- •КемТипп
- •Компьютерное делопроизводство
- •Введение
- •1Основные понятия делопроизводства
- •2Принципы организации и общие элементы интерфейса microsoft office
- •3Текстовый редактор word
- •3.1Создание и использование шаблонов документов средствами Microsoft Word
- •3.1.1Шаблоны и мастера
- •3.1.2Основные сведения о шаблонах
- •3.1.3Использование шаблонов
- •3.1.4Создание шаблона
- •3.1.5Изменение шаблонов
- •3.1.6Изменение шаблона normal.Dot
- •3.1.7Автоматическое открытие шаблона
- •3.1.8Использование информации из другого шаблона
- •3.1.9Использование мастеров
- •3.1.10Использование надстроек
- •3.2Создание электронных форм
- •3.2.1Типы форм в Word
- •3.2.2Создание электронной формы
- •3.2.3Создание шаблона формы
- •3.2.4Добавление полей в шаблон формы
- •3.2.5Защита электронной формы
- •3.2.6Изменение параметров полей электронной формы
- •3.2.7Изменение параметров полей типа флажок
- •3.2.8Изменение параметров полей со списками
- •3.2.9Изменение параметров текстовых полей
- •3.2.10Общие параметры настройки полей формы
- •3.2.10.1Добавление справочных сведений
- •3.2.10.2Отключение полей формы
- •3.2.10.3Изменение названий полей
- •3.2.10.4Автоматизация работы с формой
- •3.2.11Построение форм с диалоговыми окнами
- •3.2.12Печать формы
- •3.3Составные документы
- •3.3.1Создание основного документа слияния
- •3.3.2Работа с источниками данных
- •3.3.3Выбор полей источника данных
- •3.3.4Создание независимого заголовка для источника данных
- •3.3.5Просмотр и изменение источника данных
- •3.3.6Правка основного документа и вставка полей слияния
- •3.3.7Настройка полей с помощью полей Word
- •3.3.8Слияние данных в основном документе
- •3.3.9Выбор записей для слияния
- •3.3.10Предварительный просмотр результатов слияния
- •3.3.11Выбор места назначения для результата слияния
- •3.4Обработка больших документов
- •3.4.1Оглавления
- •3.4.2Создание оглавления из заголовков
- •3.4.3Создание оглавления с помощью кодов полей
- •3.4.4Форматирование и обновление оглавления
- •3.4.5Перекрестные ссылки и названия
- •3.4.6Создание перекрестных ссылок
- •3.4.7Вставка названия
- •3.4.7.1Форматирование и редактирование названий
- •3.4.8Сборка больших документов
- •3.4.9Создание главного документа
- •3.4.9.1Создание и преобразование главного документа
- •3.4.9.2Сборка главного документа из существующих документов
- •3.4.10Работа с главным документом
- •3.4.11Работа с вложенными документами
- •3.4.12Работа с отдельными файлами
- •4Система электронных таблиц microsoft excel
- •4.1Основные понятия Microsoft Excel
- •4.2Формулы Microsoft Excel
- •4.3Стандартные сообщения об ошибках
- •4.4Ссылки
- •4.5Автофункции
- •4.6Табулирование функции
- •4.6.1Табулирование функции одной переменной
- •4.6.2Построение диаграммы
- •4.7Управление списками и базами данных
- •4.7.1Основные сведения о базах данных
- •4.7.2Способы ввода данных
- •4.7.3Сортировка данных
- •4.7.4Поиск и фильтрация данных
- •4.7.4.1Автофильтр
- •4.7.5Обработка отфильтрованных данных
- •4.7.6Анализ данных
- •4.7.6.1Способы связывания ячеек и диапазонов
- •4.7.7Консолидация данных
- •4.7.8Проведение анализа с помощью функций
- •4.7.8.1Таблицы подстановки
- •4.7.8.1.1Таблица подстановки с одной переменной
- •4.7.8.1.2Таблица подстановки с двумя переменными
- •4.7.9Сводные таблицы
- •4.7.9.1Создание сводной таблицы
- •4.7.10Использование сценариев
- •4.7.10.1Создание сценария средством «Диспетчер сценариев»
- •4.7.10.2Назначение имен ячейкам
- •4.7.10.3Комбинирование сценариев
- •5Информационная технология системы управления базами данных
- •5.1Субд Microsoft Access
- •5.1.1Проектирование базы данных
- •5.1.1.1Определение цели создания бд
- •5.1.1.6Обновление структуры бд
- •5.1.1.2Определение таблиц бд
- •5.1.1.3Определение необходимых в таблице полей
- •5.1.1.4Задание индивидуального значения каждому полю
- •5.1.1.5Определение связей между таблицами
- •5.2.2Разработка однотабличных пользовательских форм
- •5.2.3Вывод данных в виде отчетов
- •5.2.3.1Вывод на печать таблиц и форм
- •5.2.3.2Разработка детального отчёта
- •5.2.3.3Поиск и отбор данных
- •5.2.3.4Формирование запросов
- •5.2.3.5Выражения в запросах
- •5.2.3.6Модули
- •6Создание мультимедийных презентаций средствами microsoft office powerpoint 2003
- •6.1Знакомство с PowerPoint
- •6.1.1Основные понятия
- •6.1.2Основные элементы окна PowerPoint
- •6.1.3Режимы просмотра
- •6.2Создание новой презентации
- •6.3Работа с презентацией
- •6.3.1Создание слайда
- •6.3.2Перемещение по презентации
- •6.3.3Выделение объектов презентации
- •6.3.4Ввод и редактирование текста
- •6.3.5Вставка структуры из Microsoft Word
- •6.3.6Добавление текста на слайды
- •6.4Оформление презентации
