Налаштування звіту

Основна робота з форматування звіту пов'язана з налаштуванням в діалоговому вікні СВОЙСТВА. Однак скористатися цією можливістю можна лише після того, як звіт буде розділений на області.

Визначення вигляду всього звіту

Для того, щоб змінити налаштування всього звіту, активізують маркер, розташований в лівому верхньому куті вікна звіту в режимі КОНСТРУКТОР. На екрані з'явиться діалогове вікно ОТЧЕТ (рис. 4.50). У діалоговому вікні ОТЧЕТ наведені керуючі елементи вкладки МАКЕТ, які визначають умови друку верхнього і нижнього колонтитулів. За замовчуванням встановлена опція ВСЕ СТРАНИЦЫ, яка вказує, що відповідний елемент з'явиться на кожній сторінці звіту. Якщо вибрати опцію БЕЗ ЗАГОЛОВКА (або БЕЗ ПРИМЕЧАНИЯ), верхній (чи нижній) колонтитул буде друкуватися на всіх сторінках, крім першої і останньої (де звичайно друкуються заголовок і примітка звіту).

Рисунок 4.50 – Діалогове вікно визначення властивостей звіту

Опція ВЕРХНИЙ КОЛОНТИТУЛ також характеризується великою кількістю параметрів. Активізація рядка ВЕРХНИЙ КОЛОНТИТУЛ у вікні КОНСТРУКТОРа звіту приведе до появи на екрані його діалогового вікна (рис. 4.51).

Опція ВЫВОД НА ЭКРАН визначає чи буде верхній колонтитул з'являтися на сторінках документу.

Значення властивості ВЫСОТА визначається Access автоматично при активізації і переміщенні заголовку області документу вверх чи вниз або задається.

Для того, щоб задати ЦВЕТ ФОНА області, вводять його код або вибирають з палітри кольорів. Визначити колір фону верхнього колонтитула можна в діалоговому вікні ОТЧЕТ або у вікні режиму КОНСТРУКТОРа звітів за допомогою панелі інструментів ФОРМАТИРОВАНИЕ.

Властивість ОФОРМЛЕНИЕ може мати значення ОБЫЧНОЕ (за замовчуванням), ПРИПОДНЯТОЕ і УТОПЛЕННОЕ.

Рисунок 4.51 – Діалогове вікно ВЕРХНИЙ КОЛОНТИТУЛ

Створення групи

Для створення групи необхідно;

• вибрати із системного меню послідовність команд ВИДСОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА. З'явиться діалогове вікно СОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА;

• обрати порожній рядок під заголовком ПОЛЕ/ВЫРАЖЕНИЕ. У рядку з'явиться курсор, а також кнопка списку, що розкривається;

• натиснути кнопку списку, що розкривається. З’явиться поле, яке використовується для об’єднання у групу;

• вибрати поле. Access додасть це поле в список діалогового вікна СОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА. За замовчуванням у цьому полі буде виконане сортування даних за зростанням (від меншого до більшого).

• вибрати у полі ЗАГОЛОВОК ГРУППЫ, розташованому в нижній частині діалогового вікна, область СВОЙСТВА ГРУППЫ та визначитись з властивостями.

• для того, щоб забезпечити нову групу приміткою, повторюють дії попереднього пункту в полі ПРИМЕЧАНИЕ ГРУППЫ.

• закрити діалогове вікно. У звіті з'явилася нова група.

Для видалення групи обирають кнопку поруч з назвою групи в переліку ПОЛЕ/ВЫРАЖЕНИЕ і натискають клавішу <Delete> з підтвердженням операції видалення.

Змінити порядок груп можна у діалоговому вікні СОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА (послідовність команд ВИДСОРТИРОВКА И ГРУППИРОВКА). Для цього необхідно визначитись з групою, що переміщується, обрати кнопку поруч з назвою цієї групи і перетягнути її на нове місце. Access автоматично внесе відповідні зміни в звіт.

Перед зміною порядку груп чи іншими змінами в звіті, зберігають його останній варіант (ФАЙЛСОХРАНИТЬ), аби запобігти можливим втратам інформації при внесенні змін.

Форматування окремих областей звіту

Для того, щоб змінити формат не всього звіту, а тільки однієї з його областей, у режимі КОНСТРУКТОРа обирають область ЗАГОЛОВОК ГРУППЫ, що визиває на екран діалогове вікно (рис. 4.52).

Рисунок 4.52 – Діалогове вікно форматування області звіту

За допомогою властивості КОНЕЦ СТРАНИЦЫ при зміні значення в полі, що об’єднується у групу, інформація буде автоматично розміщатися на новій сторінці. Можна задати умову, при якій розрив сторінки буде застосовуватися або тільки перед заголовком, або тільки після примітки, або в обох випадках. Аналогічно можна вказати, яким чином повинні оброблятися області початку і закінчення звіту, що містять велику кількість стовпців (наприклад, щоб група завжди починалася в новому стовпці). Як і в інших діалогових вікнах, можна використовувати властивості НЕ РАЗРЫВАТЬ і ВЫВОД НА ЭКРАН.

Найважливіші властивості в цьому діалоговому вікні є РАСШИРЕНИЕ, СЖАТИЕ і ПОВТОРЕНИЕ РАЗДЕЛА.

Застосування властивості РАСШИРЕНИЕ (значення ДА) дозволяє розширювати границі області в залежності від обсягу даних, що містяться в ній. Ця властивість особливо корисна при друці звітів, що включають MEMO-поле й визначає таку його висоту, щоб всі дані з поля були відображені в звіті.

Властивість СЖАТИЕ скорочує розміри області, наприклад при наявності порожніх полів. У випадку використання властивостей РАСШИРЕНИЕ і СЖАТИЕ необхідно визначитись з розмірами як для всієї області, так і для її окремих елементів.

Властивість ПОВТОРЕНИЕ РАЗДЕЛА дозволяє дублювати заголовок області на новій сторінці, якщо інформація цієї області не помістилася на одній сторінці.

0. Якщо необхідно відформатувати будь-який елемент звіту (поле, надпис чи рисунок), його активізують у режимі КОНСТРУКТОР. При цьому Access відкриє діалогове вікно, що пропонує відповідні можливості.