8. Система работы предприятия с контрагентами

Финансовые отношения возникают в процессе формирования движения капитала, доходов, фондов, резервов и других денежных источников средств предприятия, т. е. его финансовых ресурсов.

Финансовые отношения с другими предприятиями и организациями (контрагентами) - это отношения организаций с поставщиками сырья, материалов, полуфабрикатов, топлива электроэнергии, оборудования, транспортных услуг по поводу их приобретения (покупки), а также отношения предприятия с потребителями его продукции по поводу ее продажи. Характерная особенность данного вида взаимоотношений — установление их правил и условий исходя из сложившихся систем делового оборота и на договорной основе.

На примере КПСУП «Брестский городской центр архитектуры и строительства» контрагентами являются организации, граждане и юридические лица - заказчики, которые поручают данному предприятию выполнить работу по подготовке и согласованию разрешительной документации на:

• архитектурно-планировочные задания;

• разработку проектной документации;

• проектно-изыскательские работы и строительство;

• продление срока строительства объекта и т.д.

КПСУП «Брестский городской центр архитектуры и строительства» осуществляет свою деятельность в отношении к заказчику на основе закона «Об обращениях граждан и юридических лиц».

Данный закон описывает: порядок и сроки подачи обращения; требования, приём и регистрацию обращений; сроки при рассмотрении обращения; расходы связанные с рассмотрением обращения и т. д.

В соответствии с компетенцией предприятия в виде обращения от заявителей выступают заявки от заказчиков, содержащие в себе архитектурно-строительные вопросы.

В соответствии с данным законом заявки подаются заказчиками на предприятие в письменной и электронной форме. Письменные заявки подаются в ходе личного приема. Отказ в приеме обращений не допускается.

Срок рассмотрения заявки заказчика, определяемый в месяцах или днях, начинается со дня её регистрации на предприятии, а срок рассмотрения заявки, определяемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца этого срока. Если окончание срока, исчисляемого месяцами, приходится на месяц, в котором нет соответствующего числа, то срок рассмотрения обращений истекает в последний день этого месяца.

Т.к. на предприятие заявки поступают в письменной форме, то она должна быть рассмотрена не позднее 15 дней, а заявка, требующая дополнительного изучения и проверки, – не позднее одного месяца.

Письменные ответы на письменные обращения заказчиков подписываются руководителем организации. Заявки, поступившие в исполком от заказчиков рассматриваются без взимания платы. Расходы, понесенные организациями, в связи с рассмотрением необоснованных обращений в одну и ту же организацию от одного и того же заявителя, а также обращений, содержащих ложные сведения, могут быть взысканы с заявителей в судебном порядке в соответствии с законодательством.

Основу планов составляют договоры, в том числе долгосрочные. С организациями, гражданами – потребителями работ, услуг и поставщиками материально-технических ресурсов.

Отношения предприятия с другими субъектами во всех сферах хозяйственной деятельности строятся на основе договоров (Приложение 6).

Предприятие свободно в выборе предмета договора, определения обязательств, любых других условий договора, не противоречащих законодательству.

Вход информации начинается с рассмотрения начальником архитектуры и градостроительства горисполкома поступившего и зарегистрированного в общем отделе обращения, установлением им сроков исполнения заявления, и исполнительных организаций, после чего, передается директору центра архитектуры и строительства, который осуществляет распределение полученного объема работ по сотрудникам предприятия согласно характеру выполняемых работ. Все изготовленные документы проходят согласование с Горисполком и передаются заказчику (рисунок 8.1).

Заказчик

Исполнительный комитет

Зам. Председателя по строительству

Гл. архитектор города

Городские службы (пожарная, сан. станция,

реставрация и др.)

Директор КПСУП

Исполнители

Рисунок 8.1 – Процесс подготовки и согласования разрешительной документации

Перед производством работ предприятие заключает договор с заказчиком на основании которого:

- общая стоимость работ определяется как сумма стоимости всех услуг, оказанных по данному виду работы согласно действующего прейскуранта на выполнение предпроектных работ и оказания платных услуг (Приложение 1);

- заказчик производит оплату в белорусских рублях путём безналичного перечисления денежных средств на расчётный счёт предприятия в течение 10-ти дней с момента получения настоящего договора;

- после рассмотрения договора в течение 10-ти дней, заказчик обязан подписать его, произвести оплату и обеспечить условия для обследования участка;

- предприятие обязано выполнить работы по подготовке и согласованию разрешительной документации в течение 30 дней с момента получения подписанного договора и оплаты.

Одним из факторов снижения скорости оказания услуг является процедура поступления и получения положительного (отрицательного) заключения по предоставленной заявке, вышестоящими инстанциями. Для обеспечения выполнения большего объема работ и как следствие увеличение выручки предприятию рационально использовать электронную систему передачи информации между отделом архитектуры горисполкома и рассматриваемым предприятием.

Данная система позволит не только напрямую получать заявки в день поступления обращения, но и отслеживать этапы прохождения процедуры согласования, тем самым минимизируя возможность ее потери, а также создавая возможность оперативной доработки по требованию комиссии.

