12.Как задать условный формат ячеек Micro­soft Excel?

Внешнее представление данных в ячейках определяется их форматами. Размер ячеек по горизонтали и вертикали электронной таблицы задается с помощью команд меню Формат > Строка > Высота и Формат > Столбец > Ширина. Коман­ды меню Формат > Столбец > Автоподбор ширины и Формат > Строка > Автоподбор высоты автоматически изменяют размеры ячеек с учетом их содержимого.

13.Дайте определение «информации» и ее потребительских свойств. Каковы формы представления информации в ис? Что такое «документ» и бд? в чем специфика электронных документов?

Информация — это сведения, представленные в документах и массивах инфор­мации на машинных носителях. Как предмет труда информа­ция является объектом сбора, регистрации, обработки, хранения, передачи. Как средство труда управляющая информация воздействует на объект управления. Информация может рассматриваться на синтаксическом, семантическом и праг­матическом уровнях представления.

Синтаксический уровень информации связан с внешней формой и структурой информационных сообщений. Это касается формата бланков документов, фор­матов значений реквизитов, структуры хранения данных на машинном носите­ле, протоколов обмена данными и т. п. Семантический уровень информации определяет смысловое содержание информации. Этот уровень связан с построе­нием технико-экономических показателей, проектированием реквизитного со­става документов, разработкой логической структуры базы данных, созданием системы классификации и кодирования. Прагматический уровень отражает цен­ность информации для системы управления, ее полезность для выработки управ­ленческих решений. Информация как продукт ИС обладает набором потреби­тельских свойств, которые превращают ее в средство труда и товар.

В современном индустриальном информационном обществе информация — это важнейший стратегический ресурс системы управления. ИС должна разрабаты­ваться с учетом заданных потребительских свойств информации:

Полнота информации определяется применительно к управленческим функци­ям. Информация может быть неполной как по составу, так и по объему сведений. В любом случае дефицит информации приводит к невозможности выполнения функций управления в нужное время, в указанном месте, в соответствующем виде.

Потребительские свойства информации:

- полнота информации для реализации управляющего воздействия;

- точность и достоверность информации;

- актуальность, своевременность и оперативность получения информации.

Точность информации — это заданная степень приближения информации к истинному значению показателя. В практике управления определены необходи­мые уровни точности информации для различных функций управления, отдель­ных технико-экономических показателей.

Достоверность является вероятностной оценкой точности (безошибочности) информации, зависящей от используемых информационных технологий.

Актуальность информации — это степень соответствия отражения реального состояния системы и объекта управления.

Документ является основным носителем информации в ИС, состоит из логиче­ски связанных реквизитов. Форма документа определяет расположение и формат значений реквизитов. Типовая форма документа содержит части:

- заголовочную;

- содержательную;

- оформляющую.

Заголовочная часть формы документа включает постоянные реквизиты, иденти­фицирующие форму и отдельный экземпляр документа. К ним относятся: на­именование ИС, название документа, код формы, код документа или другой идентификатор экземпляра документа.

Содержательная часть формы документа может иметь различное представление:

- сплошной текст;

- таблица простой или сложной структуры данных, содержит детальные и ито­говые строки;

- комбинированная форма.

Оформляющая часть формы документа содержит реквизиты, придающие ему правовую силу: дата составления документа, подписи лиц, удостоверяющих до­кумент.

Наиболее традиционным в ИС является деление документов на документы руч­ного заполнения и документы машинного заполнения с помощью средств вы­числительной техники и программ.

Жизненный цикл документа — это интервал времени от момента создания (руч­ным или машинным способом) до момента сдачи документа в архив или уничтожения.

Между этими моментами осуществляется движение документа — до­кументооборот, происходит обработка и использование документа для целей управления. Согласно длительности жизненного цикла различают:

- документы длительного срока пользования;

- документы короткого срока пользования;

Основной формой организации информации на машинных носителях является база данных (БД) под управлением системы управления базой данных (СУБД).

БД является интегрированным представлением данных многоцеле­вого использования, хранит данные, которые обеспечивают решение комплекса взаимосвязанных задач. В отдельных случаях используются «изолированные» массивы информации на машинных носителях, которые создаются и обслужи­ваются вне СУБД в прикладных программах. Все операции с данными БД выполняет СУБД (объявление структуры базы данных, ввод, поиск, корректировка, удаление дан­ных). БД может быть централизованной (храниться на одном компьютере) или распределенной в сети (храниться на нескольких компьютерах). В настоящее время получили наибольшее применение следующие СУБД:

- БД масштаба крупных предприятий (корпоративные БД): Oracle, Informix, S-L-Server, DB2 и другие;

- БД масштаба функциональных подсистем, комплексов задач, создания про­межуточного уровня обработки в больших ИС: Access, dBase, Paradox, FoxPro, Clipper и другие;

- БД отдельных задач ИС.

Развитие ИС связано с внедрением в управленческую деятельность новой фор­мы представления информации — электронных документов на машинных носи­телях. Электронные документы обладают всеми свойствами и юридической силой документов управления. В электронных документах содержатся инфор­мационные сообщения, имеющие различное представление: текст, графика, звук, изображение в коммуникационных форматах. Электронные документы хранят­ся как файлы на машинном носителе.

Юридическая сила электронных документов обеспечена с помощью следующих реквизитов:

- идентификационный код источника;

- электронная подпись автора документа;

- код формы документа;

- номер документа;

- дата, время создания или модификации документа.