5.2.2Разработка однотабличных пользовательских форм

Данные в таблицу БД вводить и редактировать намного удобнее, если воспользоваться экраном в виде некоторого бланка, формы.

Форма - дополнительное средство ввода и редактирования данных в таблицах Access. Можно вводить данные не в строки и столбцы таблицы, а использовать электронную форму, напоминающую бумажный бланк. Для удобства пользователя форма, как правило, за один раз отображает поля только одной записи. Иллюстрация (рисунки, фотографии ), документы или объекты из других программ в форме отображаются без изменения, тогда как в режиме таблицы - текстом или значками. В форме можно размещать и инструкции по ее заполнению. Дизайн формы часто улучшают с помощью рамок, кнопок, иллюстраций.

Имя и значение поля, а так же название самой формы называются элементами управления.

В форме могут быть использованы следующие элементы управления:

• связанные - поля данных из какой-либо таблицы или запроса;

• несвязанные - фрагмент текста, обычно такие элементы применяются для обозначения других элементов или областей на форме;

• вычисляемые - любые вычисляемые значения, заносимые в форму, например, итоговые и промежуточные суммы, проценты и т.д.

Access располагает мастером по разработке форм пяти видов¹:

В один столбец – поля выводятся на экран в виде последовательности строк.

Табличная форма – поля выводятся в виде строк и столбцов.

Диаграмма – для её создания выбирается таблица, содержащая числовые значения, которые можно представить в графическом виде.

Составная форма – объединяет в себе данные более одной таблицы БД. Позволяет просмотреть и изменить данные в нескольких таблицах одновременно.

Простая форма – единственная форма, которую Access создаёт автоматически, включает каждое поле таблицы и использует стандартный шаблон.

5.2.3Вывод данных в виде отчетов

5.2.3.1Вывод на печать таблиц и форм

Получив и упорядочив нужную информацию, вы можете отобразить и распечатать ее в виде отчета, который иногда представляет собой просто перечень данных каждой записи, а иногда содержит расчеты, схемы, графики и другие элементы.

Отчет - это форма объединения информации одной или нескольких таблиц Access. Это дает возможность получить статистическую сводку по материалам определенной базы. Помимо данных, полученных расчетным путем, отчеты могут содержать:

• элементы оформления;

• схемы и диаграммы;

• верхние и нижние колонтитулы, содержащие служебную информацию;

• графические элементы оформления.

Все отчёты подразделяются на три категории:

Простая распечатка содержимого БД из режимов таблицы или формы;

Детальные отчёты – хорошо подготовленные отчёты, представленные в любом удобном для пользователя виде и включающие в себя ряд дополнительных элементов;

Специальные отчёты – позволяют подготавливать почтовые наклейки и формы писем.

Способ вывода на печать таблиц и форм удобен для построения быстрого чернового варианта отчёта. Преимущество таких отчётов – быстрота и простота их получения. Недостатком является вывод данных точно в таком же виде, в каком они содержатся в таблице или форме.

При распечатке с использованием формы Access выводит на странице столько записей, сколько на ней может поместиться. Возможен вариант, когда часть одной записи разместится в конце одной страницы, а другая – в конце следующей.