16 Принцип "перевернутої піраміди" (побудова основного тексту документу).
«Перевернена піраміда»
Найчастіше інформаційно-аналітичний документ починають із відповідей на найважливіші питання (про критерії «важливості» ми вели розмову раніше). Потім розташовують усе, що хочеться сказати, у порядку зниження важливості.
Як правило, уже на етапі збору й аналізу фактів у голові аналітика складається приблизний порядок їхнього компонування. Перед написанням матеріалу, як правило, складається його план. Форма в цьому випадку не має значення - одні перераховують на папері факти, які треба обов'язково згадати в матеріалі, інші сортують відомості в порядку убування або зростання їхньої значимості. Головне тут - вирішити для себе, у якому порядку подавати факти і як згрупувати родинну, що має відношення до тієї самої події або людини, інформацію. При цьому корисно запитати себе: «У чому буде полягати квінтесенція матеріалу?» «Про що він?». «Що нового й важливого я повідомляю замовникові?» Можна сформулювати суть матеріалу в одному реченні. До речі, з такого речення після відкидання необов'язкових слів може вийти непоганий заголовок.
Новачки роблять дві помилки. Вони намагаються втиснути в документ всі факти, які зібрали. І вони розкидають однорідні факти по всьому матеріалу, тоді як їх варто згрупувати й подавати змістовими блоками. Недоліком багатьох матеріалів є саме те, що та сама подія (проблема й т.п.) згадується в різних частинах тексту.
Деякі аналітики, починаючи працювати, розбивають зібрані факти на дві групи: ті, які обов'язково повинні ввійти у документ, що складається, і - всі інші. Це полегшує відбір фактури й допомагає оптимізувати обсяг матеріалу.
В інформаційних документах і пресі застосовується конструкція, відома з 20-х років XX століття як «перекинута» або «перевернена піраміда» (inverted pyramid). Основа такої «піраміди» виявляється нагорі. В «переверненій піраміді» найважливіші судження й факти сконцентровані в першому абзаці, аргументація й вся інша інформація розташована послідовно в міру убування значимості. Конструкція «переверненої піраміди» зручна, по-перше, для редагування. Якщо матеріал прийдеться скоротити, це легко зробити, просто відкинувши менш істотний фрагмент (так ящірка, рятуючись, відкидає хвіст). По-друге, в «переверненій піраміді» матеріал концентрований і жорстко структурований: найважливіше завжди йде першим.
Якщо ви збираєтеся групувати ідеї, підсумовувати виводи і подавати інформацію зверху вниз, від загального до окремого, структура вашого документу нагадуватиме схему, зображену на малюнку.
Структура починається з нижнього рівня: найменших осередків, які призначені для конкретних ідей і міркувань, що формулюються в окремих висловлюваннях. Ці висловлювання логічно об'єднуються в параграфи, параграфи - в розділи, розділи - в документ, який і "викочує" на вершину єдину, головну думку.
Якщо ви на мить замислитеся про те, в якій послідовності ви розвиваєте і обмірковуєте ідеї, то зрозумієте, що насправді піднімаєтеся від низу до верху. Коли ви пишете, ви постійно сходите на вищі рівні абстракції.
На найнижчому рівні піраміди ви групуєте висловлювання, кожне з яких містить якусь часткову ідею, в параграфи. Припустимо, ви об'єднуєте в одному параграфі шість висловлювань. Причина, по якій об'єднані ці шість, а не інші, буде тільки одна, а саме: ви виразно розумієте логічний взаємозв'язок між ними. І цей логічний взаємозв'язок буде присутній завжди, оскільки без нього не виразити загальну ідею параграфа, що ефективно підсумовує ідеї окремих висловлювань. Не варто, наприклад, об'єднувати п'ять висловлювань про фінанси і одне - про теніс, тому що буде важко показати значущість і доцільність кожного судження. Вам буде важко сформулювати висловлювання, що підсумовує сенс параграфа.
Формулюючи загальний сенс параграфа, ви піднімаєтеся вгору на один рівень абстракції. Тепер ви можете сприймати параграф як узагальнене висловлювання, що містить одну думку, а не шість. Це дозволяє вам об'єднати в групи, скажімо, три параграфи. Адже кожен з них містить одну-єдину думку, хай і на більш високому рівні абстракції, чим ті, що становлять його окремі висловлювання. Основна причина, по якій ви об'єднуєте в розділ ці, а не інші параграфи полягає у наступному: ви бачите логічний взаємозв'язок саме цих параграфів. І без нього ви не зможете виразити єдину загальну ідею розділу, що ефективно підсумовує ідеї окремих параграфів.
Такий самий процес осмислення буде вірним при об'єднанні розділів, що формують документ в цілому. Ви сполучаєте три розділи разом (кожен розділ складається з групи параграфів, а параграф, у свою чергу, складається з групи висловлювань) тільки тому, що вони потрібні, щоб виразити єдину, головну ідею усього документу. І ця ідея підсумовує ідеї наших трьох розділів.
Ви об'єднуватиме блоки тексту і підсумовуватиме ідеї до тих пір, поки не врахуєте усі логічні взаємозв'язки. Зрозуміло, що ви зупинитеся тільки тоді, коли кожен документ, який ви пишете, буде структурований. Тобто коли проведете і доведете ключову думку - єдино виведену з остаточного об'єднання розділів і таку, що підсумовує їх. Ця думка буде і має бути головною. Саме її ви хочете ствердити, а усі ідеї, що згруповані на рівнях нижчі - вбудовані вами належним чином в структуру, - будуть пояснювати, доводити, захищати головну думку в усіх значущих деталях.
