3.1.9Использование мастеров
В состав Word 2000 входят особые шаблоны, которые являются не просто образцом готового документа, а представляют собой пошаговые инструкции создания документа. Такие особые шаблоны называются мастерами. Мастера автоматизируют сам процесс создания документа по спецификациям.
Процесс создания документа с помощью мастера заключается в том, что пользователь последовательно отвечает на вопросы и делает выбор из возможных вариантов. Мастера Word 2000 можно использовать для создания шаблонов. Это позволит создать заготовку для документа, которую можно будет использовать в дальнейшем.
Некоторые мастера, входящие в состав Word, упрощают подготовку простых документов типа служебных записок и титульных страниц факсимильных сообщений. Другие мастера гораздо сложнее и позволяют создавать рекламные буклеты, информационные бюллетени и другие документы со сложным форматированием.
Категория мастера соответствует вкладке диалогового окна Создание документа. Шаблоны, которые являются мастерами, содержат в своем названии слово «Мастер». Кроме того, их значки украшены стилизованным изображением волшебной палочки (Рис. 3 .10).
Рис. 3.10 Шаблоны
3.1.10Использование надстроек
Надстройки являются средством расширения возможностей Word и ведут себя как часть программы Word. Надстройки могут добавлять новые команды в меню или новые панели инструментов. Многочисленные надстройки для решения специфических задач можно приобрести у независимых поставщиков. Инструкции по использованию конкретных надстроек обычно включаются в документацию к ним.
Имена файлов с программами надстроек имеют расширение *.WLL. Чтобы загрузить установленную надстройку:
Выберите команду Сервис, Шаблоны и надстройки. Появится диалоговое окно Шаблоны и надстройки.
В группе Общие шаблоны и надстройки нажмите кнопку Добавить. Появится диалоговое окно Добавление шаблона.
В раскрывающемся списке Тип файла выделите элемент Надстройки Word.
Выделите нужную надстройку. Если ее нет в списке, то перейдите в другую папку. Если вы не знаете, как называется нужная надстройка, загляните в документацию.
Нажмите кнопку Ок. Word загрузит программу надстройки.
Надстройки можно загружать автоматически при запуске Word. Чтобы загрузить программу надстройки при запуске Word, достаточно просто скопировать файл с программой надстройки в папку АВТОЗАГРУЗКА, которая расположена в папке OFFICE. В папке АВТОЗАГРУЗКА хранятся файлы, используемые при запуске Word.
После того как надстройка загружена, она остается доступной до выхода из Word. Может потребоваться удалить надстройку из памяти, чтобы высвободить часть системных ресурсов.
Чтобы выгрузить надстройку:
Выберите команду Сервис, Шаблоны и надстройки. Появится диалоговое окно Шаблоны и надстройки.
В группе Общие шаблоны и надстройки выделите надстройку, которую нужно удалить.
Нажмите кнопку Удалить. Надстройка будет выгружена из памяти.
Нажмите кнопку Ок.
3.2Создание электронных форм
В делопроизводстве постоянно приходится иметь дело с различными типами форм. Раньше приходилось хранить большие запасы бланков для форм, так как они готовились типографским способом и печатались заранее значительными тиражами. Средства подготовки форм, предоставляемые Word, позволяют полностью отказаться от этого метода, и хранить только шаблоны форм, распечатывая их по мере необходимости. Такой метод подготовки форм дает значительный экономический выигрыш.
Word предоставляет возможность заполнения формы, что позволяет распространять формы через электронную почту или по сети. С помощью специальных полей в документе формы можно разместить диалоговые окна ввода, флажки и раскрывающиеся списки, что значительно ускоряет и облегчает процесс заполнения формы.