- •6.4.1Форматирование текста
- •6.4.2Форматирование слайда
- •6.4.3Понятие об образцах PowerPoint
- •6.4.4Вставка таблиц, графических изображений и рисунков в PowerPoint
- •6.5Настройка показа слайдов
- •6.5.1Просмотр презентации в режиме Показ слайдов
- •6.5.2Настройка эффектов перехода и анимации слайдов
- •6.5.3Создание произвольных показов и скрытие слайдов
- •6.6Создание мультимедийных презентаций
- •6.7Создание веб-презентаций
- •6.8Печать презентации
- •7Архивация данных
- •7.1Программа arj.Exe
- •7.2Программа pkzip.Exe
- •7.3Программа rar.Exe
- •8Необходимость защиты информации в сетях
- •8.1Направления защиты информации в сетях
- •8.2Компьютерные вирусы
- •8.2.1Классификация компьютерных вирусов
- •8.3Способы защиты от компьютерных вирусов
- •8.3.1Способы обеспечения сохранности информации
- •8.4Классификация и особенности антивирусных программ
- •8.5Действия при заражении вирусом
- •9Программа frontpage.
- •9.1Форматирование текста
- •9.2Таблицы
- •9.3Списки
- •9.4Гиперссылки
- •9.5Рисунки
- •9.5.1Добавление рисунка
- •Компьютерное делопроизводство
- •650056, Г. Кемерово, б-р Строителей, 47
- •650010, Г. Кемерово, ул. Красноармейская, 52
3.2.12Печать формы
В зависимости от стоящей задачи форму можно напечатать одним из трех способов:
Напечатать только неизменяемые элементы, получив тем самым бланк формы. Для чего создайте новый документ на основе шаблона формы, и распечатайте его, не заполняя форму.
Целиком, включая неизменяемые элементы и введенные данные. Заполните форму или откройте уже заполненную форму. Выполните команду Файл, Печать.
Напечатать только данные в полях формы. Печать только введенных данных применяется только в том случае, если имеются заранее подготовленные бланки формы. При этом бланки должны быть созданы с помощью того же шаблона, который использовался для заполнения формы. Чтобы напечатать только введенные данные формы:
Выберите команду Сервис, Параметры. При этом откроется диалоговое окно Параметры. Выберите вкладку Печать.
В группе Для текущего документа установите флажок печатать только данные форм. Нажмите кнопку Ок.
Выберите команду Файл, Печать и установите требуемые параметры печати.
Нажмите кнопку Ок.
3.3Составные документы
Составные документы – это однотиповые документы, рассылаемые различным адресатам. Для их создания, предназначена команда Слияние меню Сервис. Работа этой функции похожа на работу мастера, где Вы последовательно проходите три шага:
выбор готового или создание нового основного документа;
выбор готового или создание нового источника данных;
выполнение функции слияния.
Основной документ содержит статическую, неизменяемую информацию, т.е. текст и рисунки, которые должны быть одинаковыми в каждой версии конечного документа, почтовой наклейке или каталоге, например, обратный адрес и постоянный текст документа. Источник данных содержит разную для разных экземпляров документа информацию, которым может быть существующая электронная таблица, база данных, текстовый файл или таблица Word, которая была создана путем слияния.
Оба документа – и основной, и источник – имеют Поля слияния, которые служат для обозначения места размещения данных вводимых в основной документ из источника данных слияния. Например, в поле слияния «Город» можно поместить значение «Париж», т.е. поля слияния в источнике идентифицируют каждый фрагмент изменяющейся информации (в основном документе они определяют место, на котором позже появится эта информация).
Не существует определенных правил, какой документ следует создавать первым. Источник данных содержит изменяющуюся информацию и вы можете испытать определенные сложности, создавая его первым, поскольку нужно определить, какая информация необходима, не имея основного документа. В основном, для слияния вначале создается основной документ, особенно если вы создаете документ на бланке.
При создании основного документа для документа на бланке удобнее сначала набрать документ, вставляя в него пробелы на те места, где позже будет располагаться изменяющаяся информация. Эта техника поможет вам определить, какие данные следует включить в источник. Позже, после того как источник данных уже создан, вы сможете заменить пробелы на поля слияния, представляющие данные, сохраненные в документе-источнике.
При слиянии источника данных и основного документа, каждая строка (или запись) источника данных порождает отдельный документ на бланке, почтовую наклейку, конверт или элемент каталога. Такие составные документы можно напечатать или разослать по адресам электронной почты или отправить по номерам факсов. Кроме того, составные документы могут быть объединены в новом документе для последующего просмотра и печати.