2.4. Схема документообігу касових операцій По дебету рахунка 30 відображають надходження грошей у касу, на кредиті — їх видачу

Гроші, здані в банк, але не зараховані на поточний рахунок (до 12 години наступного дня), мають назву «кошти в дорозі». Вони обліковуються на активних субрахунках 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті», 334 «Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті». На дебеті рахунка відображають суми, здані в банк, на кредиті — зараховані на поточний рахунок. Здача

виручки в національній валюті в банк відображається проводкою:

14

Дт 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті»;

Кт 301 «Каса в національній валюті».

При зарахуванні грошей на поточний рахунок (згідно з випискою банку) бухгалтер має зробити запис:

Дт 311 «Поточні рахунки в національній валюті»;

Кт 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті».

На кожне перше число місяця сальдо за цим рахунком має відповідати розміру виручки, зданої в останній день місяця.

У касі підприємства можуть зберігатися не лише готівка, а й грошові документи (путівки до будинків відпочинку та санаторіїв, поштові марки тощо). Ці кошти обліковують на субрахунках 331 «Грошові документи в національній валюті» і 332 «Грошові документи в іноземній валюті».

Надходження і видача грошових документів оформляються прибутковими та видатковими касовими ордерами або накладними, що замінюють їх. Касир складає звіт про рух грошових документів. Надходження грошових документів відображають на дебеті субрахунків 331, 332, а списання — на кредиті. Наприклад, одержання путівок та їх оприбуткування на підприємстві відображають записом:

Дт 331 «Грошові документи в національній валюті»;

Кт 685 «Розрахунки з іншими кредиторами».

Оплату вартості придбаних путівок:

Дт 685 «Розрахунки з іншими кредиторами»;

Кт 311 «Поточні рахунки в національній валюті».

При одержанні пільгових путівок від органів соціального страхування вартість цих путівок в обліку відображають проводкою:

Дт 331 «Грошові документи в національній валюті»;

Кт 652 «Розрахунки за соціальним страхуванням».

Як правило, при видачі путівки працівник сплачує в касу певну частину її вартості, що в обліку відображають проводкою:

Дт 377 - надано путівку працівникові;

Кт 331

Дт 301 - внесено працівником частину вартості путівки;

Кт 377

Решту вартості путівки списують за рахунок коштів соціального страхування або за рахунок забезпечення витрат і платежів. У обліку це відображають записами:

Дт 651 «Розрахунки з соціального страхування»;

Кт 331 «Грошові документи в національній валюті».

Або:

Дт 474 «Забезпечення інших витрат і платежів»;

Кт 331 «Грошові документи в національній валюті».

У визначені керівником підприємства строки, але не рідше одного разу на квартал, на кожному підприємстві проводять раптову ревізію каси з перерахунком купюр усіх грошей і перевіркою інших цінностей, що знаходяться в касі. Залишок готівки в касі звіряють з даними обліку за касовою Книгою. Для проведення ревізії каси наказом керівника підприємства призначається комісія, яка складає акт.

При виявленні в касі нестачі або надлишку цінностей в акті зазначають їхню суму та обставини виникнення. Встановлені надлишки коштів у касі оприбутковують і відображають у складі інших доходів підприємства від операційної діяльності:

Дт 30 «Каса»;

Кт 719 «Інші доходи від операційної діяльності».

Виявлені нестачі коштів в касі підприємства відносять на матеріально відповідальних осіб:

1. Відображення факту нестачі коштів і грошових документів в касі підприємства: Дт 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей»

Кт 30 «Каса». на суму нестачі в касі підприємства; Дт 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» Кт 33 «Інші кошти». на нестачу грошових документів;

2. Сума нестачі, що підлягає відшкодуванню матеріально відповідальною особою: Дт 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків»;

Кт 716 «Відшкодування раніше списаних активів».

Суми погашеної нестачі в момент її списання з матеріально відповідальної особи відображають у складі доходів підприємства від операційної діяльності.

