Вариант 4. Отдел комплектации библиотеки

Отдел комплектации библиотеки осуществляет приобретение и списание изданий. Отдел комплектации работает с кафедрами, которые определяют потребность в литературе, и специализированными отделами по продаже литературы.

В штат отдела комплектации библиотеки входят сотрудник (оператор), осуществляющий работу с изданиями (прием и списание), менеджер, оформляющий заказы на литературу, и заведующий отделом комплектации. Работа отдела осуществляется в соответствии со следующей схемой.

Менеджер оформляет планы издательств издания литературы и передает эти планы кафедрам. Кафедры института передают в отдел комплектации заявки на приобретение новых изданий. В заявке указываются дата ее оформления, требуемые издания и (для каждого издания) необходимое количество. Менеджер оформляет заявки кафедр и, в соответствии с ними, формирует заказы на приобретение литературы. Каждый заказ направляется в отдел продаж, специализирующийся по продаже изданий соответствующих издательств; при этом в заказе могут быть объединены заявки (полностью или частично) нескольких кафедр. Предоплата заказа осуществляется по безналичному расчету; в заказе указываются дата выполнения предоплаты, дата оформления заказа и требуемое количество каждого издания.

Оператор отвечает за прием и списание изданий. Издания, представленные в одном заказе, могут поступать в отдел комплектации по частям. При поступлении изданий в отдел комплектации оператор оформляет акт приема литературы, в котором указывается, в соответствии с каким заказом поступила литература, дата поступления, количество каждого поступившего издания. При этом он корректирует общее количество каждого издания, имеющееся в библиотеке.

В случае необходимости оператор осуществляет списание изданий. При списании оформляется соответствующий акт, в котором указывается дата составления акта, количество списанных изданий и причина списания. При этом также корректируется общее количество издания в библиотеке.

Заведующий отделом комплектации управляет работой отдела. Он получает отчеты, определяющие состояние дел. Так, ежеквартально выявляются издания, для которых в библиотеке не обеспечено требуемое количество.

Множества сущностей

Номер	Имя множества сущностей	Определение	Свойства4
E1	Издательство	Учреждение, занимающееся изданием литературы	Содержит название, место дислокации (город), необязательное описание
E2	Автор	Человек, написавший книги, требуемые библиотеке	Задаются фамилия, имя, отчество, необязательная краткая биография
E3	Издание	Изданная книга, требуемая библиотеке	Содержит автора, название, издательство, год издания, количество страниц, необязательную аннотацию, а также количество в библиотеке
E4	Заказ на приобретение литературы	Документ, направленный в отдел сбыта с целью приобретения изданий	Содержит дату оформления, дату перечисления денег в счет оплаты заказа
E5	Акт приема	Документ, содержащий сведения об изданиях, поступивших в библиотеку	Содержит дату поступления изданий и номер отдела продаж, от которого поступили издания
E6	Акт списания	Документ, содержащий сведения об изданиях, утерянных библиотекой по какой-либо причине	Содержит дату списания изданий, а также данные о сотруднике (ФИО, должность), выполнившем списание изданий
E7	Кафедра	Подразделение института, осуществляющее обучение студентов некоторой определенной специальности	Содержит номер и название кафедры, номер и название специальности, фамилию, имя, отчество зав. кафедрой, фамилию, имя, отчество лица, ответственного за комплектацию
E8	Заявка	Документ, оформляемый кафедрой и содержащий перечень необходимых для обучения изданий	Содержит дату оформления заявки
E9	Отдел продаж	Организация, занимающаяся продажей изданий определенных издательств по безналичному расчету	Содержит название и номер организации, юридический адрес, телефон, фамилию, имя, отчество контактного лица