2.8. Лабораторная работа № 8

Тема: Создание сложного отчета. Вычисляемые поля в отчетах

Задание 1

Создать простой отчет, содержащий список сотрудников (с полями: «Идент код», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Телефон»), сгруппировать данные по 1-ой букве фамилии и вычислить количество фамилий в каждой группе.

1. Создайте новую базу данных, для которой создается отчет (можно импортировать из базы «Студенты» таблицу «Анкета» и переименовать её в «Сотрудники»).

2. Выберете вкладку «Отчеты» и нажмите кнопку «Создать». В окне «Новый отчет» выберете «Конструктор» (для самостоятельного создания отчета) и укажите источник данных – таблицу «Сотрудники» (таблицу из раскрывающегося списка с перечнем таблиц и запросов). Далее нажмите кнопку «Ок».

Панель элементов содержит кнопки для создания элементов управления, которые можно включить в отчет. Панель элементов можно вывести/закрыть выполнив команду Вид/Панель элементов. Дополнительно можно вывести окно свойств создаваемого отчета (Вид/Свойства).

3. Выполните Файл/Параметры страницы и установите для отчета:

• Во вкладке «Страница» – книжную ориентацию листа и размер А4 (210х297);

• Во вкладке «Поля» – размеры левого и правого поля по 10 мм;

• Во вкладке «Столбцы» – количество столбцов – 1; ширина столбца – 18 см; высота – 3 см;

• Правую границу области данных отчета – 18 на верхней линейке.

4. Добавьте в бланк отчета области «Заголовок отчета» и «Примечание отчета» выполнив Вид/ Заголовок/Примечание отчета.

5. Переместите из таблицы в «Область данных» список нужных полей («Идент код», «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Телефон» из таблицы «Сотрудник»). В «Области данных» появятся связанные элементы управления «т.е. элементы, связанные с полями таблицы «Сотрудник», слева – подпись, справа – значение поля).

На данном этапе можно осуществить просмотр содержимого отчета, выбрав Файл/Предварительный просмотр. В дальнейшем можно использовать эту команду для просмотра отчета после внесения каких-либо изменений.

6. Переместите заголовки столбцов в область Верхний колонтитул:

• Выделите все подписи элементов управления (слева) в «Области данных» (используйте на клавиатуре клавишу Shift ) и выполните команду «Вырезать»;

• Щелчком мыши по заголовку активизируйте Верхний колонтитул и выполните команду «Вставить»;

• Расставьте заголовки столбцов следующим образом. Подпись «Идент код» переместите в левый верхний угол области, остальные подписи расставьте так, чтобы расстояние между левыми границами подписей было равно 3см;

• Выполните редактирование и форматирование заголовков столбцов. Для этого выделите все подписи в строке (поместите курсор мыши слева от строки, чтобы курсор принял форму стрелки, направленной вправо,) и щелкните правой кнопкой мыши. В появившемся окне выберете команду «Свойства» и установите во вкладке «Макет» следующие значения: Ширина – 3см, Высота – 1см, Тип границы – Сплошная, Размер шрифта – 12см;

При форматировании можно использовать пиктограммы панели форматирования на панели инструментов или команды меню Формат/Выровнять/Формат/Размер. Форматировать можно и отдельные элементы, которые необходимо предварительно выделить.

• Уменьшите размер области Верхний колонтитул (по размеру высоты заголовков столбцов добавив по 0,5 см) путем перемещения границы следующей области «Область данных» вверх;

• Разместите поля «Области данных» в ряд под заголовками соответствующих столбцов. Уменьшите размер «Области данных» переместив нижнюю границу вверх. Отформатируйте поля;

• Выполните предварительный просмотр отчета и при необходимости внесите изменения.