Як правило, операції руху грошових коштів підлягають суцільній аудиторській перевірці. Основними завданнями аудиту каси і касових операцій є перевірка: - забезпечення умов зберігання готівки і інших цінностей у касі підприємства, а також під час їх доставки на підприємство; - дотримання встановленого порядку ведення касових операцій: — правильності оформлення прибуткових та видаткових касових ордерів; — своєчасності та повноти відображення руху готівки в касовій книзі та в звіті касира; — дотримання встановленого порядку збереження чекових книжок; — дотримання ліміту наявності готівки в касі; — дотримання умов видачі готівки підзвіт на операційні і господарські витрати та інші потреби підприємства; — своєчасності та повноти оприбуткування грошей; — перевірка стану обліку касових операцій. Документами, посилаючись на які потрібно проводити перевірку каси і касових операцій, є: - Положення про ведення касових операцій в національній валюті України, затв. постановою Правління НБУ № 72 від 19.02.2001;

- Постанова КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордоном», затв. постановою КМУ № 663 від 23.04.99 із змінами; - Інструкція щодо застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активу, капіталу і зобов’язань (Наказ Мінфіну України № 291 від 30.11.99); - План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій (Наказ МФУ № 291 від 30.11.99); - П(С)БО № 21 «Вплив зміни валютних курсів» (Наказ МФУ № 193 від 10.08.2000); - Первинні документи обліку касових операцій (ПКО і ВКО); - Регістри аналітичного і синтетичного обліку; - Фінансова звітність (Звіт про рух грошових коштів); - Договірна документація.

- Основними документами, які підлягають вивченню під час перевірки касових операцій, є касова книга, звіти касира, прибуткові та видаткові касові ордери (ПКО, ВКО), журнал реєстрації ПКО, журнал реєстрації ВКО, журнал реєстрації депонованих сум, авансові звіти з підтверджуючими документами, виправдувальні документи тощо, а також регістри синтетичного обліку і звіти (журнал-ордер № 1, відомість до журналу-ордеру № 1а, Головна книга, звіт про рух грошових коштів, баланс підприємства). Загальну структуру аудиту касових операцій можна подати за допомогою схеми (рис. 6.1). Аудит касових операцій за необхідності може починатись із перевірки фактичної наявності грошових коштів у касі шляхом проведення інвентаризації каси. Інвентаризація каси проводиться в присутності касира і головного бухгалтера, в разі наявності кількох кас аудитор опечатує їх, щоб уникнути можливості покрити нестачу в одних касах за рахунок грошей інших. Під час проведення інвентаризації аудитору необхідно звернути увагу на: наказ керівника підприємства про призначення касира; наявність договору про повну матеріальну відповідальність касира підприємства; умови зберігання готівки в касі; повноту і своєчасність оприбуткування грошових коштів за чеками у банку; правильність оформлення прибуткових (ПКО) і видаткових (ВКО) касових ордерів та наявність усіх необхідних реквізитів; погашення видаткових і прибуткових ордерів відповідними штампами; правильність виведення арифметичних підсумків у платіжних відомостях, визначення депонованих сум, а також розрахунків за видатковими чеками; дотримання ліміту готівки в касі. Проводячи інвентаризацію каси, аудитор неодмінно має запропонувати касиру дати розписку у тому, що всі прибуткові та видаткові документи на грошові кошти включені до звіту касира і на момент інвентаризації каси неоприбуткованих і несплачених коштів немає. Підрахунок грошових коштів проводиться суцільним способом по кожній купюрі окремо, про що робляться записи в покупюрній відомості. Запис і підрахунок коштів проводиться

