2. 1. Введення та редагування формул

Для введення формули у комірку потрібно її виділити  і ввести в рядок формул або у комірку знак “=”.

Найпростішим способом введення формули є її безпосереднє вписання в рядок формул. У цього варіанту є лише один недолік — для вводу формули потрібно пам'ятати всі правила побудови формул в Microsoft Excel, назви вбудованих функцій і методи посилань на осередки листа.

Рядок формул розташований над робочою областю. Він складається з наступних елементів:

• Поле Ім’я. Вміст цього поля залежить від виконуваних дій. У звичайному режимі (тобто коли в рядку стану висвітлюється напис “Готово”) тут можна побачити адресу поточної комірки. Якщо виділити який-небудь діапазон комірок, в полі “Ім’я” з’явиться число виділених рядків і стовпців. Наприклад, напис 3Rх7C означає, що вибрано 3 рядки та 7 стовпців. А якщо у цьому полі ввести адресу будь-якої комірки і натиснути на клавішу “Enter”, ця комірка стане активною. Крім того, тут можна задати ім’я для будь-якої комірки чи діапазону комірок. Під час введення в комірку формули в полі “Ім’я” висвітлюється назва останньої функції яка використовувалась.

• Кнопка списку Ім’я (Функції). Якщо клацнути на цій кнопці у режимі “Готово”, розкриється список імен комірок і діапазонів. А якщо клацнути на цій кнопці під час введення формули, розкриється список Функції.

• Кнопка Скасувати. Стає доступною при активізації комірки (тобто в режимах “Ввід” і “Правка”). Клацнувши на цій кнопці, можна скасувати останню дію над коміркою.

• Кнопка Ввід. Стає доступною при активізації комірки (тобто в режимах “Ввід” і “Правка”). Клацнувши на цій кнопці, можна завершити введення даних в комірку. Її використання еквівалентне натисканню на клавішу “Enter” чи на клавіші керування курсором.

• Кнопка Вставка функції. Клацнувши на цій кнопці, з’являється діалогове вікно “Вставка функції”, що полегшує введення функцій під час створення формул.

• Поле вводу. У поле вводу можна ввести дані, які мають бути розташовані в комірці (перед цим слід встановити курсор у потрібній комірці). І навпаки, уводячи дані безпосередньо в комурку, вони будть висвітлюватися також у полі вводу.

Формули практично завжди містять посилання на клітинки, вміст яких використовується в обчисленнях. Для введення формули потрібно:

• Помістити покажчик комірки на комірку, у яку необхідно ввести формулу.

• Вставити як перший символ знак рівності.

• Ввести частину формули аж до першого посилання, як звичайний текст.

• Задати посилання на комірку (або діапазон комірок). Це можна зробити або введенням з клавіатури, або за допомогою миші, клацнувши на потрібній комірці. Для задання діапазону можна виділити його за допомогою миші.

• Після уведення іншої частини формули, належить завершити введення натисканням клавіші “Enter”.

У комірці відображається результат обчислення формули, хоча дійсним значенням комірки є формула. Сама формула буде відображатися, як вміст клітинки, у рядку формул.

Як бачимо, посилання можна задавати методом вказівки, або шляхом введення з клавіатури (природно, можна сполучати обидва способи при записуванні однієї формули). Спосіб завдання посилання методом вказівки є більш наглядним і дозволяє уникнути технічних помилок. При уведенні посилання з клавіатури можна використовувати як малі, так і великі літери. Якщо посилання задане вірно, після підтвердження вводу Excel перетворює всі літери у великі.

У формулі можна використовувати імена комірок і діапазонів комірок. Список визначених у поточній робочій книзі імен можна відкрити, клацнувши на кнопці зі стрілкою у полі “Ім’я”, яке розташоване зліва у рядку формул. Можна також натиснути клавішу “F5” та вибрати ім'я діапазону у вікні діалогу “Перехід”.

Діалогове вікно Вставка функції полегшує ввід функцій під час створення формул, які містять функції. При вводі функції у формулу діалогове вікно Вставка функції відображає ім'я функції, всі її аргументи, опис функції та кожного аргументу, поточний результат функції та всієї формули.

Щоб відредагувати формулу, потрібно виконати наступні операції:

• виділити клітинку, що містить формулу

• вибрати рядок формул і відредагувати формулу

• завершити редагування, натиснувши кнопку ввід в рядку формул, або натиснувши клавішу “Enter”

• для скасування редагування, потрібно натиснути клавішу “ESC”, або кнопку відміни в рядку формул

У режимі редагування у верхній частині екрана (під рядком піктографічного меню) активізується рядок введення, у якій видна сама формула, готова до початку редагування, а не результат її обчислення.