14. Организация связи синтетических и аналитических счетов.

Установление взаимосвязи между синтетическими и аналитическими счетами может выполняться тремя способами в зависимости от организации синтетических счетов, аналитического учёта и применяемой модели аналитического учёта.

Первый способ используется в системах с моделью типизированных аналитических счетов. Здесь для увязки синтетического счёта с аналитическим достаточно при описании первого в плане счетов сделать только ссылку на тип аналитического счёта в характеристике “наличия аналитического учёта по счёту/субсчёту.” Наличие такой ссылки приводит к автоматическому наследованию синтетическим счетом всех экземпляров аналитического счёта данного типа. Данный способ подразумевает два различных варианта установления взаимосвязи синтетических и аналитических счетов. При первом варианте к каждому синтетическому счету могут быть привязаны аналитические счета только одного типа. При этом один и тот же тип аналитических счетов может соответствовать нескольким синтетическим счетам. Например, для счетов 01 “Основные средства”, 02 “Амортизация основных средств” используется один и тот же тип аналитических счетов “основные средства”. Этот вариант соответствует простой и иерархической модели аналитического учёта. Во втором варианте каждому синтетическому счету могут быть привязаны аналитические счета нескольких типов. Это соответствует фасетной организации аналитического учёта. Один и тот же тип аналитических счетов может соответствовать нескольким синтетическим счетам.

Второй способ используется в системах с моделью нетипизированных аналитических счетов, оперирующих составным (полным) кодом счёта. Данный способ применяется в системах с моделью иерархической организации аналитического учёта (вторая модификация).

Третий способ основан на контекстном установлении взаимосвязи непосредственно при формировании записей о хозяйственных операциях. При этом способе синтетические и аналитические счета заранее не увязываются и в плане счетов их зависимость не отражается. Взаимосвязи между синтетическими и аналитическими счетами устанавливаются самой программой на основе анализа данных, включаемых в записи о совершённых хозяйственных операциях. Данный способ применяется в системах с пооперационной моделью аналитического учёта.

15. Система первичных документов.

При осуществлении любой производственно-хозяйственной или финансовой операции формируется первичный оправдательный документ. Он подтверждает совершение, законность и достоверность операции. А также является основанием для отражения хозяйственной операции в информационной базе учёта. Как носитель информации первичный документ – это бланк установленной формы, заполненный необходимыми данными и подписанный должностными лицами. С формальной точки зрения документы, обрабатываемые в системах можно разделить на два типа:

1. Полнотекстовые документы. Это слабоструктурированные документы, не подлежащие какой-либо формализованной обработке. Например: законы, указы, приказы, письма.

2. Операционные документы. Они качественно и количественно характеризуют хозяйственные операции предприятия и позволяют:

   • Вносить определенный набор реквизитов.

   • Выполнять формализованную вычислительную обработку.

   • Формировать записи на счетах бухгалтерского учёта.

Для этого типа документов набор реквизитов является универсальным.

Классификация первичных документов.

1. По отношению к бухгалтерии.

   • Внешние – поступающие из структурных подразделений предприятия и от внешних хозяйствующих субъектов (организаций). Такие документы называют входящими. По мере обработки они являются исходящими.

   • Внутренние – документы, которые формируются внутри бухгалтерии. По мере обработки также становятся исходящими.

2. По способам использования.

• Разовые документы. Используются для оформления однократно совершаемой хозяйственной операции.

• Накопительные документы. Используются для многократно совершаемых однотипных операций в течение некоторого отрезка времени (например, лимитно-заборная карта).

3. По числу отражаемых учетных объектов.

• Однострочные. Отражается операция по одному учётному объекту.

• Многострочные документы. Составляются по нескольким учётным объектам (например, накладная на отпуск материалов, если несколько наименований материалов товаров).

4. По назначению.

• Документы-основания. Это документы, которые регламентируют операции между хозяйствующими субъектами. Это счета, счета-фактуры, платежные поручения, гарантийные письма. Документ-основание может находиться в одном из трёх состояний: 1. оформляемый,2. исполняемый,3. исполненный (закрытый).

• Распорядительные документы. На практике первое и второе одно и тоже.

• Сопроводительные документы. Это документы, отражающие суть фактически выполняемых операций. Они позволяют: подтвердить совершение операции, придают юридическую силу, служат оправданием для материально – ответственных лиц в расходе или получении ценностей. На практике их чаще называют оправдательными документами. Сопроводительные документы подразделяются на две группы:

- Документы, подтверждающие операции перемещения товарно- материальных ценностей либо выполнения работ/услуг (приходные ордера, накладные, акты выполненных работ, услуг).

- Финансовые документы, подтверждающие операции перемещения наличных и безналичных средств. Сюда относятся все банковские и кассовые документы.

Сведения о сопроводительных документах любого типа не только хранятся в информационной базе, но и являются основой для формирования бухгалтерских записей. Сопроводительные документы по многим хозяйственным операциям связаны с документами – основаниями, поэтому они могут быть базой для формирования других документов, либо на них может быть сделана ссылка в хозяйственных операциях.

• Специализированные. Предназначены для автоматического формирования проводок по регламентным операциям бухгалтерского учёта. Прототипом этих документов являются бухгалтерские документы, используемые при ручной технологии: листки – расшифровки, бухгалтерские справки, бухгалтерские расчёты. Эти документы позволяют решать следующие задачи:

1. Точно и быстро выполнить весьма сложные и трудоёмкие расчёты.

2. Формирование по всем операциями необходимых проводок по информационной базе.

3. Расчёты по данным операциям можно многократно повторять. Это эффективно когда допущена ошибка при вводе информации или введены неполные данные. В этом случае достаточно внести исправления в исходные данные, а затем применить специализированный документ для повторного выполнения расчёта. В этом случае старые проводки будут удалены и появятся новые.