3.1.3Использование шаблонов
В большинстве пользователи ограничиваются в повседневной работе использованием шаблона «Обычный» (NORMAL.DOT) и, может быть, еще некоторыми шаблонами для служебных записок и отчетов. Целесообразно изучить шаблоны, включенные в состав Word 2000, поскольку среди них, весьма вероятно, есть подходящие и для решения ваших задач.
Многие из стандартных шаблонов Word содержат специальные инструменты, стили, меню и макросы, предназначенные для использования в различных процедурах. По стилю оформления встроенные шаблоны делятся на три категории - стандартные, современные и изысканные.
В шаблонах каждой категории используются сходные принципы оформления. Можно выбрать подходящую категорию, и, используя шаблоны этой категории, быть уверенным в том, что различные документы будут иметь согласованное оформление профессионального качества.
Многие шаблоны содержат прямо в себе инструкции по их применению, которые дают возможность пользователю, следуя этим инструкциям шаг за шагом, создавать довольно сложные эффекты оформления документа.
Встроенные шаблоны разбиты на несколько типов (общие, письма и факсы, записки, отчеты, публикации и др.), соответствующих вкладкам диалогового окна Создание документа.
Для создания нового документа на основе шаблона необходимо:
Выбрать команду Файл, Создать. Появится диалоговое окно Создание документа (Рис. 3 .7).
Рис. 3.7 Создание документа на основе шаблона
Раскройте вкладку Общие и выделите значок Обычный. Этот значок соответствует шаблону NORMAL. DOT.
Если необходимо создать документ на основе шаблона, отличного от шаблона NORMAL.DOT, то раскройте нужную вкладку и выделите значок шаблона. В группе Просмотр выводится пример документа, основанного на выделенном шаблоне.
Нажмите кнопку Ок.
3.1.4Создание шаблона
Хотя в комплект поставки Word включено много встроенных шаблонов, могут понадобиться такие документы или формы, для которых ни один из этих шаблонов не подходит.
Шаблоны создаются во многом так же, как документы.
Выберите команду Файл, Создать.
В появившемся диалоговом окне Создание документа, установите в поле Создать переключатель шаблон.
Выделите необходимый шаблон или шаблон «Обычный», если нужно начать создание нового шаблона с пустого шаблона с параметрами по умолчанию.
Нажмите кнопку Ок (обратите внимание, что по умолчанию шаблону присваивается имя «Шаблон1», а не «Документ1», как обычно).
Отформатируйте шаблон, как обычный документ. Включите текст и графику которые должны присутствовать во всех документах, основанных на этом шаблоне. Определите стили, макросы, элементы Автотекста, новые команды, комбинации клавиш и кнопки на панели инструментов.
Для сохранения шаблона выберите команду Файл, Сохранить как. Чтобы шаблон отображался на одной из вкладок диалогового окна Создание документа сохраните шаблон в одной из папок, вложенных в папку ШАБЛОНЫ или в папку шаблонов рабочей группы.
Предположим, что уже существует документ (созданный на основе какого-то шаблона), который содержит большую часть текста, графики и форматирования, которые нужно перенести в новый шаблон.
Выберите команду Файл, Сохранить как. Появится диалоговое окно Сохранение документа.
Раскройте папку, в которой нужно сохранить шаблон. Эта папка определяет ту вкладку, в которой шаблон появится в диалоговом окне Создание документа.
В раскрывающемся списке Тип файла выделите элемент Шаблон документа. Введите имя шаблона в поле Имя файла. Расширение .DOT будет добавлено автоматически.
Нажмите кнопку Ок.