3.7. Лопстичні інформаційні ситеми

У центрі ефективно керованого матеріального потоку повинен зна­ходитися ефективно керований потік інформації. Саме інформація тримає систему матеріального потоку «відкритою» щодо здатності пристосовуватися до нових умов. Для забезпечення гнучкої, орієнто­ваної на споживача логістичної системи необхідно, щоб фізична сис­тема функціонувала паралельно інформаційній.

Яку ж інформацію повинна забезпечувати логістична інформаційна система? За наявності достатніх ресурсів і даних про матеріалопотік забезпечення інформацією практично не має обмежень. Розроблення логістичної інформаційної системи повинне починатися зі з'ясування інформаційних потреб з використанням аналізу витрат і результатів. Це означає, що повинні бути ідентифіковані ключові рішення, прий­няті фахівцями в галузі логістики, і повинне бути поставлене питання: «Яка інформація потрібна для прийняття рішень з урахуванням вар­тості придбання цієї інформації?». У кінцевому рахунку рішення прид­бати інформацію має бути пезультатом балансу між витратами і вигода-, ми, що забезпечують одержання відповідної інформації. Наприклад, витрати на створення більш докладних методів прогнозування попиту повинні бути зважені проти витрат на ситуацію відсутності запасів. Витрати і вигоди не так просто обчислити за наявності безлічі ризиків, кількісне визначення яких ускладнено. Проте варто обережно ставити­ся до зайвих інвестицій у дуже складні інформаційні системи за тих випадків, коли витрати, пов'язані з ризиком, високі, і навпаки.

Та ж сама проблема витрат і результатів існує при вирішенні питан­ня збереження інформації. Завжди існує небезпека швидкого збільшен­ня витрат у результаті зберігання даних у системі, що може мати лише граничну цінність для наступного пошуку. Наприклад, як часто пови­нен споживач «очищати» файли від застарілих даних?

Існують аналогічні проблеми, пов'язані зі швидкістю відповіді системи. Деякі інформаційні системи, що працюють у режимі реального часу, контролюють постійні щохвилинні зміни у фізичній сис­темі, наприклад у системі резервування інформації на авіалініях. Однак більш придатним може виявитися метод групової обробки інфор­мації, за якого дані оновлюються щодня, але відповідь на інформа­цію може забезпечуватися із затриманням.

На всі ці питання можна одержати відповідь тільки після ретель­ного аналізу реальних потреб керування в інформації. Необхідно виз­нати, що існують різні рівні інформаційних потреб, що у визначено­му змісті відбивають типову ієрархію ухвалення рішення. На рис 3.8 [83] показано спосіб ідеального відображення результатів ло-гістичної інформаційної системи з різними рівнями корпоративної ієрархії. Головний принцип створення інформаційної системи поля-,гає в тому, що, по-перше, дані повинні збиратися на найнижчому рівні агрегування, і, по-друге, вони повинні бути порівнянні.

Ієрархія використання логістичної інформаційної системи

Для повного завершення логістичної системи необхідний комп­лексний набір даних, яким можна маніпулювати і за допомогою яко­го можна проводити аналіз, використовуючи таку кількість способів, яка потрібна керівникові сфери логістики. Система повинна мати у своєму розпорядженні можливості для проведення детального аналі­зу. На рис. схематично представлено принцип логістичної інформаційної системи.

Можна ідентифікувати безліч специфічних функцій, що їх по­винна виконувати логістична інформаційна система, у тому числі: функцію обслуговування (зокрема, інформаційного) споживача, фун­кцію планування і керування, функцію координування.

Необхідно визнати, що на практиці логістична інформаційна сис­тема складається з безлічі дискретних, але зв'язаних підсистем.

Функції логістичної інформаційної

Іформаційна логістична система

Ніде результати науково-технічного прогресу не виявляються так глибоко, як в інформаційних системах. У галузі керування логістикой, наприклад, обчислювальна техніка просто революціонувала си­стеми оброблення замовлень. Вона забезпечила можливість упровад­ження сучасних систем керування запасами й уможливила багато інших застосувань.

Ще більшого значення, ніж ЕОМ, набув розвиток системного підхо­ду. Тепер уже ясно, яке значення має системний підхід до проблеми, а не вирішення лише однієї її частини, Інформація і технологія, що забезпечує її наявність, — засоби реалізації системного підходу.

Поняття інформаційних систем зі зворотним зв'язком є основою для створення базової структури, що інтегрує різні боки процесу ке­рування логістичною системою.

