия.

Термин документ происходит от латинского слова «documentum». Документы появились как дополнительное (к устной речи) средство общения людей. Они были вызваны к жизни прежде всего необходимостью запечатлеть, закрепить и передать во времени и пространстве то или иное сообщение. Материальные предметы,

на которых фиксировалась информация (носители), выполняли в древние времена главным образом функцию свидетельства. Поэтому латинское слово «documentum» означало доказательство, свидетельство.

Этот термин в свою очередь произошел от глагола «do-сеге» - учить, обучать. Корни слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с приемом или получением чего-либо. От него были образованы слова «doceo» - учу, обучаю, «doctor» -ученый, «doctrina» - учение и, наконец, «documentum» - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово «documentum» использовалось Цезарем и Цицероном.

Позднее, от средневековья до XIX в., слово «документ» стало употребляться в области права в значении письменное доказательство, доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов.

В XIX в. выделяется новый аспект понятия документ: его значение в управлении. Для обозначения документов в то время использовались синонимы: деловая бумага, акт, дело. Документом считалась информация, зафиксированная по установленной форме и предназначенная для осуществления процесса управления.

В XX в. термин деловая бумага постепенно заменяется термином служебный документ. В советское время в нормативных актах, специальной литературе, на практике прочно утвердился термин документ. Сохраняется он и в настоящее время. Наряду с ним используется термин акт для обозначения документа, относящегося к сфере управления и права. Акты документально оформляют практически все действия органов государственной власти.

Существует термин исторические документы. Ими считаются летописи, хроники, записки и другие письменно зафиксированные свидетельства о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т. п.

Таким образом, в определении понятия документ можно выделить три аспекта - правовой, управленческий, исторический. Но, поскольку документ является объектом исследования многих отраслей научных знаний, то в определении этого термина обычно преобладает какой-то один аспект, так как при рассмотрении понятия за основу берутся разные критерии - цель создания, форма записи, способ фиксирования информации и т. д. Например, в юридической науке документы изучаются как средство документирования и доказательства правовых отношений. Историческая наука рассматривает документ как важнейший исторический источник.

С увеличением объема научно-технической информации, развитием вычислительной техники, появлением новых форм документов, когда стали создаваться архивы перфокарт, перфолент, магнитных лент, кино-, фото-, фонодокументов, понятие документ наполнилось новым смыслом. Стало очевидным разнообразие материальной основы документа. Поэтому длительное время документ определялся как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Это определение зафиксировано в ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Появление и активное внедрение современных информационных технологий потребовало корректировки этого определения. В настоящее время в Республике Беларусь официальным считается определение документа, которое содержится в законе Республики Беларусь «Об информатизации»: «Документированная информация (документ) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как. единица в документационном процессе. Оно разработано и утверждено Международной организацией по стандартизации (ИСО) при участии Международной федерации библиотечных ассоциаций, Международной федерации по документации, Международного совета архивов, Международной организации по интеллектуальной собственности. Согласно стандарту ИСО, информация может быть записана любым способом фиксирования каких-либо сведений, т. е. с помощью не только знаков письма, но и изображения , звука и т. п. Это определение позволяет причислить к документам все материальные объекты, которые могут быть использованы для передачи информации в обществе (включая экспонаты музеев, архитектурные памятники, образцы пород и т. п.).

Обмен информацией является необходимым условием жизни человеческого общества. Информация всегда помогала правильно отражать происходящие события и воздействовать на них. Но лишь с появлением начертательного способа фиксации информации - письма - стало возможно говорить о документе .

В любом случае понятие «документ» тесно связано с понятием информация. Слово «информация» происходит от лат. «informatio» — разъяснение, изложение. Закон Республики Беларусь «Об информатизации» дает определение термину: «Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах».

Информация может быть не документной (не зафиксированной на материальном носителе) и документной (закрепленной на нем).

Всю информацию, которую можно получить из документа, допустимо называть информацией документа. Условно она может быть разделена на три составные части:

• документная;

• на документе;

• о носителе и способе ее закрепления на нем.

Документная информация - это информация, содержащаяся в документе. Она составляет основу любого документа. Для ее закрепления, хранения, передачи во времени и пространстве и создается документ. Часто понятие документная информация подменяют понятием документальная информация. Эти два термина имеют разные значения. Документная информация - это информация, содержащаяся в документе. Документальная - это информация, основанная на документе, подтвержденная документом.

Информация на документе - это автографы, различные пометки авторов или выдающихся личностей на документе, резолюции, подписи, печати, штампы и т. п., свидетельствующие об особых обстоятельствах существования документа во времени и пространстве. Информация на документе имеет особое значение для изучения истории его создания и функционирования в обществе.

Сведения о носителе, способе закрепления сообщения и т. п. - это информация о документе как физическом объекте. Материал носителя является источником вещественной информации для архивистов, книговедов, производителей магнитных лент, специалистов ЭВМ и т. д.