13 Важливі принципи підготовки інформаційно-аналітичних документів.

3. Важливі принципи підготовки інформаційно-аналітичних документів

Основу інформаційного документа становить фактологічна інформація. Це факти, що відносяться до певних проблем або питань. Однак факти не мають будь-якого сенсу, якщо вони приводяться без певної логічної побудови, не супроводжуються коментарями і висновками, в яких виявляються основні тенденції досліджуваних процесів.

Це досягається в процесі безпосередньої аналітичної роботи. У результаті аналітичної обробки споживачеві видається осмислена інформація, отримана з оцінених, витлумачених і співвіднесених даних, викладених таким чином, що ясно бачиться рішення конкретного поставленого завдання.

При підготовці документів необхідно враховувати дві обставини: основне призначення документа і його основних читачів. Якщо документ складається як основа для дій вищих ланок державного апарату й органів управління, що визначають політику, то він повинен бути стислим, переконливим і загальнодоступним. Якщо ж такий документ готується як довідковий матеріал для внутрішнього користування інформаційного органа й взаємодіючих структур, ступінь його повноти й розкриття може не обмежуватися.

Основна вимога: щоб користувачі стратегічної інформації не були перевантажені великим обсягом інформації, і в той же час не допускати пропусків важливої інформації.

3.1. Що ж таке стислість і чим вона досягається?

Ісаак Бабель висловлював своє розуміння стислості наступними словами: «ніщо так не входить у серце читача як вчасно поставлена крапка». Сумлінний автор (аналітик) повинен уникати багатослівності й прагнути до того, щоб передати інформацію, використовуючи найменшу кількість слів. За багатослівністю губиться основна думка матеріалу. Декілька добре підібраних слів більш чітко передадуть зміст. Іншими словами, стислість - сестра таланта.

Але є й небезпека перекручування змісту в погоні за стислістю. Трапляється, що занадто завзяте скорочення матеріалу заради стислості й більш цілеспрямованого «удару фактом» грішить проти істини.

3.1.1. Уникайте плеоназмів

Плеоназм (гр. pleonasmos - перебільшення) - надмірність слів у фразі  або тексті з погляду точної передачі думки.

Зайвими називають слова, які не повідомляють нічого нового, необхідного для розуміння тексту. При цьому вони займають місце, не залишаючи його потрібним словам, затемнюють сенс вислову, відбирають час у читача. На щастя, можна навчитися впізнавати цих ворогів і позбавлятися від них.

У цьому нам допоможе знання типових прикладів плеоназмів та прийомів виявлення надлишкової лексики.

Типові приклади зайвих слів

Звичайно це одне з двох сусідніх слів, значення якого або а) включає значення другого слова, або б) тотожне йому.

А) Зібралося тридцять чоловік будівельників. (Слово "будівельник" включає в себе значення слова "людина".) У такому середовищі могли виникати різні всілякі з'єднання. (Всілякі - це і означає різні, причому самі різні, тобто які тільки можуть бути.) Сюди ж можна віднести поєднання "період часу", "березень місяць", "перше знайомство", "відступити назад", "піднятися вгору", "кивнути головою", "кожна хвилина часу", "прейскурант цін", "моргнути очима" (зустрічається варіант "моргнути своїми очима"), "закотив очі під лоба", "серед числа іншого". Ці та подібні до них словесні надмірності позначаються терміном "плеоназм" (багатослівність).

Б) При вивченні мікросвіту необхідно враховувати особливості і специфіку найдрібніших частинок. (Слова "особливості" і "специфіка" збігаються за змістом, будь-яке з них можна сміливо викреслювати.) Використання в реченні однокорінних чи близьких за значенням слів позначається терміном "тавтологія" (з грецької - "говорю те ж саме"). "Щира правда" або знамените "масло масляне" - приклади тавтології.

До зайвих відносять також слова, що позначають:

1. Наявність або появу описуваного (згадуваного) предмета (процесу).

Приклади: Необхідно врахувати всі наявні у господарстві резерви. Наявність тріщин і нерівностей не допускається.

2. Дія, яку позначати не потрібно, оскільки описуваний предмет інакше діяти чи співвідноситися з іншим предметом не може.

Приклади: Відповідно до гіпотези, висловленої Ейнштейном ... Тут містяться статті про результати проведених досліджень.

3. Обставини, уточнення, доповнення, і без того ясні з контексту.

Приклади: Книга знайомить з прикладної лінгвістикою, яка бурхливо розвивається в даний час . Нерозуміння цього питання з боку керівників веде до погіршення психологічного клімату в колективі.

Прийоми виявлення зайвих слів

Перед тим як викласти інформаційно-аналітичний документ на загальний огляд, перечитайте її уважно речення за реченням, запитуючи себе: чи можна тут обійтися без цього слова? А без цього? Якщо ні, поясніть чому. Що зміниться, якщо це слово прибрати? Чи немає в реченні однокорінних слів? Чи не можна скоротити речення без шкоди змісту, замінивши який-небудь оборот одним словом? Давайте спробуємо!

Вкажіть, яке слово - зайве:

Пташенята падають вниз на землю.

Початок о 19 годині вечора.

У грудні було виявлено шість самовільних прогулів.

Пропрацював п'ять років, не отримуючи жодної копійки грошей.

На мою особисту думку, виставка не викликала підвищеного інтересу.

Не задирайте ніс догори!

От ще зразок багатослівності: «Не виключено, що в ряді випадків цей матеріал може змішатися із хмарами й викликати дощ раніше, ніж він міг би піти». Після редагування речення стало краще: «Цей матеріал може змішатися із хмарами й викликати дощ раніше очікуваного».