Наведемо кілька прикладів:

- термостат одержує інформацію про температуру і приймає рішен-

ня про включення печі, температура підвищується і піч вими­кається:

- ухвалення рішення щодо кількості обслуговуваних споживачів

залежить від кількості замовлень і обсягу складських запасів;

- прагнення конкуруючих фірм випускати нові вироби збільшує

витрати на дослідження і технічні удосконалення, що приво­дить до відповідних змін у технології виробництва.

Усі ці приклади стосуються до керування інформаційними систе­мами зі зворотним зв'язком.

Інформаційні системи зі зворотним зв'язком мають три характе­ристики: структуру, запізнювання і посилення системи. Структура системи характеризує взаємозв'язок окремих частин. Запізнювання завжди існує при одержанні інформації, прийнятті рішень, основа­них на цій інформації, й у процесі виконання цих рішень. Посилен­ня відбуваються у всій інформаційній системі, особливо за порядку прийняття рішень, що діє у логістичній системі. Вони виявляються в тих випадках, коли дія виявляється більш сильною, ніж це можна припускати, виходячи з введення інформації, що визначає регулівні рішення. В інформаційній системі зі зворотним зв'язком існує суво­ро визначений базис, на якому ґрунтується практика прийняття рішень господарськими керівниками. їхні рішення не є вираженням повної «волі», а суворо зумовлені навколишніми обставинами. Однак можна встановити правила, що регулюють ці рішення, і визначити вплив даних правил на виробничу й економічну поведінку систем.

Організаційна структура системи. Слід зазначити наявність за­пасів у трьох рівнях: на заводі, в оптовій і у роздрібній ланках.

Запізнювання рішень і дій. Щоб мати можливість визначити ди­намічні характеристики системи, необхідно також знати запізнюван­ня в потоках замовлень і товарів. Запізнювання вказується, як пра­вило, у тижнях і становить звичайну величину для підприємства, що виготовляє товари тривалого користування.

Практика показує, що постачання товарів споживачеві в середньо­му займає тиждень з моменту одержання замовлення від клієнта. Запі­знювання бухгалтерських операцій і закупівель складають у роздрібній ланці в середньому три тижні — з моменту продажу до його відобра­ження в заявках на поповнення запасу. Час на відправлення замовлен­ня поштою складає півтижня. Оптовикові потрібен тиждень для оформ­лення замовлення, а відправлення товарів роздрібній ланці займає ще один тиждень. Аналогічні запізнювання існують також між оптовою ланкою і заводським складом. На заводі в середньому минає шість тижнів з моменту ухвалення рішення про зміну темпу випуску продукції до моменту, коли виробництво досягає нового рівня.

Правила видачі замовлень і регулювання запасів. Для ефективної роботи логістичної системи необхідно знати правила, що регулюють розміщення замовлень і розміри складських запасів у кожній ланці реалізації продукції. У цій моделі є три основних види замовлень:

1. замовлення на відшкодування проданих товарів;

2. замовлення для поповнення запасів в усіх ланках у зв'язку зі зміною рівня продажу;

3. замовлення, що необхідні для заповнення каналів забезпечен­ ня товарами за інформацією про замовлення, що знаходяться в стадії виконання.

Порядок виконання замовлень наступний: а) на основі аналізів про­дажу і відповідно до запізнювання закупівлі (три, два й один тижні для відповідних трьох ланок) замовлення найближчій ланці системи вклю­чають відшкодування фактичного продажу, реалізованого ланкою, кот­ра замовляє; б) після закінчення достатнього часу для визначення се­редньої величини короткострокового продажу вживається заходів до поступового зниження або підвищення запасів залежно від збільшення чи зменшення обороту; в) одна частина замовлень, що знаходяться в процесі виконання (відправлені поштою, невиконані замовлення в по­стачальника і товари в шляху), завжди пропорційна середньому рівню ділової активності і тривалості виконання замовлення. Збільшення об­сягів продажу, як і подовження циклу постачань, обов'язково викли­кає збільшення загального обсягу замовлень у каналах розподілу. Ці замовлення, що знаходяться в процесі виконання, зовсім неминучі. Вони є частиною «матеріальної бази» у структурі логістичної системи. За відсут­ності замовлень, спеціально призначених для заповнення каналів роз­поділу, відповідна потреба в товарах покривається в результаті знижен­ня складських запасів, а це означає, що замовлення на заповнення каналів товароруху видаються беззвітно під виглядом регулювання запасів.

