Вопросы для самоконтроля

1. Назначение функции ЕСЛИ.

2. Количество параметров функции ЕСЛИ и их назначение. Примеры.

3. Структура условия функции ЕСЛИ.

4. Вложенные условия. Варианты вложения. Примеры.

5. Отображение текстовых сообщений в функции ЕСЛИ. Примеры.

6. Назначение функций СЧЕТЕСЛИ, СУММЕСЛИ. Примеры.

7. Количество параметров функций СЧЕТЕСЛИ, СУММЕСЛИ.

8. Отличие функций СЧЕТ и СУММ от функций СЧЕТЕСЛИ, СУММЕСЛИ.

9. Порядок выполнения условного форматирования.

10. Изменение условного формата.

Лабораторная работа № 3. Ведение списков Справочный материал Использование списка в качестве базы данных

В электронных таблицах имеется набор функций, облегчающих обработку и анализ данных в списке. Чтобы использовать эти функции, данные в список должны вводиться в соответствии с приведенными ниже рекомендациями.

1. На листе не следует помещать более одного списка. Некоторые функции обработки списков, например, фильтры, не позволяют обрабатывать несколько списков одновременно.

2. Между списком и другими данными листа необходимо оставить, по меньшей мере, одну пустую строку и один пустой столбец. Это позволяет автоматически обнаружить и выделить список при выполнении сортировки, наложении фильтра или вставке вычисляемых автоматически итоговых значений.

3. В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов. Это упрощает автоматическое определение и выделение списка.

4. Важные данные не следует помещать у левого или правого края списка, так как после применения фильтра они могут оказаться скрытыми.

Правила создания списка

1. Заголовки столбцов должны находиться в первой строке списка. Они используются Microsoft Excel при составлении отчетов, поиске и организации данных.

2. Формат (шрифт, выравнивание, формат прописных и строчных букв) заголовков столбцов списка должен отличаться от формата строк данных.

3. Для отделения заголовков от расположенных ниже данных следует использовать границы ячеек, а не пустые строки или прерывистые линии.

4. Список должен быть организован так, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные.

5. Перед данными в ячейке не следует вводить лишние пробелы, так как они влияют на сортировку.

6. Не следует помещать пустую строку между заголовками и первой строкой данных.

Сортировка данных

В меню Данные, Сортировка в списке Сортировать по можно выбрать любой столбец для сортировки в нем данных в первую очередь.

Список Затем по позволяет выбрать столбец для вторичной сортировки.

Список В последнюю очередь позволяет указать третий ключ для сортировки.

Например, список сотрудников может содержать однофамильцев Андреев Олег и Андреев Андрей. Если первичная сортировка выполняется по полю Фамилия в порядке возрастания (то есть по алфавиту от А до Я), то очередность записей зависит от второго ключа Имя. Если выбрать это поле в списке Затем по и установить переключатель в положение по возрастанию, то первым в списке будет Андреев Андрей. А если переключатель установлен по убыванию, то первым будет Андреев Олег. Если второй ключ не выбран, то первой будет та запись, которая в списке встречается раньше.

Сортировка позволяет переупорядочить строки в таблице по любому полю. Например, чтобы отсортировать данные по цене изделия. Для сортировки данных следует выделить всю таблицу и вызвать команду Сортировка из меню Данные.

В поле списка Сортировать по (рис. 18) выбирается поле, по которому будут отсортированы данные, и тип сортировки:

по возрастанию — цифры сортируются по возрастанию, текст — в алфавитном порядке, логические выражения — ЛОЖЬ предшествует ИСТИНА.

п

Рис. 18

Рис.26

о убыванию — сортировка в обратном порядке.

В поле списка Затем по указывается поле, по которому будут отсортированы данные, имеющие одинаковые значения в первом ключевом поле. Во втором поле Затем по указывается поле, по которому будут отсортированы данные, имеющие одинаковые значения в первых двух ключевых полях.

Для сортировки данных также используются кнопки . Перед их использованием следует выделить столбец, по которому необходимо сортировать записи.

При сортировке по одному столбцу, строки с одинаковыми значениями в этом столбце сохраняют прежнее упорядочение. Строки с пустыми ячейками в столбце, по которому ведется сортировка, располагаются в конце сортируемого списка. Microsoft Excel позволяет также сортировать не всю таблицу, а только выделенные строки или столбцы.