Тема 5. Классификация документов Архивного фонда рф.

План:

1. Основные признаки классификации документов АФ РФ.

2. Классификация документов АФ РФ в целом, в пределах архива,

архивного фонда.

Проблема классификации документов АФ РФ занимает важное место в архивоведении. Знание системы классификации поможет студенту-историку быстро и целенаправленно вести поиск необходимых архивных документов.

Студент должен знать определение Архивного фонда Российской Федерации, и понимать, что под классификацией документов АФ РФ понимается их научная группировка по наиболее существенным признакам с целью правильной организации хранения и использования. Студент должен четко представлять все 3 уровня классификации документов:

1. Классификация документов АФ РФ в целом, в результате которой определяется сеть государственных архивов.

2. Классификация документов АФ РФ в пределах архивов, определяющая хранение документов по архивным фондам.

3. Классификация документов АФ РФ в пределах архивного фонда, закрепляющая порядок расположения единиц хранения.

При изучении классификации на первом уровне студент должен выяснить основные признаки классификации: а) принадлежность документов к определенным историческим эпохам, б) принадлежность документов к учреждениям федерального и местного значения, в) принадлежность документов к определенным административно-территориальным единицам, г) принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности, д) способ и техника создания документа.

Изучая порядок классификации документов на втором этапе, студент должен понимать, что основной классификационной единицей на этом этапе является архивный фонд, должен знать определение архивного фонда, а также его разновидности: а) архивный фонд учреждения, б) архивный фонд личного происхождения, в) объединенный архивный фонд, г) архивная коллекция.

Рассматривая вопрос о классификации документов на третьем этапе, следует помнить основные классификационные единицы в архивоведении – дело, единица хранения, знать их определения, понимать, что такое фондирование, описание и систематизация единиц хранения в пределах фондов. Распределение дел внутри фонда производится по определенной схеме, по видам архивных документов (управленческая, научно-техническая документация, документы личного происхождения, документы на спецносителях) и с учетом ряда классификационных признаков (структурного, хронологического, отраслевого, номинального, географического, авторского, тематического).

Таким образом, изучив все этапы классификации документов студент должен получить представление обо всей системе классификации архивных документов, начиная от единичного документа и кончая Архивным фондом РФ в целом.

Тема 6. Организация хранения документов в государственных архивах

План:

1. Обеспечение сохранности документов – важнейшая функция архивов.

2. Условия хранения архивных материалов.

3. Порядок размещения и способы хранения документов

4. Учет архивных документов. Основные учетные документы архива.

Проблема сохранности документов АФ РФ имеет огромное государственное значение. От правильного её решения зависит судьба и долговечность ценных документов, являющихся базой исторической науки, использующихся в научных и практических целях. В настоящее время под обеспечением сохранности документов понимается большая комплексная задача, включающая в себя 4 важнейших направления работы архивных учреждений, каждое из которых в свою очередь, предполагает выполнение конкретных видов работ. Первое направление - создание оптимальных условий хранения документов, второе - обеспечение физической сохранности документов, третье – создание страхового фонда и фонда пользования документов, четвертое – строгий и полный учет документов АФ РФ.

Бумага, картон, чернила и другие элементы, из которых состоят архивные дела, не вечны, подвержены световому, темновому, биологическому, физико-механическому старению. Наиболее верный путь предупреждения старения документов создание оптимальных условий их хранения. В архивах должна соблюдаться совокупность режимов хранения документов: температурно-влажностный, санитарно-гигиенический, охранный, световой, противопожарный. Поэтому при строительстве зданий архивов и оборудовании архивохранилищ должен соблюдаться ряд требований.

Существует целый ряд правил и требований к размещению документов в хранилищах, определенные способы хранения документов на разных материальных носителях. Размещение документов производится в соответствии со схемой размещения, в основе которой лежит классификация архивных документов внутри архива и внутри архивного фонда. Некоторые категории документов подлежат обособленному хранению. Топографирование документов, ведение пофондовых и постеллажных топографических указателей.

Учет документов АФ – это определение их количества в установленных единицах учета и отображение этого количества в учетных документах. Правильно организованный учет обеспечивает организацию охраны документов, контроль за их наличием и состоянием, выявление и использование документов, имеющих научное и практическое значение, создание НСА, планомерное комплектование архива. Основные принципы учета (централизация, преемственность, единое методическое руководство, динамичность), единицы учета. Студент должен знать основные учетные документы архива (список фондов, книга учета поступлений, лист фонда, карточка фонда, архивная опись, паспорт архива, сведения об изменениях в составе и объеме фондов, лист учета и описания уникальных документов, реестр описей), их назначение и роль в системе государственного учета. К первичным учетным документам относятся внутренние описи и листы-заверители в делах. В архивах могут вестись и вспомогательные учетные документы архива (книги учета движения фондов, описей и дел, паспорта фондов, книги переданных фондов и др.). Порядок и правила ведения учетных документов, учета поступления и выбытия документов. Учет документов на спецносителях. Дело фонда. Фондовые каталоги архивных органов. ЦФК, его задачи, функции. Государственный реестр уникальных документов.