17. Принципы составления календарного графика на сезон

На заключительном этапе стадии планирования туров туроператор составляет календарный график на сезон. Можно обозначить следующие принципы, которыми должно руководствоваться предприятие, работая над составлением графика.

1. Принцип регулярности поездок (один раз в неделю, каждый месяц, два раза в месяц и т.д.).

2. Принцип длительности пребывания — зачастую зависит от графика рейсовых транспортных средств (туры выходного дня, 11 дней /10 ночей и т.д.).

3. Принцип зависимости от пика сезона (например, для летнего сезона пик поездок приходится на июль—август, соответственно необходимо увеличить количество туров на это время).

4. Принцип зависимости от погодных условий (для горнолыжных туров должна учитываться сезонная опасность схода лавин, для отдыха на море — время цветения водорослей, для круизных туров — время разлива и засухи, для любого вида отдыха — сезон дождей и засуха и т.д.).

5. Принцип зависимости от занятости населения (время отпусков, каникул).

6. Принцип зависимости от времени проведения общественных мероприятий (характерен для организации делового и конгрессного туризма).

Эти принципы тесно взаимосвязаны и равноправны, поэтому туристское предприятие не должно ими пренебрегать при планировании туров.

Составление графика на сезон — это наиболее трудоемкий и сложный момент в работе туроператора, включающий, помимо прочего, кропотливую работу по стыковке туров. Такая деятельность носит комплексный характер, так как должна учитывать интересы партнеров и поставщиков, желающих иметь бесперебойную загрузку предприятий размещения, питания и транспортных средств, а также интересы клиентов, состоящие в получении своевременного и качественного обслуживания. Само туристское предприятие также заинтересовано в регулярном потоке туристов для получения постоянной прибыли. Особую трудность представляет решение вопроса транспортировки туристов, так как туроператор должен скоординировать интересы партнеров с возможностями транспортных компаний.

18. Стадия проектирования туров

Стадия проектирования. Стадия проектирования туров представляет собой процесс корректировки оформления всей необходимой документации по выбранным направлениям.

Разработанный туристский продукт должен соответствовать обязательным требованиям действующих законодательных актов и нормативных документов, таких как ГОСТ 12.1.036, ГОСТ 17.4.01, СНиП 2.08.02, стандартам в области охраны природы.

Согласно ГОСТу 28681.1—95 «Туристско-экскурсионное обслуживание. Проектирование туристских услуг», проектирование туров осуществляется в следующей последовательности.

1. Установление нормируемых характеристик тура. Конкретные характеристики должны быть не ниже требований государственного стандарта на соответствующий вид услуги. Обслуживание, предусматриваемое туром, должно быть безопасным, минимизировать риск для потребителей и их имущества, обслуживающего персонала и окружающей среды.

2. Установление технологии процесса обслуживания туристов, которая подразумевает:

♦ описание процессов, форм и методов обслуживания туристов;

♦ требования к типу, количеству и пропускной способности используемого оборудования;

♦ определение количества необходимого персонала и уровеня его профессиональной подготовки;

♦ договорное обеспечение процесса туроперейтинга;

♦ необходимые согласования (с собственниками рекреационных ресурсов, органами санитарно-эпидемиологического и пожарного надзора, Госавтоинспекцией и др.). Необходимо отметить, что содержание и последовательность этапов технологии обслуживания туристов могут варьироваться в зависимости от типа тура.

3. Разработка технологической документации по туру. Количество и перечень документов также определяются спецификой тура.

4. Определение методов контроля качества. В документации по контролю качества должны быть установлены формы, методы и организация контроля за осуществлением процесса обслуживания туристов с целью обеспечения его соответствия запланированным характеристикам.

5. Анализ проекта и предоставление проекта на утверждение. Анализ проекта направляется на выявление и своевременное устранение несоответствий в туре.

Созданный туроператором туристский продукт (тур) подразумевает его обязательное методическое обеспечение в фирме. В набор технологической документации для каждого тура обязательно включаются:

1) технологическая карта туристского путешествия — документ, в наглядной и лаконичной форме предоставляющий все необходимые для работы сведения и данные по туру;

2) график загрузки туристского предприятие по маршруту — отражает реальную загрузку туристских предприятий по маршруту и позволяет ее отслеживать и контролировать;

3) туристская путевка или ваучер, который представляет собой бланк строгой отчетности и содержит оптимальный набор реквизитов, дающих клиенту наиболее полную информацию о предстоящем туре. Дата выписки (передачи) путевки и дата ее реализации отражаются на счетах бухгалтерского учета. При расчетах наличными корешки путевок хранятся вместе с другими кассовыми документами. При безналичных расчетах предприятию необходимо обеспечить учет и хранение корешков выданных путевок (прил. 13,14);

4) лист бронирования — конкретный заказ туриста или лица, уполномоченного представлять группу туристов, туроператору на формирование туристского продукта. Оформляется в письменной форме как соглашение, имеющее характер предварительного договора (осуществляется не на всех туристских предприятиях) (прил. 15);

5) договоры с партнерами — поставщиками услуг (гостиницами, авиакомпаниями, автотранспортными предприятиями и др.) — подтверждают возможности предоставления соответствующих услуг;

6) калькуляция, или расчет стоимости тура;

7) описание маршрута — составляется в свободной форме, предназначено для удобства работы менеджеров или супервайзеров по маршруту (или направлению), гидов, приложения к договору с турагентом, включения в текст информационного листка к путевке;

8) график движения по маршруту — составляется в табличной форме с указанием дат и времени прибытия и отправления по каждому пункту маршрута;

9) карта-схема маршрута — составляется для линейных и кольцевых маршрутов с целью наглядного показа путей следования;

10) описание технологических особенностей тура — памятка о сроках подачи заявок на транспорт, билеты, экскурсии в музеи, бронирование мест в гостиницах, питание, а также напоминание о сроках и правилах оформления виз и страховок, пересадках, ожиданиях, о работе гидов на приеме или зарубежных представителей, гидов сопровождения и т.д.;

11) тексты памяток для туристов — составляются в особых случаях, например при организации специализированных туров, таких как приключенческие, спортивные (памятки по снаряжению, сохранению здоровья и безопасности во время путешествия и т.д.) или в случае направления туристов в эндемически неблагополучные ввиду наличия опасных инфекций (чумы, холеры, желтой лихорадки, ВИЧ-инфекции, малярии) страны. Наличие таких памяток у туристов в обязательном порядке проверяется при таможенном досмотре в аэропортах (прил. 16);

12) справочные материалы по маршруту — различные справочшши, буклеты, расписания движения транспорта, работы музеев, адреса гостиниц и описания проезда к ним, другие материалы, освещающие особенности тура;

13) рекламные проспекты и буклеты — предназначены для ознакомления, информирования туристов с возможностями туроператора по путешествиям и их рекламы;

14) прайс-листы. Для каждой туроператорской компании прайс-лист является одним из важнейших рабочих документов. Прайс-листы могут иметь форму листовок, буклетов и каталогов (развернутые ценовые предложения). Это информация о ценах на различные туристские услуги.