Функционирование электронной системы документооборота, позволяет увеличить объем выполняемых работ.

Бухгалтерский учет расчетов с контрагентами на предприятии ведётся в программе 1С Бухгалтерия. Сведения о договоре с контрагентом и условия расчетов должны быть введены в информационную базу. Причем с одним контрагентом может быть заключено несколько договоров с разными условиями расчетов, т.к. по каждому новому виду работ заключается новый договор.

Каждый объект договора проходит рассмотрение в соответствии с планами застройки города, эскизного проекта. По социально значимым объектам ведётся контроль исполнения на этапе строительства.

В программе 1С Бухгалтерия в виде учёта актов отображаются:

1. сроки поступления денежных средств от заказчика;

2. период заключения договора;

3. учёт номера акта выполненных работ (Приложение 7);

4. объект договора;

5. данные контрагента.

При регистрации расчетного документа в информационной базе бухгалтерские проводки формируются автоматически. Поступление денежных средств от заказчика отражается на счёте 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками».

После оплаты оказанных услуг заказчик предоставляет на предприятие платёжное поручение, а также банк формирует выписку платежей. При отсутствии платёжного поручения каждый оплаченный договор на следующий день после оплаты отражается в 1С. Оплаченный документ закрывается актом выполненных работ, который входит в реализацию каждого месяца, по этому акту закрывается и сумма.

На основе отражённых поступивших средств на счёте организации и актом выполненных работ формируется акт сверки (Приложение 8) взаимных расчётов между предприятием и заказчиком, по которому можно выяснить дебиторскую или кредиторскую задолженность предприятия либо отсутствие любой задолженности. Если заказчик перечислил излишнюю сумму предприятию, то данные денежные средства возвращаются либо зачисляются в счёт будущих договоров согласно письменному обращению организации заказчика. Однако, если заказчик в течение трёх лет не взыскивает излишне перечисленную сумму, то она зачисляется на прибыль предприятия. Если сума денег по договору не перечислена заказчиком либо перечислена не в полной сумме, то предприятие в праве изыскать данные денежные средства в судебном порядке.

На предприятии ведётся книга учёта договоров, в которой для более ускоренной и эффективной работы специалиста отражается номер акта выполненных работ соответствующий номеру договора.

заключение

Из проведённого анализа на КПСУП «Брестский городской центр архитектуры и строительства» можно сделать следующие выводы:

• рассмотренная организационная структура предприятия, отмечена подбором квалифицированных кадров, и правильной в данном случае линейной структурой управления, малым количеством сотрудников которые могут намного легче и быстрее обмениваться информацией.

• высокая квалификация персонала, позволяет не только осуществлять запланированные задачи, но и перевыполнять их, о чём свидетельствует отчётность по исполнителям (Приложение 2).

Все это позволяет выводить предприятие с каждым годом на более высокий уровень доходности – доказательством этого является уровень чистой прибыли.

Проведённый анализ работы предприятия за последние три года следует, что в сложившихся рыночных условиях предприятие зарекомендовало себя как стабильно-развивающиеся, о чем свидетельствует растущий уровень рентабельности (16,5% в 2010 году и 25% в 2011 году) в последние годы, а также общая тенденция роста выручки и как следствие прибыли от реализации, при осуществлении деятельности с использованием только собственных средств, не прибегая к заемным.

Общий объем выручки полученной от реализации существенно вырос в 2010 г и составил 615 млн.руб., что в 1,9 раза больше чем в предыдущем отчетном периоде.

Как итог финансово-хозяйственной деятельности предприятием были достигнуты высокие показатели прибыли полученной от реализации работ, услуг. По отношению к 2009 году в 2011 году предприятию удалось увеличить размер прибыли в 2,6 раза.

Также благодаря мониторингу внутренней среды предприятию удается постоянно корректировать сложившуюся ситуацию согласно сложившимся рыночным условиям. Таким образом в течении 2011 года была снижение сумма дебиторской задолженности с 114 млн.руб. до 9 млн.руб., кредиторская задолженность уменьшилась в 1,24 раза.

По работе с контрагентами на КПСУП «Брестский городской центр архитектуры и строительства» отмечены следующие положительные моменты:

• ежегодное увеличение заказов;

• отлаженная работа программ;

• соответствующий контроль за платежами заказчиков;

• положительная оценка результатов.

КПСУП «Брестский городской центр архитектуры и строительства» ежегодно планирует свою деятельность и определяет перспективы развития, исходя из спроса на работы, услуги, и необходимости обеспечения производственного и социального развития предприятия, основываясь на достигнутых результатах прошлого отчетного периода.

Ежегодные планы предприятия помогают совершенствовать сбытовую и амортизационную политику организации, совершенствовать систему управления.

Намеченные планы предприятия свидетельствует о текущей стабильности, однако существующая на предприятии система текущего планирование не дает возможности в определении перспектив развития более чем на год, постановки стратегических целей и в возможной необходимости пересмотра общей системы функционирования предприятия, его реорганизации. В настоящий момент на предприятии развита система тактического планирования коммерческой деятельности.