7. Определите поля, по которым будет производиться группировка и сортировка данных:

• Используйте пиктограмму «Сортировка и группировка» панели инструментов или команду меню Вид/Сортировка и группировка:

• в столбце Поле/Выражение (левый столбец) откройте список полей и выберете поле «Фамилия»;

• в столбце Порядок сортировки установите порядок сортировки (по возрастанию);

• Выполнить установку свойств в области Свойства группы:

• Для свойств «Заголовок группы» и «Примечание группы» установите значение «Да». При этом в окне отчета появятся дополнительные области – Заголовок группы «Фамилия» перед и Примечание группы после «Области данных»;

• Для группировки по первому символу установите в строке Группировка значение «По первым символам»;

• В строке Интервал установите число начальных символов, по которым необходимо образовывать группы (для группировки по одному первому символу это значение – 1);

• В строке Не разрывать установите «Полную группу»;

• Закройте окно «Сортировка и группировка».

8. Вставьте в область Заголовок группы бланка отчета текст «Группа фамилий, начинающихся на букву» (далее должна выводиться буква, по которой создается очередная группа):

• Выделите область Заголовок группы в бланке отчета;

• Из окна «Список полей» вставьте поле «Фамилия» в бланк отчета в область Заголовок группы. Поместите указатель мыши на маркер, расположенный в левом верхнем углу левого поля (Подпись) и переместите это поле в левый верхний угол области Заголовка группы, отступив 0,25 см слева. Аналогично переместите правое поле вправо на 8 см от левой границы области. В левом поле наберите текст «Группа фамилий, начинающихся на букву» и нажмите клавишу «Enter». Установите параметры форматирования: – курсив, размер 10. А затем выполните действия Формат/Размер/По размеру данных. Далее измените размеры правого поля, перемещая маркер правой границы влево так, чтобы была видна одна буква Ф и немного следующая;

• В окне «Панель элементов» используйте пиктограмму «Линия», а далее переместите курсор в область Заголовок группы под набранный текст и подчеркните оба поля, проведя линию;

• Выполните предварительный просмотр отчета. Если видны 2 буквы фамилии, то уменьшите поле «Фамилия», если где-либо не видно буквы, то поле «Фамилия» следует увеличить (как описано предыдущем пункте).

9. Вставьте в область Примечание группы бланка отчета текст «Количество в группе» (далее должно выводиться количество фамилий, относящихся к данной группе):

• На Панеле элементов выберете кнопку « аб », а затем в области Примечание группы место расположения элемента, состоящего из 2-х частей. Переместите правую часть элемента вправо, а в левую часть поля (Подпись) введите текст «Количество в группе». В правую часть элемента поместите формулу =Count([Фамилия]). Проведите форматирование.

10. Вставьте рисунок в заголовок отчета:

• Выполните Вставка/Рисунок/Из файла, в открывшемся окне выберете графический файл и нажмите кнопку «Ок».

11. Вставьте текст заголовка отчета и дату создания:

• На Панеле элементов выберете кнопку « аб », а затем переместите курсор в область Заголовок отчета справа от рисунка. Отодвиньте правое поле ближе к правой границе области. В левое поле введите текст заголовка. В правом поле (с надписью Свободный) поместите формулу = Date(). Отформатируйте поля;

• Для вставки номера страницы в области Нижний колонтитул по аналогии с предыдущем добавьте элемент Номер страницы, где в левое поле введите текст «Страница», а в правое поместите формулу = Page().

12. Сохраните отчет.

13. Сравните полученный отчет с представленным ниже:

СПИСОК СОТРУДНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ     26.02.2013 Идентификационный код Фамилия Имя     Отчество Телефон Группа фамилий, начинающихся на букву     А 1545678990 Архипов Сергей Иванович нет Количество в группе     1 Группа фамилий, начинающихся на букву     Б 2314743296 Бородулин Андрей Васильевич 27-14-12 1955443781 Безродный Владимир Михайлович 32-32-14 2055894321 Бронзов Станислав Иванович 23-10-70 Количество в группе     3 Группа фамилий, начинающихся на букву     К 1624790203 Круговой Геннадий Иванович 68-14-13 2200987654 Коваль Александра Николаевна 47-67-33 1934789231 Каменева Татьяна Дмитриевна 65-67-72 Количество в группе     3 Группа фамилий, начинающихся на букву     М 2178943214 Мапошенко Юрий Николаевич 43-35-13 Количество в группе     1 Группа фамилий, начинающихся на букву     С 2014654788 Садчиков Аркадий Викторович 10-12-10 2233668943 Строков Олег Викторович 69-05-03 1314152347 Старченко Светлана Борисовна 65-12-13 Количество в группе     3 Группа фамилий, начинающихся на букву     Ц 1748576413 Царева Анна Николаевна 47-23-15 Количество в группе     1

Задание 2

Создать сложный отчет, содержащий по подразделениям список сотрудников, имеющих в составе семьи более 1 человека, суммарный и средний оклад по подразделениям, а также суммарный оклад по всему предприятию.