комісією і касиром окремо. Причому безпосередній підрахунок купюр робить сам касир, комісія не має права брати грошові кошти та перераховувати їх. На підставі проведення інвентаризації складається акт інвентаризації каси за формою, що визначена додатком 1 до «Положення про порядок ведення касових операцій». У разі виявлення нестачі або лишків коштів касир дає письмове пояснення про причини таких явищ. Сума виявлених лишків оприбутковується, про що виписується ПКО на загальну суму виявлених лишків. Виявлені нестачі відносяться на винних осіб. У випадках непогодження касира відшкодувати суму нестач подається позов до суду. До позовної заяви додається акт інвентаризації готівки в касі, письмове пояснення касира та інші службові розписки, через які сталися нестачі готівки в касі. Наступний етап аудиту касових операцій починається з аналізу внутрішнього контролю та руху коштів за певний період. Ознаками відсутності чи недостатності внутрішнього контролю за рухом грошових коштів на підприємстві можуть бути: відсутність на підприємстві налагодженої системи проведення раптової ревізії каси; надання права підпису ПКО і ВКО особам, крім головного бухгалтера і керівника підприємства, без розпорядчих на це документів керівника підприємства; формальне проведення ревізії каси в разі заміни касира; відсутність договору з касиром про повну матеріальну відповідальність. Враховуючи практику аудиторських перевірок, аудит касових операцій може здійснюватися в такому порядку: перевірка умов збереження готівки в касі; перевірка відповідності записів у касовому звіті та касовій книзі; перевірка наявності касових документів, що відображені в касовому звіті; перевірка правильності підрахунків у касовій книзі за день та перенесення суми з однієї сторони касової книги на другу;

перевірка ПКО і ВКО, що додані до касових звітів, за формою та суттю відображених в них операцій (можуть бути ПКО і ВКО, в яких записи здійснені з порушенням встановленого порядку ведення касових операцій та облікових регістрів, документи неякісні за формальними ознаками, є безтоварні або безгрошові бухгалтерські записи); перевірка достовірності арифметичних підрахунків у касових документах (платіжна відомість); перевірка повноти оприбуткування виручки, що надходить у касу підприємства (ПКО, касовий звіт, касова книга, виписка банку, журнал-ордер № 1, авансовий звіт, розрахунки за рахунком 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками» та рахунком 37 «Розрахунки з різними дебіторами», накладні на відвантаження тощо); наявність та арифметична звірка сум платіжних відомостей, що додані до звітів касира (наявність підписів керівника, головного бухгалтера, касира, наявність сум, строки видачі оплати праці по платіжних відомостях); перевірка кореспонденції рахунків, складеної за касовими операціями; перевірка правильності відображення касових операцій в регістрах синтетичного і аналітичного обліку. Кожна підсумкова сума журналу-ордеру № 1 с.-г., відомості № 1.1 порівнюється з підсумками оприбуткування і видачі коштів відповідно до касового звіту; перевірка встановлених банком лімітів лишків готівки в касі (перевірити, чи затверджено ліміт каси банком на звітний період, чи були своєчасно подані заявки на встановлення ліміту готівки в касі, встановити, чи не існувало випадків несвоєчасного повернення невикористаних підзвітних сум тощо); перевірка правильності та відповідності цільового використання коштів, що отримані банком по чеках. Звернути увагу на касові операції щодо видачі сум, які списуються на виробничі потреби; перевірка дотримання порядку своєчасності та повноти розрахунків із

підзвітними особами за операціями в національній та іноземній валютах.

3.3 Облік і аудит операцій на рахунках в банку

Для зберігання коштів і здійснення всіх видів розрахункових, кредитних і касових операцій юридичним особам — суб'єктам підприємницької діяльності, незалежно від форм власності, а також фізичним особам банки відкривають рахунки.

Правовідносини, що виникають у клієнтів банків під час відкриття поточних, депозитних, кредитних рахунків у національній та іноземній валюті, регулює Інструкція «Про про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах», затверджена постановою Правління НБУ від 12.11.2003 р. № 492.

Банки відкривають своїм клієнтам за договором банківського рахунку поточні рахунки, за договором банківського вкладу — вкладні (депозитні) рахунки.

Поточний рахунок — рахунок, що відкривається банком клієнту на договірній основі для зберігання грошей і здійснення розрахунково-касових операцій за допомогою платіжних інструментів відповідно до умов договору та вимог законодавства України. До поточних рахунків також належать:

Для відкриття поточного рахунка в банк подають такі документи:

1. Заяву про відкриття рахунка встановленого зразка.

