17_Общие правила организации информации: основные элементы и этапы информационных процессов.

Управленческая информация (по Афанасьеву) - совокупность сведений о состоянии объекта управления, уп­равляющей системы и внешней среды, необходимых для обоснова­ния и реализации принимаемых решений.

Деятельность любой современной организации обусловлена ее связями с внешним миром. Цель управленческих коммуникаций между организацией и внешней средой — «чувствительно» реаги­ровать на изменения внешнего влияния с тем, чтобы самосохра­ниться, выжить и обеспечить развитие, а также создание соб­ственного имиджа, умелая самопрезентация:

- внеш­няя среда прямого влияния (поставщики материалов, капитала, трудовых ресурсов; потребители; конкуренты; госорганы и законо­дательство; налоговая система и т. п.)

-внешняя среда косвенного влияния (общее состояние экономики; международные события; политические факторы; социокультурные факторы; научно-тех­нические факторы и т. п.).

Основные элементы информационных процессов:

1.от­правитель – лицо, генерирующее информацию 2. сообщение – вербальные или невербальные символы;

3.канал – речь, письмо, электронные средства;

4.получатель – лицо, декодирующее информацию.

Этапы движения инфор­мации - зарождение идеи; кодирование и выбор канала; собственно передача; декодирование.

Последовательность действий: 1)отправи­тель формулирует или отбирает идеи, установки; 2)кодирует их (пре­вращает в сообщение), отбирает соответствующий канал для переда­чи сообщения и передает его получателю; 3)получатель декодирует по­лученное сообщение, уясняет его суть и через систему обратной свя­зи информирует об этом источник (отправителя).

Эффективность коммуникаций зависит от качественной «проработки» каждого базового элемента и каждого этапа движения информации. Иначе могут появляться «шу­мы» (преграды):

-преграды, обусловленные восприятием (по при­чине неодинакового понимания информации отправителем и по­лучателем в силу их различной компетенции и опыта; из-за социальных установок, негативного вос­приятия друг друга, недоверия, антагонизма и са­мозащиты);

-семантические барьеры (слова могут иметь разные значения для людей, сообщение не обязательно будет правильно понято и ин­терпретировано получателем; часто возникают в сре­дах, имеющих культурные и другие различия);

-невербальные преграды (на различном понимании невербальных символов - обмен взглядами, выражение лица, жесты и т. п.);

-плохая обратная связь (свидетельствует о мере понимания, восприятия, доверия и согласия с полученным сообщением, может резко снижать управленческие действия руководителя);

-неумение слушать (может привести к серьезным искажениям поступающей информации, неадекватности принимаемых управ­ленческих решений)

18_Невербальная информация и ее роль в управленческой деятельности

Невербальное общение, более известное как язык поз и жестов, включает в себя все формы самовыражения человека, которые не опираются на слова.

Особенно ценны невербальные сигналы потому, что они спонтанны, бессознательны и, в отличие от слов, всегда искренни. Зачастую невербальная передача происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов.

В управленческой деятельности невербальное поведение имеет исключительное значение, т.к. 1. трудно сохранять корпоративные цели, 2. лидеры организаций получают информацию как по официальным источникам, так и посредством прямого общения; 3. коммуникация становится инструментом управления деловыми отношениями. Для менеджера важно добиваться, чтобы невербальные символы соответствовали идее, которую он намеревается сообщить, одновременно не забывая культурно-национальных традиций собеседников, у которых те или иные жесты, позы могут выражать другое содержание.

Невербальная информация может 1) подтверждать и повторять то, что было сказано словами.

2) отрицать или запутывать вербальное сообщение.

3) усиливать и акцентировать сказанное, то есть увеличивать интенсивность сказанного и придавать ему ту или иную эмоциональную окраску.

4) использоваться для регуляции и контроля над тем, что происходит в процессе общения, для контроля над поведением другого.

Максимум информации о собеседнике несут взгляд (окулесика), пространство коммуникации (проксемика), жесты (кинесика) и звуковые коды речи (паралингвистика).

