10.3 Основные понятия и проектирование баз данных

В общем смысле термин база данных можно применить к любой совокупности связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку.

Например, в качестве базы данных можно рассматривать расписание движения поездов или книгу регистрации данных о заказах покупателей и выполнении заказов.

Основным назначением баз данных является быстрый поиск содержащейся в них информации. Если вам требуется найти номер телефона абонента, зная его фамилию, имя и отчество, вы быстро сможете получить эту информацию из адресно-телефонной книги.

Если у вас есть информация о продажах компьютеров, то с помощью инструментов Microsoft Excel для Windows, представляемых в ваше распоряжение для обработки баз данных, вы можете не только выяснить какая из моделей компьютеров имела наибольший спрос у покупателей за последнее время, но, что неизмеримо важнее, проследить изменение спроса и определить тенденцию продаж каждой модели компьютера.

Excel содержит широкий набор средств для обеспечения эффективного управления базами данных.

В Excel базы данных размещаются в таблицах. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в базах данных называются записями и полями, соответственно.

Информация в базах данных имеет постоянную структуру. Каждую строку можно рассматривать как единичную запись. Информация в пределах каждой записи содержится в полях.

При работе с базами данных в Excel прежде всего нужно ввести заголовки столбцов. После этого вы можете ввести информацию в базу данных. Ввод данных и просмотр информации можно осуществляеть с помощью команды Данные / Форма.

Работа с командой «Форма». Команда «Форма» отображает на экране форму, которая представляет собой окно диалога (см. рисунок 8), предназначенное для просмотра и редактирования записей в базе данных, а также для добавления новых и удаления существующих записей. Кроме того, с помощью формы вы можете осуществить поиск конкретных записей на основании сложных критериев

Рисунок 8 – Диалоговое окно «Форма»

Каждому столбцу таблицы в форме соответствует поле, наименование которого определяется введенным вами заголовком столбца. Помимо таких полей в форме могут присутствовать вычисляемые поля, с помощью которых вы можете выполнять разнообразные вычисления. Значения этих полей автоматически заполняются Excel на основании информации, содержащейся в базе данных. Вы не можете непосредственно ввести или изменить значения в вычисляемых полях, поэтому в режиме редактирования эти поля в форме не отображаются. Кроме того, вы можете самостоятельно определить некоторые из полей таблицы в качестве не редактируемых. В результате эти поля также не будут отображаться в форме в режиме редактирования.

Помимо полей форма содержит ряд кнопок и индикатор номера записи.

Кнопка «Добавить» предназначена для ввода в базу данных новой записи. В результате нажатия этой кнопки Excel очистит все поля формы, после чего вы можете ввести требуемые данные. Введенная запись добавляется в конец базы данных.

После ввода данных вам может потребоваться упорядочить их. Процесс упорядочения записей в базе данных называется сортировкой. Порядок сортировки записей определяется конкретной задачей. При сортировке изменяется порядок следования записей в базе данных или таблице. Таким образом происходит изменение базы данных. Вы должны иметь возможность восстановить исходный порядок следования записей. Универсальным средством для этого является введение порядковых номеров записей. В сочетании со средствами Excel по восстановлению данных это полностью защитит вашу базу от потерь при случайных сбоях в работе.

Команда Данные / Сортировка устанавливает порядок строк в таблице в соответствии с содержимым конкретных столбцов.

Сортировка по возрастанию предполагает следующий порядок:

• числа;

• текст, включая текст с числами (почтовые индексы, номера автомашин);

• логические значения;

• значения ошибок;

• пустые ячейки.

Сортировка по убыванию происходит в обратном порядке. Исключением являются пустые ячейки, которые всегда располагаются в конце списка.

При выборе Данные / Сортировка открывается окно диалога «Сортировка диапазона», приведённое на рисунке 9, которое позволяет вам указать поля для сортировки и определить критерий сортировки. С помощью раскрывающегося списка «Сортировать по» вы можете выбрать столбец для сортировки. Порядок сортировки устанавливается переключателями по возрастанию или по убыванию.

При сортировке по возрастанию текстовые данные упорядочиваются в алфавитном порядке от А к Я. Числовые данные упорядочиваются по возрастанию значений от минимального к максимальному. Даты упорядочиваются от наиболее ранней даты к наиболее поздней. При выборе переключателя по убыванию порядок сортировки изменяется на противоположный.

Два дополнительных раздела «Затем» и «В последнюю очередь», позволяют определить порядок вторичной сортировки для записей, в которых имеются совпадающие значения.

Рисунок 9 – Диалоговое окно «Сортировка диапазона»

Переключатель «Идентифицировать поля по» указывает, имеется ли в сортируемом списке строка заголовков, которую нужно исключить из сортировки. При наличии в списке меток столбцов выберите переключатель «Подписям», в противном случае – «Обозначениям столбцов листа».

Окно диалога содержит кнопку «Параметры», в результате нажатия которой открывается окно диалога «Параметры сортировки». С помощью этого окна вы можете:

• определить пользовательский порядок сортировки для столбца, указанного в раскрывающемся списке «Сортировать по»;

• сделать сортировку чувствительной к использованию прописных и строчных букв;

• изменить направление сортировки (вместо сортировки сверху вниз установить сортировку слева направо).

В Excel списком называется снабженная метками последовательность строк рабочего листа, содержащих в одинаковых столбцах данные одного типа.

Фильтрация списка позволяет находить и отбирать для обработки часть записей в списке, таблице, базе данных. В отфильтрованном списке выводятся на экран только те строки, которые содержат определенное значение или отвечают определенным критериям. При этом остальные строки оказываются скрытыми.

В Excel для фильтрации данных используются команды «Автофильтр» и «Расширенный фильтр». В случае простых критериев для выборки нужной информации достаточно команды «Автофильтр». При использовании сложных критериев следует применять команду «Расширенный фильтр».

Обе команды вызываются в результате выбора команды Данные / Фильтр.

Один из способов обработки и анализа базы данных состоит в подведении различных итогов. С помощью команды Данные / Итоги можно вставить строки итогов в список, осуществив суммирование данные нужным способом. При вставке строк итогов Excel автоматически помещает в конец списка данных строку общих итогов.

После выполнения команды Данные / Итоги вы можете выполнить следующие операции:

• выбрать одну или несколько групп для автоматического подведения итогов по этим группам;

• выбрать функцию для подведения итогов;

• выбрать данные, по которым нужно подвести итоги;

Кроме подведения итогов по одному столбцу, автоматическое подведение итогов позволяет:

• выводить одну строку итогов по нескольким столбцам;

• выводить многоуровневые, вложенные строки итогов по нескольким столбцам;

• выводить многоуровневые строки итогов с различными способами вычисления для каждой строки;

• скрывать или показывать детальные данные в этом списке.

Команда «Итоги» вставляет в базу данных новые строки, содержащие специальную функцию.

Синтаксис: ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(номер_функции; ссылка)

Номер_функции – это число от 1 до 11, которое указывает, какую функцию использовать при вычислении итогов внутри списка (см. табл. 2).

Таблица 2 – Основные аргументы функции «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ»

Номер функции	Функция	Выполняемая операция
1	СРЗНАЧ	Определяет среднее арифметическое значение
4	МАКС	Определяет максимальное значение
5	МИН	Определят минимальное занчение
6	ПРОИЗВЕД	Вычисляет произведение
9	СУММ	Вычисляет сумму
10	ДИСП	Определяет дисперсию (среднеквадратичное отклонение)

Ссылка – это интервал или ссылка, для которой подводятся итоги.

Если список с промежуточными итогами уже создан, его можно модифицировать, редактируя формулу с функцией ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.