2. Копію свідоцтва про державну реєстрацію підприємства у виконавчих органах влади.

3. Копію рішення про створення, реорганізацію підприємства, засвідчену нотаріально або органом, що прийняв таке рішення.

4. Копію належним чином зареєстрованого статуту (положення), засвідчену нотаріально. Установа банку, в якому відкриваються рахунки

(субрахунки), робить відмітку про відкриття такого рахунка на примірнику статуту (положення), на якому зроблено відмітку податкової інспекції про реєстрацію підприємства в податкових органах, відтак цей примірник повертають власнику рахунка.

5. Копію документа, який підтверджує, що підприємство взято на облік у податкових органах.

6. Картку зі зразками підписів директора та його заступника, головного бухгалтера та його заступника і відбитком печатки.

7. Копію документа про реєстрацію в органах Пенсійного фонду України, засвідчену нотаріально або органом, який здійснює реєстрацію.

8. Копію документа про реєстрацію в органах Фонду соціального страхування України, засвідчену нотаріально або органом, який здійснює реєстрацію.

9. Картку зі зразками підписів та відбитком печатки подають усі юридичні особи та інші суб'єкти підприємницької діяльності (незалежно від форм власності), яким відкривають рахунки в установах банків.

У картці зі зразками підписів і відбитком печатки зазначають номер рахунка та ідентифікаційний код (номер) власника рахунка, підтверджений відповідними довідками статистичних або податкових органів.

При відкритті поточного рахунка в банку відкривають особовий рахунок підприємства з присвоєнням номера. Особові рахунки банк веде в двох примірниках: перший — для банку, другий видається підприємству як виписка з рахунка. Виписку банку з поточного рахунка (ко­пія записів на цьому рахунку) з доданням відповідних первинних документів (об'ява на внесок готівки, чек, платіжне доручення, розрахунковий чек тощо) щоденно або в інші узгоджені з підприємством строки (залежно від частоти операцій по розрахунковому рахунку), передають уповноваженому представникові підприємства або особам, які мають право підпису грошових документів. Виправлення у виписці банку підтверджуються підписом головного бухгалтера

установи банку та відбитком круглої печатки. Виправлення в первинних грошових документах не допускаються. Якщо у виписці знайдено суми, зараховані на поточний рахунок помилково, або в ній не відображено сум здійснених операцій, власник рахунка має негайно повідомити про це банк, який в наступних виписках робить виправлення через зарахування (списання) відповідних претензійних сум. Періодично і на 1 січня письмово підтверджується залишок коштів на рахунку згідно з даними банку.

Виписка банку є реєстром аналітичного обліку і підставою для бухгалтерських записів. Одержану з банку виписку в бухгалтерії перевіряють і обробляють: додають первинні документи, вказують коди рахунків, що кореспондують з синтетичним рахунком первинного порядку 31 «Рахунки в банках» (субрахунки 311, 314). На дебеті рахунка 31 «Рахунки в банках» відображають надходження коштів, на кредиті — їх використання.

Форми банківських виписок можуть бути різними, але з обов'язковим зазначенням: вхідного залишку коштів на поточному рахунку на початок дня, надходжень і перерахувань коштів протягом дня окремо за кожним фактом платежу, вихідного залишку на поточному рахунку на кінець дня. По кожному факту платежу вказують, на підставі якого номера документа його було зроблено, реквізити банку і номер рахунка власника. Під час обробки банківських виписок слід брати до уваги, що з точки зору банку всі кошти підприємств (внески) є борговими зобов'язаннями банку, тому залишки коштів та їх надходження на поточний рахунок підприємства відображають на кредиті, а видачу або перерахування коштів — на дебеті рахунка. Бухгалтер записує ці операції на рахунка 31 «Рахунки в банках» у зворотному порядку: надходження — на дебеті, а видачу або перерахування коштів — на кредиті.

На дебеті виписки банк відображає погашення своєї заборгованості перед власником рахунка, а в журналі-ордері № 1 за рахунком 31 «Рахунки в банках» бухгалтер проводить ці операції на кредиті рахунка 31 як списання коштів з

поточного рахунка.

