20. Основные виды спецмероприятий в практике со (цели и задачи). Инструменты, этапы.

Для решения стоящих перед фирмой задач в ходе реализации различных функций ПР используются различные средства, в том числе и специальные мероприятия.

1. Выставка. Международное бюро выставок классифицирует выставку как показ, основная цель которого состоит в просвещении публики путем демонстрации средств, имеющихся в распоряжении человечества, для удовлетворения потребностей в одной или нескольких областях его деятельности или будущих его перспектив. Выставочная деятельность должна быть четко определена необходимостью решения основных маркетинговых задач фирмы. В качестве таковых могут выступать: поиск новых рынков; расширение числа покупателей; внедрение нового товара на рынок; поиск новых посредников; позиционирование своей продукции относительно товаров конкурентов; определение возможного спроса на новый товар; завязывание контактов в деловом мире страны-организатора выставки; формирование благоприятного имиджа фирмы на конкретном рынке; интенсификация рекламы нового товара; непосредственный сбыт продукции (в ходе выставки заключаются контракты, поэтому участие в ней может рассматриваться как один из каналов распределения).

2. Деловая встреча – это средство генерирования новых идей, обмена информацией, принятия коллективных решений.

Деловые встречи проводятся:

с целью информирования; для получения информации; для привлечения участников встречи к принятию решения; для оценки результатов по принятому ранее решению; для выяснения мнения участников встречи по какому-либо вопросу; для планирования мероприятий и т.д. 3. Пресс-конференция. Цель – сообщение важных новостей, касающихся вашей организации, всему обществу или определенной целевой группе через СМИ.

2типа: запланированные и спонтанные.

4. Конференция – собрание людей, объединяемых профессией, интересами или общими целями, собирающимися для обмена информацией и совместного обсуждения вопросов, важных для ее участников.

5. Семинар – слушание и обсуждение вопросов, связанных с теоретическими вопросами, научными исследованиями или разработками.

6. Симпозиум – конференция очень высокого уровня, с глобальностью поставленных задач, часто с приглашением иностранных ученых и специалистов.

Международная конференция – конференция, имеющая своей целью постановку, обсуждение и решение проблем, представляющих взаимный интерес для представителей различных стран.

21. Информационная поддержка спецмероприятий

Специальное мероприятие – это тщательно спланированная акция, которая проводится в рамках общей коммуникационной программы и, как правило, является одним из ее «ключевых» этапов.

Основная задача специалиста по PR заключается в том, чтобы превратить специальное мероприятие в значимое для целевой аудитории событие. Ценность события несет в себе необходимую популярность, привлекая внимание СМИ. Именно в момент проведения специального мероприятия возможно максимальное наполнение информационного поля вокруг объекта.

Событийная коммуникация вообще немыслима без участия СМИ. Планирование любого события обязательно должно принять в расчет восприятие его средствами массовой информации. Более того, событие является поводом для налаживания необходимого контакта с журналистами, лучше формирует их интерес и расположение, нежели в обычных условиях. Недооценивать этот контакт нельзя, так как от СМИ зависит не только освещение данного мероприятия, но и дальнейших действий компании.

Важной ступенью в организации события является формирование паблисити, поэтому составление концепции ПР-обращения (что именно хотим мы получить в итоге планируемых мероприятий?) играет основную роль и соединяет общий замысел действий события с принципиальным способом создания паблисити.

Пресс-релизы выпускаются несколько раз: во время подготовки мероприятия, в момент проведения и после проведения, т.е. 1) о том, что должно произойти: о подготовке события - что и почему планируется, кто из vip-персон приглашен и т.д.; результат - информация и планируемые события становятся для них более интересными и долгожданными + это лишний повод для компании напомнить о себе.

2) о том, что происходит и 3) о том, что произошло.

Часто привлечение СМИ становится самоцелью организации события. Например, привлечение внимания общественности и СМИ к компании, ее деятельности и продуктам; формирование паблисити; формирование, поддержание и защита деловой репутации компании (с помощью освещения в СМИ); создание, поддержание и развитие положительного имиджа компании или ее продукта (с помощью освещения информации в СМИ); создание дополнительного источника информации о компании.

Присутствие представителей СМИ на специальном мероприятии требует тщательной подготовительной работы. Специалист по СО может построить работу со СМИ в 4 этапа:

1)Составление базы представителей СМИ, которых необходимо пригласить на событие (здесь важно не забывать о специализированных СМИ, корпоративных изданиях, об информационной поддержке в Интернет, на сайте компании; о возможности выхода репортажей по ТВ и освещению событий по радио; информацию, кроме того, можно поместить на стендах в самой компании). 2)Составление анонсирующего пресс-релиза, его рассылка и предварительный обзвон по сформированной базе с целью выяснения заинтересованности в тематике события. 3)Приглашение и аккредитация представителей СМИ на специальное мероприятие. 4)Работа по совместной подготовке и контроль за выходом материалов.

Специалисту по СО необходимо оказывать СМИ всяческое содействие в их работе, т.к. это будет способствовать формированию положительного имиджа компании и появлению материалов, где она будет представлена в выгодном свете. Именно поэтому при организации специальных мероприятий необходимо уделить должное внимание подготовке сопроводительных материалов для прессы. Составление пресс-кита, где будут представлены подробные материалы о компании, даст возможность ПР-специалисту наладить доверительные отношения с прессой. Пресс-кит, кроме этого, станет главным источником информации для представителей СМИ, поскольку будет содержать исчерпывающую информацию о мероприятии и журналистам не придется тратить время на ее поиски. Соответственно, составляя пресс-кит, ПР-специалист имеет возможность заложить материалы и основные послания, которые он хотел бы увидеть в будущих публикациях.

Последующая работа с представителями СМИ сводится к уточнению сроков выхода материалов, пресс-клиппингу и предоставлению недостающей информации. Кроме того, необходимо провести работу с журналистами, которые аккредитовались, но не смогли присутствовать на мероприятии (выслать им пресс-киты и т.д.)