9.4. Організація нарахування та виплати заробітної плати

Нарахована оплата праці в первинних документах в дальшому об­ліковому процесі повинна бути нагромаджена за двома напрямками: І) на кожного працівника - для організації розрахунків з оплати пра­ці; 2) на об'єкти обліку - для віднесення сум оплати праці у витрати відповідних споживачів.

Міністерство статистики України наказом № 144 від 22 травня 1996 р. затвердило типові форми первинного обліку щодо розрахун­ків з робітниками і службовцями з заробітної плати:

• П-49 "Розрахунково-платіжна відомість";

• П-50 "Розрахункова відомість";

• П-51 "Розрахункова відомість";

• П-52 "Розрахунок заробітної плати";

• П-53 "Платіжна відомість";

• П-54 "Особовий рахунок";

• П-54а "Особовий рахунок";

• П-55 "Накопичувальна картка виробітку і заробітної плати";

• П-56 "Накопичувальна картка обліку заробітної плати".

Для прискорення розрахунків з оплати праці і їхнього контролю працівникам бухгалтерії доцільно мати таблиці розмірів тарифних ставок і посадових окладів, таблиці для утримання податку, копії ко­лективних договорів, положення про оплату праці, систематизовані збірники з трудового законодавства та інші нормативні документи, зразки підписів керівників господарських підрозділів, обліковців та інших осіб, які підписують первинні документи для нарахування за­робітної плати.

Первинні документи із заробітної плати в бухгалтерії перевіряють з формальної сторони, арифметично і по суті. Неправильно оформле­ні документи повертають назад у відповідні підрозділи підприємства, У яких вони були складені.

Підрахунок даних про нараховану суму оплати праці для кожного працівника здійснюють в розрахунково-платіжних відомостях (форма № П-49). Їх складають за цехами, бригадами та іншими структурними підрозділами підприємства.

Розрахунково-платіжні відомості підписують керівник підпри­ємства і головний бухгалтер, і після цього касир має право за ними видавати заробітну плату. За отримані суми грошей працівники під­писуються у відомості. В розрахунково-платіжних відомостях забез­печується аналітичний облік до рахунку 66 "Розрахунки за виплатами працівникам".

Розрахунково-платіжні відомості складають за структурними під­розділами. Узагальнення даних відомостей по підприємству роблять шляхом складання Зведеної відомості з розрахунків з робітниками та службовцями. Таке зведення оплати праці дає змогу мати узагальнені дані в цілому по підприємству про суми нарахованої оплати праці, утримань із неї та суми до виплати. Ці дані необхідні для контролю витрачання фонду оплати праці, визначення загальних сум для пере­рахування податків, отримання готівки в установі банку для видання працівникам, складання звітності тощо.

Виплату із каси сум з оплати праці переважно проводять не за роз­рахунково-платіжними, а за платіжними відомостями. Для цього із розрахунково-платіжних відомостей записують в платіжні відомості прізвище, ім'я та по батькові працівника, його табельний номер і су­му до одержання. Такий порядок встановлюють у великих підприєм­ствах, в яких касир завантажений лише однією роботою - ведення касових операцій. На невеликих підприємствах функції касира мо­же виконувати бухгалтер. В такому випадку немає потреби складати окремо платіжну відомість. За таких умов оплату праці краще видава­ти за розрахунково-платіжними відомостями.

Суми нарахованої оплати праці згідно з розрахунково-платіжними відомостями мають дорівнювати сумам, що відносяться до об'єктів обліку.

Групування даних первинних документів за двома напрямками (за працівниками і за об'єктами обліку) досить трудомістка робота. Тому її виконують зазвичай за допомогою комп'ютерів.

Облік розрахунків з оплати праці ведуть на рахунку 66 "Розрахун­ки за виплатами працівникам". До рахунку 66 відкривають три субра­хунки:

• 661 "Розрахунки за заробітною платою";

• 662 "Розрахунки з депонентами";

• 663 "Розрахунки за іншими виплатами".

За дебетом субрахунку 661 обліковують всі види утримань із опла­ти праці, виплату оплати праці, депонування (перерахунок на субра­хунок 662) оплати праці. За кредитом субрахунку 661 відображають нарахування оплати праці, а за кредитом субрахунку 663 відобража­ють нарахування виплат, які не входять в склад фонду оплати праць зокрема допомога по частковому безробіттю, допомога по тимчасовій непрацездатності. В дебет субрахунку 663 відносять виплати, що не входять в склад фонду оплати праці.

На рахунку 66 може бути розгорнуте сальдо:

• кредитове - означає заборгованість підприємства з оплати праці й інших виплат працівникам;

• дебетове - означає заборгованість працівників підприємству з оплати праці.

Дебетове сальдо може виникати лише в окремих ви­падках, наприклад, коли є переплати з оплати праці. Під час нарахування оплати праці запис роблять на кредит рахунку 66 і дебет різних рахунків,¹ на які відносять оплату праці.

Нараховані, але не одержані персоналом у встановлений строк суми з оплати праці депонують і відображають за дебетом субрахунку 661 "Розрахунки за заробітною платою" або субрахунку 663 "Розрахунки за іншими виплатами" і кредитом субрахунку 662 "Розрахунки з депо­нентами". Внесення неотриманої заробітної плати в банк записують за дебетом рахунку 31 "Рахунки в банках" і кредитом рахунку ЗО "Каса". Отримання в банку сум депонованої заробітної плати оформляють: де­бет рахунку ЗО і кредит рахунку 31. Виплату із каси заробітної плати депоненту відображають: дебет субрахунку 662 і кредит рахунку ЗО.

Депонент (лат. deponens (deponentis) - той, що відкладає) - фізич­на або юридична особа, яка внесла цінності (грошові суми або цінні папери) в депозит (тобто до банків, інших установ) на зберігання. Де­понентами є працівники підприємств, які з тієї чи іншої причини не отримали в строк належну їм нараховану заробітну плату. Не отрима­ну вчасно заробітну плату вважають депонованою.

Якщо сума не отримана у встановлений строк працівником, то у розрахунково-платіжній або платіжній відомості, чи видатковому ка­совому ордері касиром (чи особою, на яку покладені обов'язки ка­сира) проти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, в місці їхньо­го підпису ставлять штамп або роблять напис: "Депоновано". Касир складає реєстр депонованих сум і у розрахунково-платіжній або пла­тіжній відомості записує фактично виплачену суму та неотриману су­му виплат, яка підлягає депонуванню.

Неотримані суми потрібно здавати з каси в банк на поточний раху­нок. У касі можуть залишатися суми в розмірах, що не перевищують встановлений підприємству ліміт каси.

Для аналітичного обліку розрахунків до субрахунку 662 ведуть Книгу обліку розрахунків з депонентами". Записи в книгу здійсню­ють протягом року на підставі складених касиром реєстрів невиданої

заробітної плати в кожному місяці з зазначенням номера платіжної відомості.

Депоновані суми виплачують не за відомостями, а за видатковими касовими ордерами, які виписують окремо на кожну особу. Номер ви­даткового касового ордера і суму, яку виплачено за ним, записують в Книгу обліку розрахунків з депонентами напроти місяця, в якому здій­снено виплату. Різниця між кредитом (віднесено на рахунок депонента) і дебетом (виплачено) Книги обліку розрахунків з депонентами буде ве­личиною невиплаченої заробітної плати для кожного працівника. Суми депонентської заборгованості обліковують до їхнього погашення.

Облік розрахунків за виплатами працівникам здійснюють в журна­лах № 5 і № 5А, а в сільськогосподарських підприємствах - в журналі-ордері № 10.2 с.г.