9.5. Організація обліку відпускних

Статтею 45 Конституції України передбачено право кожного пра­цюючого на відпочинок. Воно забезпечується наданням днів щотиж­невого відпочинку, а також оплачуваної щорічної відпустки. Надання відпусток регулюється Законом України "Про відпустки" від 15 лис­топада 1996 р. № 504/96-ВР з наступними змінами і доповненнями.

Право на відпустки мають громадяни України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належ­ності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи.

Надання відпустки оформляють наказом (розпорядженням) про надання відпустки (форма № П-6). На підставі наказу (розпоряджен­ня) про надання відпустки відділ кадрів робить відмітки в особовій картці працівника (форма № П-2), а бухгалтерія здійснює розрахунок заробітної плати, що належить за відпустку. У разі надання відпустки без оплати поряд із зазначенням кількості днів відпустки зазначають "без оплати".

Законом встановлено, що за бажанням працівника у разі його звіль­нення (крім звільнення за порушення трудової дисципліни) йому має бути надано невикористану відпустку з наступним звільненням. Да­тою звільнення в цьому разі є останній день відпустки.

Заробітну плату працівникам на час відпустки виплачують не піз­ніше, ніж за три дні до її початку. У разі звільнення працівника йому виплачують грошову компенсацію за всі невикористані ним дні що­річної відпустки.

Щорічну основну відпустку надають працівникам тривалістю не менше як 24 календарні дні за відпрацьований робочий рік, який від­лічується з дня укладення трудового договору.

Тривалість відпустки визначається Кодексом законів про працю України, Законом України "Про відпустки", іншими законами та нор­мативно-правовими актами України і незалежно від режимів та графі­ків роботи розраховується в календарних днях. Святкові та неробочі дні при визначенні тривалості щорічних відпусток та додаткової від­пустки працівникам, які мають дітей, не враховуються і окремо не оплачуються. Святкових та неробочих днів у році 10, а саме:

• 1 січня - Новий рік;

• 7 січня - Різдво Христове;

• 8 березня - Міжнародний жіночий день;

• 1 і 2 травня - День міжнародної солідарності трудящих;

• 9 травня - День перемоги;

• 28 червня - День Конституції України;

• 24 серпня - День незалежності України;

• один день (неділя) - Великдень;

• один день (неділя) - Трійця.

Загальна тривалість щорічної відпустки (основної і додаткової) не повинна перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайня­тих на підземних гірничих роботах, - 69 календарних днів.

Право на щорічну відпустку повної тривалості (яка повинна бути не менше ніж 24 календарні дні) у працівника виникає при закінченні шести місяців безперервної роботи на цьому підприємстві.

Якщо працівник іде у щорічну відпустку до закінчення шестимі­сячного строку безперервної роботи, її тривалість визначають пропо­рційно до відпрацьованого часу.

Заробітну плату працівникам за час відпусток та компенсації за невикористані відпустки визначають відповідно до "Порядку обчис­лення середньої заробітної плати", який затверджено постановою Ка­бінету Міністрів України від 8 лютого 1995 р. № 100 з наступними змінами і доповненнями.

Обчислення середньої заробітної плати для оплати щорічної та до­даткової відпусток або для виплати компенсації за невикористану від­пустку, відпусток у зв'язку з навчанням без відриву від виробництва провадиться з урахуванням виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.

Працівникові, який пропрацював на підприємстві, в установі, ор­ганізації менше року, середню заробітну плату обчислюють, виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з першого числа наступного місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в яко­му надають відпустку або виплачують компенсацію за невикористану відпустку.

Розрахунок відпускних здійснюють так:

1. Середньоденна заробітна плата = Заробітна плата за попередні 12 місяців, поділена на кількість календарних днів за мінусом святко­вих днів (365 - 10);

2. Сума відпускних = Середньоденна заробітна плата, помножена на кількість днів відпустки.

Нарахування виплат за час щорічної відпустки, додаткових від­пусток у зв'язку з навчанням, творчої відпустки, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, або компенсації за невикористані від­пустки, тривалість яких розраховують в календарних днях, провадять шляхом ділення сумарного заробітку за останні перед наданням від­пустки 12 місяців або за менший фактично відпрацьований період на відповідну кількість календарних днів року чи меншого відпрацьова­ного періоду (за винятком святкових і неробочих днів, встановлених законодавством). Одержаний результат перемножують на число ка­лендарних днів відпустки.

Для відшкодування наступних (майбутніх) витрат на виплату від­пусток працівникам створюють забезпечення.

Щомісячну суму резерву на відпустки визначають шляхом вста­новлення планового відсотка до фактично нарахованої суми заробіт­ної плати. Цього резерву має вистачати на виплату відпускних та на­рахувань на них.

На субрахунку 471 "Забезпечення виплат відпусток" обліковують рух та залишки коштів на оплату чергових відпусток працівникам. Суму забезпечення визначають щомісячно як добуток фактично на­рахованої заробітної плати працівникам і відсотка, обчисленого як відношення річної планової суми на оплату відпусток до загального планового фонду оплати праці.

Забезпечення для виплати відпусток потрібно створювати з метою рівномірного віднесення у витрати за звітними періодами сум, які на­лежить виплачувати працівникам за дні відпусток. У разі створення забезпечення виплат на відпустки роблять запис за дебетом тих рахун­ків, на які віднесена оплата праці (рахунки 23, 91, 92, 93, 94 та інші) і за кредитом рахунку 47 "Забезпечення майбутніх витрат і платежів”. Фактично нараховані працівникам відпускні суми списують на змен­шення створеного забезпечення: дебет рахунку 47 і кредит рахунку 66 "Розрахунки за виплатами працівникам". Використання забезпечен­ня в частині обов'язкових відрахувань відносять в кредит рахунку 65 "Розрахунки за страхуванням" і дебет субрахунку 471.

Кредитове сальдо по субрахунку 471 на кінець року показує розмір невикористаного забезпечення. Його обґрунтовують шляхом множен­ня кількості днів невикористаної відпустки на середньоденну заро­бітну плату. Недостатню суму забезпечення донараховують, а лишок нарахованої суми сторнують заключними бухгалтерськими записами за грудень: дебет рахунків за обліком витрат (рахунки 23, 79) і кредит субрахунку 471.

У податковому обліку створення резерву на відпустки не відобра­жається на валових витратах. Вони виникають у період нарахування відпускних. До валових витрат відносять також фактично нараховані суми внесків до Пенсійного та інших соціальних фондів.

Суми щорічних відпускних включають у фонд додаткової заробіт­ної плати. З метою обкладання податком з доходів фізичних осіб во­ни включаються в оподатковуваний дохід. Нарахування та утримання внесків у пенсійний та інші соціальні фонди із відпускних здійсню­ють в звичайному порядку: заробітну плату плюс відпускні і одер­жану суму використовують для утримань та нарахувань за поточний місяць.