Тема 8. Использование документов архивного фонда рф.

План:

1. Использование – одна из важнейших функций архивов.

2. Основные направления и цели использования документов. 3.Формы использования.

Одной из важнейших функций архивных учреждений РФ является использование архивных документов. Использование – это применение пользователями и архивом архивных документов и/или информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества и государства. В процессе использования архивных документов участвуют 2 стороны. С одной стороны – архив (федеральный, региональный, муниципальный, ведомственный и др.), хранящий информацию, с другой – пользователи (органы государственной власти и управления, различные учреждения, организации, предприятия, а также отдельные граждане), которым эта информация нужна.

В отечественном архивоведении различают направления, цели и формы использования. Основными направлениями использования документов являются: укрепление российской государственности, удовлетворение информационных потребностей общества, обеспечение законных прав и интересов граждан. Цели использования архивных документов следующие: управленческие, политические, экономические, научные, культурно-просветительские, социально-правовые. Студенту необходимо знать все эти цели и приводить конкретные примеры использования документов для той или иной цели.

Другим аспектом рассматриваемой темы является вопрос об организационных формах использования архивных документов, среди которых можно выделить: исполнение запросов организаций и граждан, инициативное информирование учреждений и организаций, публикация документов, проведение информационных мероприятий, использование документов в СМИ, подготовка документальных выставок, предоставление документов пользователям для исследовательской работы, выдача подлинных документов во временное пользование. Особое внимание студенту следует обратить на те формы организации использования документов, которые необходимы будущему педагогу, могут быть использованы в учебных целях, при проведении внеклассной работы в школе, в работе краеведческих кружков (организация тематических и обзорных экскурсий в архив, проведение школьных уроков с привлечением подлинных документов по истории родного края). Студенту – будущему педагогу – следует помнить, что подобные организационные формы учебной и внеклассовой работы вызывают заинтересованность у школьников к отечественной истории, к исследовательской работе, воспитывают у подрастающего поколения чувство патриотизма.

Тема 9. Работа исследователя с архивными документами

План:

1. Организация работы читальных залов архивов как одна из форм использования документов.

2. Правила работы пользователей в читальных залах архивов.

3. Основные методы и приемы работы с архивными документами.

Одной из форм использования архивных документов является предоставление документов пользователям через читальные залы для исследовательской работы. Для будущих историков и преподавателей-историков данная форма использования имеет особое значение, так как знания, приобретенные в ходе изучения данной темы будут применены ими лично в учебных целях при подготовке курсовых и дипломных работ, а в будущем могут быть использованы в исследовательской деятельности и при проведении внеклассной работы в школе, в работе краеведческих кружков и поисковых отрядов.

В государственных архивах для предоставления архивных документов пользователям создается специальное структурное подразделение - читальный зал, оснащенный необходимым оборудованием для просмотра документов и микрофильмов, а также необходимым НСА.

В 1998 году Росархив утвердил «Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации», с содержанием которых студент должен ознакомиться. Студент должен иметь представление о порядке оформления исследователей для работы в читальных залах архивов, о правилах работы и требованиях к пользователю по обеспечению сохранности используемых документов.

Говоря об основных методах и приемах работы с архивными документами, архивисты используют термин «архивная эвристика». Архивная эвристика – направление архивоведения, изучающее методику поиска ретроспективной документной информации в целях эффективного использования документальных богатств архивов в интересах общества и исторической науки.

Основной задачей архивной эвристики является поиск документной информации как для учреждений, организаций и предприятий, так и для исследовательской работы специалистов по выявлению в архивах, библиотеках и музеях источников по теме. Для выполнения этой задачи необходимо:

• наличие научных принципов организации АФ РФ и формирования хранящихся в архивах документальных комплексов,

• организация АФ РФ как целостной системы государственных и ведомственных хранили;

• существование системы учетного и научно-справочного аппарата государственных архивов.

Каждому, кто работает в архиве необходимо знание методики поиска информации. Подготовка к работе в архиве начинается с изучения опубликованных работ по теме исследования, архивоведческой и справочной литературы, каталогов опубликованных сборников документов, предварительному ознакомлению с опубликованными путеводителями и обзорами фондов. Необходимый этап подготовки к работе в архиве - знание истории госучреждений.

Основными этапами поиска документов являются:

1) Установление фондообразователей, в деятельности которых могли возникнуть материалы, содержащие интересующую исследователя информацию;

2) поиск на межархивном уровне с целью установить названия архивов, музеев, библиотек, в которых хранятся материалы по теме исследования (для этого необходимо вспомнить принципы классификации документов на уровне АФ РФ);

3) поиск на уровне архива, когда в архиве устанавливаются или уточняются названия или номера фондов, в которых отложились нужные документы (для этого необходимо вспомнить систему научно-справочного аппарата к документам АФ РФ);

4) поиск на уровне фонда, когда требуется установить номера дел, подлежащих полистному просмотру,

5) поиск на уровне дела, документа.

Главное в поиске – точно установить архивный шифр, т.е. совокупность поисковых данных, позволяющих безошибочно разыскивать нужный документ в архивохранилищах. При оформлении выписок из архивных дел необходимо правильно их оформить, соблюдая порядок ссылок на использованные архивные документы и научно-справочный аппарат к ним.