У виписці з кредиту банк відображає збільшення заборгованості перед своїм клієнтом, а у відомості № 1.2 за рахунком 31 «Рахунки в банках» бухгалтер проводить ці операції на дебеті рахунка 31 як надходження коштів на поточний рахунок.

Таким чином, виписка — основний документ, згідно з яким бухгалтер складає кореспонденцію рахунків про рух коштів; вона є реєстром аналітичного обліку та підставою для бухгалтерських записів. Подання до банку первинних документів і прийняття їх банком не є підставою для обліку операцій доти, поки вони не будуть відображені у виписці.

У виписці банку обов'язково зазначають такі реквізити:

1. Номер поточного рахунка підприємства.

2. Дату попередньої виписки і дату руху коштів.

3. Залишок коштів до руху коштів.

4. Суми операцій.

5. Номери документів.

6. Розрахункові рахунки-кореспонденти (на які або з яких почався рух після виконаних протягом дня розрахунків).

У процесі господарської діяльності підприємства здійснюють розрахунки з іншими підприємствами, як у готівковій формі, так і без участі готівки, шляхом перерахування коштів з рахунку банку свого підприємства на відповідні рахунки іншого підприємства. Останній вид розрахунків називається безготівковим і законодавчо регулюється Інструкцією про безготівкові розрахунки в національній валюті України, затвердженою постановою Правління Національного банку України від 21 січня 2004 року № 22 (далі — Інструкцією № 22).

При здійсненні розрахунків можуть застосовуватись акредитивна, інкасова, вексельна форма розрахунків, а також форми розрахунків за розрахунковими чеками та з використанням розрахункових документів на паперових носіях та в електронній формі. Окрім того, все більшого поширення набувають розрахунки банківськими платіжними картками. При здійсненні розрахункових операцій підприємства можуть використовувати такі розрахункові документи:

• меморіальний ордер;

• платіжне доручення;

• платіжна вимога-доручення;

• платіжна вимога;

• розрахунковий чек;

• акредитив.

Підприємство для здійснення розрахунків самостійно обирає передбачені платіжні інструменти (за винятком меморіального ордера) і зазначає їх під час укладення договорів.

Розрахункові документи складаються на бланках, форми яких визначені Інструкцією № 22. У випадку порушення чи неправильного заповнення реквізитів документи повертаються банком без їх виконання. Документи заповнюють українською мовою.

Розрахунковий документ (за винятком розрахункового чека) виписується в кількості примірників, потрібних для всіх учасників безготівкових розрахунків (але не менше ніж два). Розрахункові документи, що надійшли до банку протягом операційного часу (час роботи з клієнтами, який встановлюється самостійно з банком та зазначається в його внутрішніх правилах), виконується в день їх надходження. Розрахункові документи, що надійшли після операційного часу, банк виконує наступного робочого дня.

Кошти, що помилково зараховані на рахунок неналежного одержувача, мають повертатися ним у строки, установлені чинним законодавством, за порушення яких такий одержувач несе відповідальність відповідно до чинного законодавства. У разі неповернення неналежним одержувачем за будь-яких причин коштів у зазначений строк повернення їх здійснюється у судовому порядку.

Платіжне доручення — розрахунковий документ, що містить письмове доручення платника обслуговуючому банку про списання зі свого рахунку зазначеної суми коштів та її перерахування на рахунок одержувача.

Розрахунки дорученнями можуть здійснюватись:

• за фактично отриману/придбану продукцію (виконані роботи, надані послуги тощо);

• у порядку попередньої оплати — якщо такий порядок розрахунків установлено законодавством та/або обумовлено в договорі;

• для завершення розрахунків за актами звірки взаємної заборгованості підприємств, які складені не пізніше строку, установленого чинним законодавством;

• для перерахування підприємствами сум, які належать фізичним особам (заробітна плата, пенсії тощо), на їх рахунки, що відкриті в банках;

• для сплати податків і зборів (обов'язкових платежів) до бюджетів та/або державних цільових фондів;

• в інших випадках відповідно до укладених договорів та/або чинного законодавства.