Невербальная информация может влиять при общении как позитивным, так и негативным образом (могут способствовать доверию- недоверию, открытости-замкнутости и т.п.)

Расположение лицом к лицу - это наиболее часто практикуемая возможность расположения руководителя и подчиненного друг к другу.

Открытая поза.Закрытая поза (скрещивания ног или рук) - о меньшей вовлечённости в беседу.

Выражение лица является важнейшим источником информации о человеке. Улыбка, как правило, выражает дружелюбие, однако чрезмерная улыбчивость зачастую отражает потребность в одобрении... Натянутая улыбка в неприятной ситуации выдаёт чувства извинения и беспокойства... Улыбка, сопровождаемая приподнятыми бровями, выражает готовность подчиняться, а улыбка с опущенными бровями выражает превосходство.

Наклон вперед.Отклонение назад.

Прямой визуальный контакт.

Кивки головой.

Скорость речи.Медленная речь часто свидетельствует об угнетённом состоянии, высокомерии или усталости.

Умение выдерживать паузу является одним из важнейших профессиональных навыков руководителя.

Благодаря невербальной информации, в управленческой деятельности без труда можно понимать все тайные мысли собеседника, его истинное отношение к происходящему.

19_Управленческое решение: сущность, социальная роль, виды.Принятие решений составляет суть управленческого процесса, его исходную и наиболее ответственную стадию. Управленческое решение представляет собой обдуманный вывод о необходимости осуществить какие-то действия (либо, наоборот, воздержаться от них), связанные с достижением целей организации и преодолением стоящих перед ней проблем. Это процесс выбора из множества имеющихся альтернатив (целей, способов действия и проч.) наиболее предпочтительной.

Всякое решение зреет в социуме, выражает и разрешает социально значимые задачи, несет в себе определенные послед­ствия, которые могут быть глобальными, имеющими всеобщее зна­чение, важными для коллектива, для отдельной личности. Во всех случаях эти последствия имеют социальную значимость, потому так велика ответственность тех, кто принимает управленческие ре­шения, потому так важно, чтобы серьезные решения принимались открыто, с учетом мнения различных категорий населения, на ос­нове конкретных исследований, расчетов, экспертиз.

Классификация управленческих решений. Болгарские специалис­ты разделяют на:

1 национальные и региональные;

2 экономические, социаль­но-политические, культурно-идеологические;

3 государственно-пра­вовые и руководящие (решения общественных организаций);

4 гло­бальные и специфические;

5 стратегические и тактические;

6 коллек­тивные и единоличные;

7 формализованные и неформализованные;

8 на­учно обоснованные и эмпирическо-интуитивные;

9 новаторские и ру­тинные.

Американская наука признает за управленческими ре­шениями исключительную роль, особое место отводит организаци­онным решениям, т. е. решениям на уровне производственных кол­лективов, а также роли менеджеров в их подготовке и реализации.

С учетом особой роли руководителя рассматриваются:

- Интуитивные решения - только на ос­нове ощущения того, что он правилен, по «управленческому чутью». Очень ненадежно.

- Решения, основанные на суждениях, - основаны на знаниях или накопленном опыте, на здравом смысле, с учетом того, что в организации многие ситуации часто повторяются. Не требуют много времени и средств.

- Рациональные решения обосновываются с помощью объектив­ных аналитических процессов, данных и т. п., не предполагают опоры на прошлый опыт.

- Решение в условиях определенности - руко­водитель в точности знает результат каждого из альтернативных вариантов выбора.

- К решениям в условиях риска - такие, результаты которых не являются определенными, но вероятность каждого результата известна. Важную роль играет наличие реле­вантной информации

- Решение в условиях неопределенности- когда не­возможно оценить и предсказать вероятность потенциальных ре­зультатов. Частично уменьшить неопределенность можно за счет дополнительных проработок, уточнений, интуиции, опыта ру­ководителя ит.д.