16. Рек­ві­зити. Вимоги до змісту і розташування реквізитів.

Реквізити - основні елементи документа, що мають свою послідовність. Реквізити - це сукупність обов’язкових відомостей у документі, без яких він не може бути підставою для обліку і не має юридичної сили.

Кожний документ складається з постійних рек­ві­зитів (тих, що друкуються під час виготовлення блан­ка) і змінних (тих, що фіксуються на бланку в процесі заповнення).

Зображення Державного герба України (герба Автономної Республіки) ставлять на верхньому полі бланка над серединою рядків з назвою установи.

Емблема підприємства, установи, організації або товарного знака (знака обслуговування – розміщують з лівого боку від назви установи.

Код підприємства, установи, організації – розміщують у верхньому правому кутку після реквізиту «довідкові відомості про організацію».

Код форми документа – вище реквізиту «назва виду документа».

Найменування організації вищого рівня – у верхньому лівому кутку або посередині рядка.

Найменування установи, організації або підприємства – у верхньому лівому кутку, може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.

Найменування філії, територіального відділення, структурного підрозділу – нижче найменування установи у верхньому лівому кутку, дозволяється друкувати машинописним способом.

Назва виду документа має відповідати переліку форм, що використовують в організації – розміщують посередині рядка. Наводиться в усіх документах, крім листів.

Дата документа – дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні бути оформлені цифровим способом. Якщо документ складено не на бланку, його дату проставляють під підписом, ліворуч. Дату затвердження документа зазначають у відповідній графі.

Індексування документів – у верхній частині сторінки ліворуч.

Місце складення або видання документа – розташовують на рівні або нижче реквізитів «дата документа» та «індекс документа» посередині рядка. У верхній частині сторінки зліва. Включає назву міста чи населеного пункту, де видається документ.

Гриф обмеження доступу до документа – проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа.

Адресати документа – у верхній частині сторінки праворуч. Кожний елемент пишеться із середини нового рядка з великої літери.

Гриф затвердження – у верхній правій частині документа. Елементи грифу затвердження: слово ЗАТВЕРДЖУЮ, назва посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, слово ЗАТВЕРДЖЕНО, назва документа, яким затверджено.

Резолюція – у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Резолюція складається з таких елементів: ініціалів та прізвища виконавця, якому відправлений документ, вказівки про порядок у характері виконання документа, терміну виконання документа, особистого підпису керівника, дати.

Гриф погодження – на зовнішній формі і складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви посади службової особи, включаючи назву установи, з якою погоджується документ, особистого підпису, його розшифрування, дати. Гриф погодження розміщується нижче від реквізиту «Підпис» або на окремій сторінці.

Віза – складається з особистого підпису особи, що візує і дати. Віза ставиться нижче реквізиту «підпис» від краю лівого поля.

Печатки бувають гербові та прості – відбиток печатки проставляється так, щоб він захоплював частину назви посади особи, яка підписала документ, частину підпису і був зручним для прочитання.

Відмітка про звірення (засвідчення) копії – у правому верхньому кутку пишеться слово «Копія», під реквізитом «Підпис» - слово «Правильно», дата, посада виконавця, підпис і його розшифрування. У разі потреби підпис звіряється печаткою.

Прізвище виконання і його номер телефону – у нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа. Складається з прізвища виконавця і номера його службового телефону.

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи – у лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа і містить стислу довідку про виконання, слова «ДО СПРАВИ» та номер справи, до якої має бути підшитий документ, дату скерування документа до справи, підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.

Відмітка про перенесення даних на машинний носій – після тексту в нижній частині документа і містить запис «Інформація перенесена на машинний носій», підпис особи, відповідальної за перенесення даних, дату перенесення.

Відмітка про надходження – праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа. Містить скорочену назву організації, що отримала документ, дату його надходження.