11. Организация системы синтетических счетов.

Центральным звеном любой АИСБУ является компьютерный план счетов, то есть справочник, организованный в виде списка, каждая запись которого соответствует определенному счету/субсчету. Как правило, он соответствует рабочему плану счетов предприятия. Поскольку счета бухгалтерского учета в плане счетов необходимы для учета объектов разного экономического содержания, то в АИСБУ для каждого счета задаются его свойства (характеристики счетов). Именно эти свойства определяют особенности технологической обработки и применяемых алгоритмов. К таким характеристикам относятся:

1. Код и наименование счета/субсчета.

2. Тип счёта по отношению к балансу (активный, пассивный, активно-пассивный, забалансовый).

3. Тип сальдо счета/субсчета. Сальдо может быть свернутое и развернутое. В АИСБУ тип счета по отношению к балансу может задаваться 1) в явном виде указывается тип сальдо по отношению к балансу и свернутое оно или развернутое. 2) В явном виде задается тип счета по отношению к балансу и в скрытом виде фигурирует тип сальдо. 3) Отсутствуют обе характеристики. В первом случае в плане счетов явно задаются и тип счета, и тип сальдо, и в зависимости от установленных признаков формируется сальдо определенного типа (дебетовое или кредитовое) в свернутом или развернутом виде. Во втором случае остатки всех синтетических счетов рассчитываются как развернутое сальдо, а остатки аналитических счетов рассчитываются как свернутое сальдо. При корректном формировании записей по аналитическим счетам и при обобщении данных по синтетическому счёту в целом и для активных и для пассивных счетов сальдо будет всегда одностороннее, то есть в этом случае появляется дополнительный элемент контроля, например: если по активному счету “материалы” вдруг сформируется двухстороннее сальдо, то это значит, что при ведении аналитического учета по какому-либо объекту была допущена ошибка. При обобщении данных по активно-пассивным счетам сальдо всегда будет двустороннее, то есть развёрнутое, и поэтому приходится использовать дополнительные программные приемы, чтобы свернуть сальдо по тем активно-пассивным счетам, где это необходимо. В третьем случае обе характеристики: и тип сальдо и тип счета в плане счетов не задаются, но они, так или иначе, поддерживаются программой с помощью специальной настройки алгоритмов, выполнения расчетов и формирования отчетов.

4. Признак наличия аналитического учёта по счету/субсчету.

5. Признак необходимости ведения натурального (количественного) учёта аналитических объектов, привязанных к данному счету/субсчёту.

6. Признак необходимости ведения учёта в инвалютном выражении.

7. Привязка счетов к типовым формам выходной информации (позволяет указывать на конкретные строки баланса и других выходных форм, куда попадают данные по этому счету).

8. Разделение счетов/субсчетов на собственно счета и субсчета. Возможны два подхода: явный (при наличии субсчетов на счете нельзя проводить хозяйственные операции по счету в целом, система будет обязательно требовать субсчет) и скрытый (в проводках могут фигурировать как счета-субсчета, так и счета даже если в плане счетов они имеют разбивку по субсчетам.

Описанные выше характеристики являются внешними, но каждый синтетический счет/субсчет характеризуется начальным и конечным сальдо, а также дебетовым и кредитовым оборотами – эти характеристики называются внутренними. Структура плана счетов в АИСБУ может иметь существенные различия. Прежде всего, они проявляются в количестве знаков, отводимых на кодирование счета/субсчета (обычно два знака). Некоторые системы допускаются переход от двух знаков на три и позволяют вести учёт на забалансовых счетах, а также в бюджетных, некоммерческих и других организациях, где счета кодируются тремя знаками. Количество знаков, отводимых под субсчета, может быть фиксированным и ограничиваться двумя – четырьмя знаками, а может быть и гибким. Другим различием является слитное или раздельное написание кодов счетов/субсчетов. При этом также могут использоваться разные виды разделителей. Настройка и работа со справочником/планом счетов должна позволять выполнять следующие процедуры:

1. Добавление новых счетов/субсчетов (обязательно должен быть контроль уникальности номера вводимого счёта).

2. Удаление счетов/субсчетов.

3. Корректировка номер счета и других его характеристик.

При корректировке и удалении счетов должен обеспечиваться контроль целостность бухгалтерской информации, при этом возможны два подхода:

1. Запретительный (корректировка и удаление счета/субсчета в плане счетов запрещена, если он используется в проводках, остатках, операциях информационной базы).

2. Разрешительный (система позволяет удалять и корректировать счета даже если есть ссылки на использующие их проводки и другие объекты).