Видача замовлень залежить також від очікуваних обсягів прода­жу на майбутнє. Методи прогнозування, що складаються в екстрапо­ляції наявної тенденції на майбутній період, приводять, загалом, до створення менш стійкої, коливної логістичної системи.

Вплив на описану вище організаційну структуру (рис. запізнювань і правил поведінки системи, а так само її характеристи­ки мають бути виражені в чіткій кількісній формі.

Після опису логістичної системи необхідно з'ясувати її поводжен­ня в цілому. Для цього варто скористатися схемою споживчих заку­півель у якості вхідних даних і потім спостерігати за змінами, що виникають у складських запасах та у виробництві продукції. їхній вплив на логістичну систему можна з'ясувати за допомогою методів імітації, що полягають у простежуванні, крок за кроком, фактичних потоків замовлень, товарів та інформації. Таку схему подано на рис.

Схема організації логістичної системи

Схема джерел інформації та канали матеріалопотоку

Вона містить чотири елементи: 1) три рівні; 2) потоки, що пере­міщують вміст одного рівня до іншого; 3) рішення, що регулюють тем­пи потоку між рівнями; 4) канали інформації, що з'єднують рішення з рівнями.

Пояснимо деякі поняття. Рівні характеризують нагромадження, що виникають усередині системи. Це товари, що є на складі, товари в дорозі, складські площі, кількість працівників та інші показники. Темпи потоку — це миттєві потоки між рівнями в системі. Темпи відбивають активність у системі.

Рішення являють собою формулювання лінії поведінки, що виз­начає, яким чином наявна інформація про рівні приводить до вибору рішень, пов'язаних із величинами поточних темпів. Функція рішен­ня, з одного боку, може мати форму нескладного рівняння, що виз­начає найпростішу реакцію матеріалопотоку на стан одного чи двох рівнів (так, продуктивність транспортної системи часто може бути адекватно виражена кількістю товарів у дорозі, що становить собою перший, другий чи третій рівень, і константою — середнім запізню­ванням на час транспортування). З іншого боку, функція рішення може являти собою довгий і детально розроблений ланцюг обчис­лень, виконуваних з урахуванням виміряння низки додаткових умов.

Інформація як основа рішень. На рис. показано, що функції рішень, на основі яких установлюються темпи, пов'язано тільки з інформацією щодо рівнів. Чим вище рівень інформаційної системи, тим вище ефективність логістичної системи. Тому якість інформац­ійної системи дозволить ефективно вирішувати багато проблем керу­вання запасами, транспортування продукції, складування й інших проблем логістичних функціональних галузей.

Зростання інтересу до логістики пояснюється вражаючими резуль­татами, що їх досягнуто багатьма закордонними компаніями завдя­ки застосуванню логістичного підходу до бізнесу. Логістика набуває дедалі важливішого значення. І цього вимагають наступні тенденції:

1. Висока частота зміни та розширення асортименту товарів. Роз­ ширення асортименту і скорочення життєвого циклу призвели до того, що предбачуваність продажу конкретного товару ско­ ротилася і, як наслідок, знизилася передбачуваність потреб у запасних частинах. Із росширенням асортименту товарів зріс ризик накопичення запасів, які постачаються на ринок, збільши­ лася ймовірність того, що ці запаси стануть неходовими або будуть продані за зниженими цінами;

2. Непередбачуваність ринку. Поведінка партнерів на ринку стає ще більш непередбачуваною. Ця тенденція сприяє зниженню рівня передбачуваності ринкового попиту на конкретний товар;

3. Зеншення сукупних витрат. Запас являє собою обіговий капі­ тал, який не може використовуватися для розширення виробниц­ тва шляхом інтенсивнішого використання капітальних вкладень.

Це капітал, що містить у собі витрати, зниження яких може статі перевагою перед конкурентами в умовах ринку;

4. Ринок і розповсюдження товарів. Впровадження логістики доз­воляє скоротити час руху продукції на 25 - ЗО %, а також рівень запасів на ЗО - 50 %, зменшити витрати на розподіл товарів, прискорити обіг капіталу, знизити собівартість виробництва. Наприклад, високий рівень якості та низька собівартість японсь­ких товарів забезпечуються успішним застосуванням методу «точно в термін». Якщо, наприклад, використовувати ситему постачань «точно в термін», то можна виключити витрати на складування, зберігання й управління запасами. І хоча витрати на транспортування зростуть, їх загальний рівень у межах роз­поділу зменшиться.