На щастя, ви зможете заздалегідь визначити, чи виходить у вас чітка і прийнятна структура. Потрібно лише оцінити, чи зв'язуються ваші ідеї таким способом, який дозволяє об'єднувати їх в пірамідальні групи.
Об'єднувати ідеї в групи треба, керуючись наступними правилами:
На кожному рівні піраміди ідеї завжди повинні резюмувати ідеї, об'єднані рівнем нижче.
Ідеї в кожній групі завжди мають бути одного виду.
Ідеї в кожній групі завжди мають бути логічно впорядковані.
Тепер пояснимо, яким чином слід використовувати правила "завжди повинні":
Ідеї на кожному рівні піраміди завжди повинні резюмувати ідеї, об'єднані рівнем нижче. Перше правило ґрунтується на тому факті, що головна операція в мисленні і в створенні документу - це операція абстрагування. Саме при її допомозі народжуються нові ідеї з ідей, згрупованих рівнем нижче. Як ми бачили в наведених вище прикладах, головна думка параграфа - це результуючий вивід з висловлювань, об'єднаних в цей параграф. Так само головна думка розділу - це вивід, що підсумовує, з параграфів і так далі. Проте, щоб мати можливість зробити висновок з раніше згрупованих висловлювань або параграфів, необхідно коректно об'єднати в групи ці ідеї, висловлювання і параграфи. Друге і третє правила - це і є правила об'єднання в групи.
Ідеї в кожній групі завжди мають бути одного виду. Якщо ви хочете піднятися лише на один рівень абстракції над об'єднаними в групу ідеями, вони мають бути логічно одного виду. Наприклад, ви можете логічно об'єднати яблука і груші в категорію "фрукти". Ця категорія буде лише на один рівень абстракції вище. Так само ви можете об'єднати столи і стільці в категорію "меблі". Але що вийде, якщо ви необачно спробуєте згрупувати яблука і стільці? Ви не зможете скористатися найближчим рівнем абстракції, оскільки він вже зайнятий категоріями "фрукти" і "меблі". Таким чином, вам доведеться перейти на вищий рівень. Доведеться скористатися розмитими категоріями "предмети" або "неживі об'єкти". Але кожна з цих категорій занадто широка і тому не вказує на миттєво збагненний середнім розумом логічну ознаку об'єднання.
Коли ви пишете, ви хочете викладати ідеї, що припускаються логікою цієї групи. Саме тому усі об'єднувані судження і ідеї повинні належати до однієї і тієї ж логічної категорії. Так, якщо перша ідея - це причина якоїсь дії, то друга ідея в цьому параграфі або розділі також має бути причиною для тієї самої дії. Якщо перша ідея - це етап якогось процесу, інші ідеї, що належать цій групі, мають бути етапами того ж самого процесу. Якщо перша ідея - це проблема в компанії, інші теж мають бути пов'язані з проблемами компанії і так далі.
Вірний спосіб переконатися, чи вірно ви об'єднали ідеї в групу, - спробувати узагальнити їх. Для цього скористайтеся як ярликом іменником в множині або збиральним іменником. Ви виявите, що ідеї, які можна об'єднати, можна і назвати загальними словами: рекомендації, причини, проблеми, зміни. Не існує яких-небудь інших обмежень на об'єднання різних ідей в групи. Пам'ятайте тільки одне: це завжди і обов'язково множина ідей одного і того ж виду і їх можна узагальнити одним іменником в множині.
3. Ідеї в кожній групі завжди мають бути логічно впорядковані. Іншими словами, завжди повинне існувати пояснення тому, чому друга ідея йде саме другою і не може бути ні першою, ні третьою. Існує тільки чотири логічні способи, за допомогою яких упорядковують набір ідей:
дедуктивний (велика посилка, мала посилка, вивід);
хронологічний (перше, друге, третє);
структурний (Бостон, Нью-Йорк, Вашингтон);
класифікаційно-порівняльний (перший за значимістю предмет, другий за значимістю предмет і т.д.).
Порядок, який ви вибираєте, відбиває аналітичні процеси, які ви використовуєте при об'єднанні ідей в групи. Якщо ви керувалися дедуктивними підставами, ідеї йдуть в порядку логічних аргументів. Якщо використовували причинно-наслідковий зв'язок, то в хронологічному порядку. Якщо висловлювалися про існуючу структуру, то порядок диктується саме нею. Якщо класифікували, то - порядком значущості. Оскільки ці чотири види - дедуктивні висновки, виявлення причинно-наслідкових зв'язків, розподіл цілого на частини і класифікація - охоплюють усі можливі види аналітичної діяльності, на яку здатний розум, то і способів впорядкування будь-яких ідей існує тільки чотири.
Принципово важливо розуміти, що ще до того, як ви почнете писати, необхідно збудувати свої ідеї у формі піраміди. Перевірити, чи відповідає ваша піраміда правилам. Якщо раптом якесь з цих правил порушене, значить, ви не точні у своїх роздумах або не розвинули і не обґрунтували свої ідеї до кінця. А можливо, що зв'язали їх таким чином, який заважає читачеві знайти вкладений в них первородний сенс. Знайшовши помилки, ви зможете переробити ідеї. Потім очистити свої судження, збудувати структуру документу відповідно до правил. Це позбавить вас від необхідності великих змін, переробок і переписування документу надалі.