1. Добавить в таблицу «Сотрудники» поля: «Должность», «Оклад» (тип данных денежный), «Состав семьи», «Подразделение».

Дальнейшие действия аналогичны действиям, описанным в Задание 1 данной лабораторной работы при создании простого отчета.

2. Выберете создание отчета в режиме «Конструктор» и укажите источник данных – таблица «Сотрудники». Установить размеры отчета (п. 3 Задания 1).

3. Добавьте в бланк отчета области Заголовок отчета и Примечание отчета.

4. Определите поля, по которым будете группировать и сортировать данные:

• Установите группировку по полю «Назв подр» (название подразделения), а порядок сортировки по возрастанию.

5. Добавьте области Заголовок группы и Примечание группы;

6. Выберете из таблицы «Сотрудники» в Область данных список всех полей, кроме «Назв подр», и перенесите заголовки колонок таблицы в Верхний колонтитул. Выполните размещение и форматирование всех полей в областях Верхний колонтитул и Область данных.

7. Заполните область Заголовок группы:

• Выберете из списка полей таблицы «Сотрудники» в Заголовок группы поле «Назв подр» и измените содержимое поля подпись (левое поле) на «Название подразделения». Выполнить форматирование полей.

8. Заполните область Примечание группы:

• Переместите из списка полей в Примечание группы поле «Назв подр» 2 раза, расположив связанные поля друг под другом. Измените название полей подпись (левое поле) на «Суммарный оклад по подразделению» для первой строки и «Средний оклад по подразделению» для второй строки;

• Рядом с 1-ой и 2-ой строками в области Примечание группы создайте по одному не заполненному полю (используйте кнопку « аб » на Панели элементов). Уберите левые поля (подписи) – выделив их, а затем использовав кнопку «Вырезать» на панели элементов. В верхней строке в поле с надписью Свободный для вычисления суммарного оклада по подразделению поместите формулу = Sum([Оклад]), а в нижней для вычисления среднего оклада по подразделению – = Avg([Оклад]). Разместите поля с формулами под заголовками соответствующих столбцов;

• Аналогично этому для вывода в отчет «Суммарного оклада по предприятию» в разделе Примечание отчета создайте связанное поле и введите соответствующую подпись и формулу. Для поля с формулой в качестве значения свойства «Сумма с накоплением» установить значение «Отсутствует».

9. Вставьте в раздел Заголовок отчета текст заголовка отчета, а рядом дату и время создания отчета, и номер страницы. Для вывода даты и времени используйте в формуле функцию Now().

10. Сравните полученный отчет с представленным ниже и при необходимости внесите изменения:

Список по подразделениям сотрудников, имеющих в составе семьи более 1 чел.: 26.02.07 15:15:00 Фамилия: Имя: Отчество: Должность: Оклад: Состав семьи: Название подразделения: Дирекция Царева Анна Николаевна гл.бухгалтер 430 1 Каменева Татьяна Дмитриевна начальник ОК 150 1 Безродный Владимир Михайловна зам.директора 500 1 Архипов Сергей Иванович директор 530 1 Суммарный оклад по подразделению: Дирекция 1610 Средний оклад по подразделению: Дирекция 402,5 Название подразделения: уч. кафедра Строков Олег Викторович преподаватель 350 2 Старченко Светлана Борисовна статистик 100 2 Садчиков Аркадий Викторович диспетчер 100 1 Мапошенко Юрий Николаевич специалист 150 2 Бронзов Станислав Иванович преподаватель 350 1 Суммарный оклад по подразделению: уч. кафедра 1050 Средний оклад по подразделению: уч. кафедра 210 Суммарный оклад по предприятию:   2660