Синтетичний облік операцій за поточним рахунком здійснюють на грошовому рахунку 31«Рахунки в банках». На дебеті рахунка відображають надходження (збільшення) грошей, на кредиті — їх списання. Сальдо рахунка може бути тільки дебетовим і показує залишок грошей на певну дату.

Оборот по дебету цього рахунка показує надходження готівки з каси, одержання коштів від реалізації, повернення банківських кредитів, надходження заборгованостей від покупців і замовників та ін.

На кредиті рахунка 31 відображають зменшення коштів у зв'язку з видачею готівки в касу, погашенням заборгованостей постачальникам, підрядникам, до бюджету, в банк за одержані кредити, тобто списання коштів.

Дані про операції за рахунками в банку за журнально-ордерної форми обліку систематизуються у двох багатографних реєстрах: у журналі-ордері №1 на кредиті рахунка 31 «Рахунки в банках» і у відомості № 1.2 — на дебеті

рахунка. Підставою для складання цих реєстрів є виписки банку і додані до них розрахункові документи, що підтверджують зарахування грошових коштів на рахунок або їх списання. Записи в журналі-ордері та у відомості роблять після обробки банківських виписок.

Аналітичний облік за рахунком 31 у розрізі кореспондуючих рахунків відображають у листках-розшифровках на основі доданих до виписки банку розрахункових документів, у яких зазначено номер документа, дату, коротке найменування та суму операції.

По закінченні місяця, в журналі-ордері № 1 і відомості № 1.2 підводять підсумки за кореспондуючими рахунками і звіряють з оборотами за цими рахунками, що відображені в інших облікових реєстрах у кореспонденції з рахунком 31. Обороти за місяць із журналу-ордера № 1 переносять у Головну книгу.

Залишок грошових коштів на рахунках в банку відображають у відомості № 1.2 тільки на початок і кінець місяця. Залишок грошових коштів, указаний на кінець місяця у відомості № 1.2, має відповідати залишку грошових коштів на поточному рахунку, який (залишок) відображено в останній у цьому місяці виписці банку, і даним Головної книги.

Для оперативних цілей протягом місяця використовують дані про залишки грошових коштів на поточному рахунку підприємства в банку, відображені у виписках банку.

По закінченні місяця бухгалтер збирає всі виписки з підколотими до них додатками

Згідно з чинним законодавством підприємства зобов’язані свої грошові кошти понад встановлений ліміт зберігати в обслуговуючих установах банку, а також здійснювати розрахунки з іншими юридичними особами в сумі, що перевищує 3000 грн, тільки шляхом безготівкових розрахунків через установи банку. Розрахунки через установи банків здійснюються як в національній, так і в іноземній валютах. Підприємство має самостійно відкрити поточні рахунки як в національній, так і в іноземній валютах в установах банку на свій власний розсуд.

Джерелами даних для аудиту операцій по рахунках в банку є: виписки банку з особових рахунків і додані до них виправдовуючі документи, а також регістри аналітичного і синтетичного обліку за рахунками 30, 31 і 33 (журнал-ордер 1 с.-г., відомість 1.1 с.-г, журнал-ордер 2 с.-г., відомість 2.1 с.-г, журнал-ордер 3 с.-г., відомість 3.1 с.-г., договірна документація, різні виконавчі листи, Головна книга, баланс тощо). Перед початком аудиту банківських операцій необхідно оцінити стан внутрішнього контролю і системи обліку банківських операцій, визначити основні об’єкти та послідовність перевірки (рис. 6.2).

Тема 4 Облік і аудит дебіторської заборгованості
4.1 Визначення, визнання та оцінка дебіторської заборгованості
4.2 Облік і аудит розрахунків з покупцями та замовниками
4.3 Облік і аудит резерву сумнівних боргів
4.4 Облік і аудит розрахунків з підзвітними особами
4.5 Облік і аудит розрахунків з різними дебіторами
4.6. Облік і аудит розрахунків векселями